Co to są koszty reprezentacji i reklamy?

Popyt na określony produkt lub usługę uzależniony jest często od odpowiedniej promocji i reklamy. Niewątpliwie są to koszty, bez których przedsiębiorcy trudno byłoby sprzedać swoje produkty. Pamiętać jednak należy, że niektóre wydatki nie stanowią kosztów podatkowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty podatkowe kosztów reprezentacji w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jednak ze względu na to, że granica między pojęciami "reklama" i "reprezentacja" jest dosyć płynna, to podatnik musi sam określić czy poniesiony przez niego wydatek to reklama, czy też reprezentacja.

Ustawy podatkowe nie zawierają definicji pojęć "reklama" i "reprezentacja". Posłużyć się więc należy definicjami zawartymi w słowniku języka polskiego.

Reklama to działanie polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów i usług. Za reklamę należy uznać rozpowszechnianie informacji o danym towarze, w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu. Wydatki o charakterze reklamowym mogą stanowić koszt podatkowy. Ustawodawca nie wprowadza tu żadnych limitów.

Sytuacja jest bardziej skomplikowana w przypadku reprezentacji. Pod pojęciem reprezentacji rozumie się"okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przyjąć należy, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Obejmuje ona swym pojęciem działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. W określeniu "reprezentacja" mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Takich działań nie zaliczymy do kosztów.

Reprezentacja jest więc ukierunkowana na zewnątrz firmy, w stosunku do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów. Nie można więc mówić o reprezentacji w stosunku do pracowników. Dlatego w tym drugim przypadku istnieje możliwość zaliczenia wydatków z tego tytułu do kosztów podatkowych.

Rozdawanie gadżetów może stanowić reklamę ale również w niektórych sytuacjach reprezentację. Ustawodawca nie określił górnej granicy wartości upominku, w oparciu o którą można uznać dany wydatek za koszt reklamy albo reprezentacji. Jednak, zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej ukształtował się pogląd, iż gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom stanowią upominki reklamowe i nie mają charakteru reprezentacyjnego.

Wydatkiem o charakterze reprezentacyjnym będą natomiast wydatki na upominki dla kluczowych i strategicznych klientów, bez logo firmy, gdyż mają one na celu przede wszystkim wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy.

Wydatki o charakterze konsumpcyjnym będą uznane za reprezentację tylko wtedy, gdy dotyczyć będą kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów. Jeśli przedsiębiorca nabywa usługę gastronomiczną w związku ze spotkaniem z kontrahentem, np. zaprasza go na kolację do restauracji w celu podpisania kontraktu, wydatek ten będzie miał charakter reprezentacji i tym samym nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu.

W praktyce organów podatkowych wykształcił się jednak pogląd, że nie każda konsumpcja będzie nosiła znamiona reprezentacji. Do kosztów można bowiem zaliczyć wydatki na tzw. zwyczajowo przyjęty poczęstunek serwowany w trakcie spotkań biznesowych, tj. zakup produktów spożywczych takich jak: kawa, herbata, napoje, cukier, cytryny. W zakres poczęstunku może także wchodzić usługa cateringowa o ile nie ma charakteru okazałości i wytworności (np. kanapki, ciastka). Warunku tego nie będzie jednak spełniał dwudaniowy obiad. Reprezentacją będzie jednak zawsze zakup alkoholu, bez względu na to, czy będzie stanowił część składową usługi gastronomicznej, czy też cateringowej.

Iwona Cackowska

księgowa Tax Care