Czy fakturę można przesłać z formacie PDF?

Mimo że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661, dalej "rozporządzenie") weszło w życie już 1 stycznia 2011 r. podatnicy w dalszym ciągu mają wątpliwości dotyczące prawidłowego sposobu przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej.

Mimo że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661, dalej "rozporządzenie") weszło w życie już 1 stycznia 2011 r. podatnicy w dalszym ciągu mają wątpliwości dotyczące prawidłowego sposobu przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej.

Wielu z nich chciałoby zrezygnować z tradycyjnego systemu przesyłania faktur na rzecz elektronicznego, ale nie mają pewności czy np. posługiwanie się formatem PDF spełnia wymagania określone w rozporządzeniu.

Głównym zamierzeniem zmian w zakresie elektronicznego obrotu fakturami VAT jest istotne zliberalizowanie zasad wystawiania faktur, przede wszystkim poprzez zrównanie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz upowszechnienie wystawiania tych ostatnich. Podstawowym warunkiem, jaki musi zostać spełniony, aby możliwe było przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4 rozporządzenia). Oba powyższe pojęcia zostały zdefiniowane w § 2 rozporządzenia.

Reklama

Jednocześnie jak wynika z treści § 2 ust. 2 rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI)

Pewną wskazówką dla prawidłowej interpretacji krajowych przepisów dotyczących faktur elektronicznych może być treść Dyrektywy Rady wprowadzającej zmiany w Dyrektywie 112 dotyczącej podatku VAT. Wskazane na wstępie rozporządzenie stanowi bowiem efekt częściowej implementacji w/w Dyrektywy do polskiego porządku prawnego. Zgodnie z treścią zmienionej Dyrektywy stosowanie faktur elektronicznych, uzależnione będzie od akceptacji ich odbiorcy.

Każda faktura tak papierowa jak i elektroniczna, musi zapewniać "autentyczność pochodzenia" (pewność co do tożsamości dostawy lub usługodawcy albo wystawy faktury), "integralność treści" (zapewnienie, że w fakturze nie zmieniono wymaganych dyrektywą danych) oraz "czytelność treści". Wszystkie te wymogi muszą być spełnione od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania: każdy podatnik sam określa sposób ich zachowania. Nowa dyrektywa nie określa zatem bezpośrednio tego sposobu, pozostawiając to uznaniu podatnika. Podaje natomiast trzy przykłady takiego działania:

1) dowolne kontrole biznesowe ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (tzn. zapis zdarzeń, przebieg operacji),

2) zaawansowany podpis elektroniczny,

3) elektroniczna wymiana danych (EDI).

Jak widać polski ustawodawca poprzestał na wymienieniu przykładowo jedynie dwóch sposobów spośród tych wskazanych w Dyrektywie 112. Jeżeli zatem przyjęty przez podatnika sposób bez względu na formę elektroniczną pozwalał będzie na zachowanie "autentyczności pochodzenia", "integralności treści", oraz "czytelności treści" to należy uznać go za dopuszczalny i zgodny z przepisami rozporządzenia (oczywiście przyjęty sposób powinien być zaakceptowany przez odbiorcę faktury). Należy jednak pamiętać, iż to na podatniku ciążył będzie ewentualnie ciężar wykazania spełnienia tych przesłanek.

Justyna Zając-Wysocka

Radca prawny, Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.

Małopolski Instytut Studiów Podatkowych
Dowiedz się więcej na temat: faktura | podatnicy | VAT
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »