Jak fiskus może doręczać pisma firmom?

Postępowanie podatkowe to okres wzmożonej wymiany korespondencji między urzędnikami a podatnikiem. Tylko prawidłowo doręczone pismo przekłada się na skuteczność działań podejmowanych przez organy podatkowe, np. następuje wszczęcie postępowania podatkowego, zostaje wyznaczony termin zapoznania się z materiałem dowodowym, biegnie termin do wniesienia odwołania od decyzji.

Osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma są przekazywane w lokalu ich siedziby lub miejscu prowadzenia działalności. Wynika to z art. 151 Ordynacji podatkowej. Adres siedziby spółek handlowych jest ujawniany w KRS. Natomiast miejsce prowadzenia działalności to miejsce, w którym firma prowadzi w sposób zorganizowany aktywność w zakresie czynności składających się na przedmiot jej działalności. Obie te lokalizacje są równorzędne. Próba doręczenia pisma w siedzibie zwalnia z obowiązku dostarczenia go na adres wykonywania działalności - i odwrotnie. Jeżeli podany przez firmę adres siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem, a nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Pisma adresowane do podmiotu, który nie ma organów powołanych do prowadzenia jego spraw, doręcza się kuratorowi wyznaczonemu przez sąd.

Przesyłki przyjmuje w lokalu siedziby firmy lub miejscu prowadzenia działalności osoba upoważniona do odbioru korespondencji. Odbiór musi być pokwitowany. Pokwitowanie powinno zawierać czytelny podpis osoby przyjmującej pismo, datę odbioru oraz odcisk stempla firmowego. W przypadku braku pieczęci zamieszcza się informację o dokumencie potwierdzającym uprawnienie do odbioru przesyłki.

Pism adresowanych do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości nie ma prawa przyjąć nikt postronny - tak jak jest to dopuszczalne w przypadku osób fizycznych. Przesyłki nie może więc odebrać pracownik innego podmiotu mieszczącego się w tym samym budynku co adresat, chociażby podjął się jej przekazania.

Pismo, którego nie udało się dostarczyć w siedzibie firmy lub miejscu prowadzenia działalności, jest doręczane w trybie zastępczym opisanym w art. 150 Ordynacji podatkowej. List trafia na 14 dni do placówki pocztowej - jeżeli próbował go dostarczyć operator pocztowy, albo do urzędu miasta (gminy) - gdy doręczycielem był pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba. Przesyłka jest dwukrotnie awizowana. Drugie zawiadomienie zostawia się w przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Awizo umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy nie jest to możliwe - na drzwiach lokalu adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. Przesyłka, która nie zostanie odebrana w ciągu 14 dni, jest uznawana za doręczoną z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Na popularności będzie zapewne zyskiwać wymiana korespondencji drogą elektroniczną. Może być ona stosowana, gdy podatnik spełni jeden z następujących warunków: złoży podanie w formie elektronicznej, wystąpi o przekazywanie pism przez internet lub wyrazi zgodę na stosowanie takiej formy ich doręczania. W każdej chwili można zrezygnować z odbierania dokumentów drogą elektroniczną i powrócić do tradycyjnych metod.

Pisma urzędowe nie są dostarczane bezpośrednio na skrzynkę mailową podatnika. Organ podatkowy przesyła na nią jedynie zawiadomienie zawierające informację z adresem elektronicznym, z którego można pobrać dokument (wraz z niezbędnymi pouczeniami dotyczącymi sposobu jego odbioru). Dostęp do pisma otrzymuje się po wejściu na podany adres i podpisaniu urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym e-podpisem lub profilem zaufanym ePUAP.

Jeżeli podatnik nie odbierze pisma w ciągu 7 dni od dnia wysłania zawiadomienia, otrzyma drugiego e-maila. Dokument nieprzyjęty w terminie 14 dni od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia uważa się za doręczony. Podatnik, decydując się na dostarczanie pisma drogą elektroniczną, ponosi ryzyko związane z obsługą skrzynki mailowej wskazanej do korespondencji, np. utratą hasła.

Organ podatkowy, mimo uznania nieodebranego dokumentu za doręczony, pozostawia go w systemie teleinformatycznym jeszcze przez co najmniej 3 miesiące. Podatnik może zapoznać się z jego treścią, a także uzyskać informację o dniu uznania pisma za doręczone oraz datach wysłania zawiadomień.

Firma ma obowiązek informować organ podatkowy o zmianie swojego adresu - w tym elektronicznego, jeżeli wniosła o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraziła na to zgodę. W przeciwnym razie pisma wysyła się na dotychczasowy adres ze skutkiem doręczenia. Obowiązek zgłoszenia nowej lokalizacji obowiązuje w trakcie całego postępowania podatkowego: od jego wszczęcia do czasu doręczenia ostatecznej decyzji.

Podatnik musi zgłosić zmianę adresu w ramach i na potrzeby danej sprawy. Zawiadamia więc o tym organ podatkowy prowadzący postępowanie podatkowe. Obowiązku tego nie uznaje się za zrealizowany poprzez poinformowanie organu podatkowego właściwego miejscowo lub dokonanie aktualizacji danych ewidencyjnych w KRS. Urzędnicy nie mają obowiązku "poszukiwać" podatnika i ustalać zmienionego adresu siedziby (por. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 14 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Wr 765/14).