MF ostrzega - przechowuj paragony

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. nakłada na podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych obowiązek ewidencjonowania obrotów przy pomocy kasy fiskalnej. Zgodnie z wymogami § 5 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, podatnicy ci mają obowiązek przechowywania przez okres 5 lat kopi paragonów fiskalnych do celów ewentualnej kontroli. Wiąże się to niestety ze sporymi utrudnieniami natury technicznej.

Przede wszystkim w przeciągu 5 lat stosy nagromadzonych paragonów mogą przybrać zatrważających gabarytów. Przeciętny, dajmy na to, właściciel średniej wielkości sklepu spożywczego ma realne szanse ?utonąć? w zwałach zgromadzonych przez ten czas wydruków. Drugi problem, zdecydowanie poważniejszy wiąże się z właściwościami fizyczno-chemicznymi paragonów. Otóż ze względów praktycznych drukuje się je na papierze bardzo niskiej jakości z zastosowaniem równie kiepskich odczynników drukarskich. W efekcie już po kilku tygodniach paragonik taki blednie do tego stopnia, że staje się całkowicie nieczytelny, a co za tym idzie bezużyteczny dla celów ewentualnej kontroli. Problem ten, sygnalizowany masowo przez podatników stał się podstawa do wystąpienia z interpelacją poselską do Ministra Finansów dotyczącą rozważenia możliwości wprowadzenia regulacji, które umożliwiałyby przechowywanie danych potrzebnych do kontroli na elektronicznych nośnikach danych.

MF ostrzega

W odpowiedzi na postawione zapytanie podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów podkreślił, że w odniesieniu do paragonów fiskalnych, będących de facto dokumentami źródłowymi, znajdują zastosowanie ogólne przepisy dotyczące terminów przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Dopuszczalna jest jednak przy tym także inna forma przechowywania zapisu, jednak konieczne jest, aby zabezpieczona była wówczas zarówno trwałość zapisu, jak i możliwość odczytu wszystkich zaewidencjonowanych danych za okres nie krótszy niż 5 lat. Możliwość taka przewidziana została w obowiązujących regulacjach prawnych. I tak, § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników daje możliwość stosowania specjalnych konstrukcji kasowych, w których dane paragonowe mogą być przechowywane na zewnętrznych nośnikach informatycznych jednokrotnego trwałego zapisu. W systemie tym, z uwagi na brak w przepisach wymogów formalnych stosowania przez producentów kas zabezpieczeń kodowych odpowiadających np. wymogom podpisu elektronicznego, przewidziano konieczność przechowywania tylko przez okres półroczny papierowych kopii dokumentów kasowych oraz obowiązek powiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o miejscu i czasie ich likwidacji. Zatwierdzenia spełnienia kryteriów i warunków, jakie musza spełniać takie wyposażone w zewnętrzny nośnik danych kasy rejestrujące dokonuje samo Ministerstwo Finansów.

Dotychczas, jak poinformował podsekretarz stanu, pozytywne opinie otrzymały trzy typy takich kas. Konstrukcja ta ma jedną wadę, o której podsekretarz nie wspomniał. Otóż elektroniczny system przechowywania danych z kas fiskalnych skierowany jest wyłącznie do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów. Oznacza to, że aby skorzystać z elektronicznej formy dokumentowania obrotów zarejestrowanych za pomocą kasy fiskalnej trzeba być naprawdę dużym podatnikiem. Natomiast całą rzeszę mniejszych przedsiębiorców pozostawiono z problemem uporania się z górami blednących papierowych wydruków. Ciekawym tylko jest, jak urzędnik kontroli skarbowej odniesie się do stosu nieczytelnych karteluszków, którym zostanie zasypany podczas kontroli.