Czy faktury elektroniczne można przechowywać w formie papierowej?

Zgodnie z ustawą o VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Obowiązujące przepisy nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały one wystawione i w jakiej je otrzymano. Zatem nie ma żadnych przeciwwskazań, aby faktury elektroniczne były przechowywane w formie papierowej lub odwrotnie. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że podatnicy zobowiązani są m.in. (art. 112a ustawy o VAT):

• przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
   
• zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 17 z dnia 2019-06-10

GOFIN podpowiada