Amortyzacja programu komputerowego

Programy (systemy) wielomodułowe są to rozbudowane programy składające się z innych podprogramów. Jeżeli program taki objęty zostaje jedną licencją, to w wyniku jego zakupu i wdrożenia powstaje na ogólnych zasadach jedna wartość niematerialna i prawna.

Licencje na programy komputerowe zaliczane są do wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli zgodnie z art. 16b ust. 1 ustawy o PDOP i art. 22b ust. 1 ustawy o PDOF:

• nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
  
• przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,
  
• wykorzystywane są na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Wartość początkową programu komputerowego stanowi cena jego nabycia, tj. kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania programu do używania, a w szczególności o koszty instalacji i uruchomienia takiego programu oraz systemu komputerowego, odsetek, prowizji i pomniejszona o podlegający odliczeniu podatek VAT. Za koszty instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych uznaje się tzw. koszty wdrożeniowe. Są to koszty poniesione na dostosowanie programu do indywidualnych potrzeb jednostki.

Tak więc w sytuacji, gdy nabywany program księgowy składa się jako całość z kilku modułów, ale zostaje objęty jedną licencją, to łączna kwota za jego wykonanie i wdrożenie będzie stanowiła wartość początkową programu. W takim przypadku program składający się z modułów nabywanych i wdrażanych w tym samym okresie stanowi z punktu widzenia jednostki jeden program przeznaczony do obsługi księgowości firmy.

W naszej ocenie inaczej byłoby w sytuacji zakupu kilku oddzielnych programów komputerowych, np. programu obsługującego magazyn, programu służącego prowadzeniu ewidencji środków trwałych, programu obsługujący sprzedaż oraz odrębnie programu FK, na które udzielono by odrębnych licencji. Wówczas to każdy program mógłby stanowić odrębną wartość niematerialną i prawną podlegającą oddzielnemu rozliczeniu (poprzez amortyzację lub jednorazowe rozliczenie w kosztach).

Okres amortyzacji programów komputerowych (licencji) uznanych za wartości niematerialne i prawne nie może być krótszy niż 24 miesiące (por. art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF oraz art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP). Oznacza to, że maksymalna stawka amortyzacyjna może wynosić 50%.

WAŻNE: Amortyzacji programów (licencji) dokonuje się wyłącznie przy zastosowaniu liniowej metody amortyzacji. Nie jest zatem dopuszczalna ani metoda degresywna, ani metoda jednorazowego odpisu amortyzacyjnego przewidziana dla niektórych środków trwałych, dokonywana w pierwszym roku prowadzenia działalności lub przez tzw. małych podatników (por. art. 22k ust. 7 ustawy o PDOF oraz art. 16k ust. 7 ustawy o PDOP).

Dodajmy, że jeżeli wartość początkowa nabytego programu (licencji) nie przekraczałaby kwoty 3.500 zł, można by dokonać jednorazowego odpisu (w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym) lub w ogóle odstąpić od amortyzacji, zaliczając wydatek na nabycie programu (licencji) bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania (por. art. 22d ust. 1 i art. 22f ust. 3 ustawy o PDOF i art. 16d ust. 1 i art. 16f ust. 3 ustawy o PDOP).

W księgach rachunkowych wydatki na nabycie licencji zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych księguje się zapisem:

Natomiast w przypadku nabycia licencji niezaliczonych do wartości niematerialnych i prawnych, ich wartość podlega bezpośredniemu odpisaniu w koszty działalności operacyjnej, zapisem:

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 22 z dnia 2016-08-01

GOFIN podpowiada