Faktury elektroniczne w 2013 r.

W formie elektronicznej mogą być one przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym (np. pdf), pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia zarówno autentyczności pochodzenia, jak i integralności treści oraz czytelności faktury określa podatnik.

W związku z koniecznością implementowania zmian wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE od nowego roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie m.in. przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Akceptacja e-faktury

Przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Akceptacja, albo też jej cofnięcie, do końca 2012 r. wyrażane były w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Z obecnego brzmienia § 3 rozporządzenia Ministra Finansów sprawie m.in. przesyłania faktur w formie elektronicznej obowiązek ten nie wynika.

Oznacza to, że na zasadzie domniemania zgody kontrahenta, podatnik będzie mógł wysyłać mu e-faktury dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu zmian do wskazanego rozporządzenia podkreśliło, że wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy otrzymywania e-faktur będzie opłacenie należności z wysłanej w ten sposób faktury. Jeżeli kontrahent nie opłaci należności z otrzymanej e-faktury, podatnik będzie musiał zwrócić się do niego z prośbą o wyrażenie zgody na przesłanie jej w ten sposób.

Jeśli chodzi natomiast o akceptacje uzyskane przez podatnika od niektórych kontrahentów w 2012 r., wyrażona przez nich zgoda zachowuje swą ważność w 2013 r. Wynika to z § 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Termin wystawienia e-faktury

Terminy wystawiania faktur określone zostały szczegółowo w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zasady te odnoszą się zarówno do faktur wystawianych w formie papierowej, jak i e-faktur. Jak wskazano w § 9 tego rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym ją otrzymano (§ 10 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur). Dla niektórych czynności określono inny termin wystawiania faktur, jak np. w odniesieniu do usług budowlanych, kiedy fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Dane na e-fakturze

Dane, jakie należy umieścić na fakturze elektronicznej są takie same jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej. Zatem e-faktura powinna zawierać wszystkie te elementy, jakie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur wymagają wobec faktur papierowych. Wśród elementów wymienionych w § 5 ust. 1 tego rozporządzenia są m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Oznacza to, że dane te powinny się znaleźć również na fakturze elektronicznej.

W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury w formie elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Kontrole biznesowe

Podatnik, aby wystawiać e-faktury, w dowolnym formacie elektronicznym, musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kontrole biznesowe mają na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w komunikacie zamieszczonym na swojej stronie internetowej (www.mf.gov.pl) kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Przykładem kontroli biznesowej jaką podało Ministerstwo Finansów jest "dopasowywanie" do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Ważnym aspektem tego typu kontroli biznesowej jest fakt, że faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesie biznesowym i księgowym, nie jest natomiast traktowana jako dokument niezależny i autonomiczny. Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Jak dodatkowo wyjaśniło Ministerstwo, przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przechowanie e-faktur

E-faktury przechowuje się w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

2) łatwe ich odszukanie,

3) bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce są zasadniczo zobowiązani do przechowywania e-faktur na terytorium kraju. Przy czym, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, podatnik musi umożliwić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. poz. 1528)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 10 (947) z dnia 2013-02-04

GOFIN podpowiada