Oskładkowanie bonusów na koniec roku
Ze zbliżającym się końcem roku spora część zakładów pracy przygotowuje się m.in. do podsumowania rocznej pracy pracowników. Po zakończeniu roku najczęściej wypłacane są im nagrody roczne. Zdarza się, że gratyfikacje te mają charakter niepieniężny. Czy należy je oskładkować?
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Definicja pracowniczych przychodów jest zawarta w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Należą do nich w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.
Wypłacona pracownikowi nagroda roczna, jako przychód ze stosunku pracy, stanowi więc podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. W konsekwencji należy też ją wliczyć do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Do ustalenia podstawy wymiaru składki na to ubezpieczenie w przypadku pracowników stosuje się bowiem te same przepisy, które określają podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.
Zdarza się, że pracodawca wypłaca nagrodę roczną byłemu pracownikowi. W takim przypadku również powinien naliczyć od niej składki ZUS. Jest to bowiem przychód pracowniczy podlegający oskładkowaniu, nawet jeśli został wypłacony osobie, która nie jest już pracownikiem danej firmy. Ustalając czy dana wypłata (tutaj: nagroda roczna) stanowi przychód ze stosunku pracy, nie bierze się pod uwagę faktycznego pozostawania w zatrudnieniu danego pracownika w momencie dokonania przez pracodawcę wypłaty. Istotne jest natomiast to, że wypłata jest należna za okres, kiedy dana osoba była jeszcze zatrudniona na etacie.
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obowiązuje roczne ograniczenie. Powoduje ono, że w danym roku kalendarzowym podstawa ta nie może przewyższać kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2014 r. - 112.380 zł). Do momentu osiągnięcia tego limitu pracodawca ma obowiązek naliczać i opłacać składki emerytalne i rentowe od pełnej podstawy ich wymiaru (roczną podstawę pracodawca ustala pracownikowi sumując narastająco jego miesięczne przychody). Natomiast od nadwyżki ponad tę kwotę - zaprzestaje dalszego ich naliczania i opłacania. Jeśli więc kwota miesięcznego wynagrodzenia pracownika oraz nagrody rocznej jest stosunkowo wysoka, może dojść do przekroczenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.
Z ustaleniem tego nie powinno być żadnego problemu w przypadku, gdy nagroda roczna zostanie wypłacona pracownikowi jeszcze w roku, za który jest należna. Wówczas pracodawca uwzględnia ją w rocznej podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych i w razie gdyby przekroczyła ona obowiązujący limit, od wypłaconej ponad limit nagrody (ewentualnie też innych przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu) nie nalicza składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wątpliwości co do naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe mogą natomiast powstać wtedy, gdy nagrodę należną za rok, w którym nastąpiło przekroczenie rocznego limitu pracodawca wypłaci dopiero w następnym roku (np. nagroda za 2014 r. wypłacona w 2015 r.). W takich przypadkach często pracownicy nie zgadzają się, aby pracodawca potrącał im składki na te ubezpieczenia od rocznego bonusu. Jednak ich stanowisko jest błędne. Z początkiem roku kalendarzowego pracodawca na nowo bowiem ustala pracownikowi roczną podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, uwzględniając w niej wszelkie wypłaty dokonane począwszy od 1 stycznia danego roku (czyli może to również być m.in. nagroda roczna za poprzedni rok kalendarzowy).
Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w kwestii ustalania podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych odnoszą się do przychodu. Ten z kolei określony jest przepisami podatkowymi. Wobec tego decydującym jest tutaj moment wypłaty nagrody lub postawienia jej do dyspozycji pracownika. Ważne jest więc, kiedy nagroda roczna została wypłacona pracownikowi (bądź postawiona do jego dyspozycji), a nie jakiego okresu dotyczy.
Niekiedy w ramach wynagrodzenia za roczną pracę zamiast nagród w formie pieniężnej, pracodawca funduje nagrody rzeczowe, np.: sprzęt RTV lub AGD, wycieczkę itp. Wówczas powinien pamiętać, aby od wartości takiej nagrody naliczyć obdarowanym pracownikom składki ubezpieczeniowe. Do przychodu pracowniczego podlegającego składkom ZUS zalicza się nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne. Uwzględnieniu podlega również wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do przychodu tego zalicza się m.in. nagrody przekazane pracownikowi zarówno w formie pieniężnej, jak i rzeczowej.
| Sytuacja | Wartość pieniężna |
|
Określenie przez pracodawcę w obowiązujących u niego przepisach płacowych wysokości ekwiwalentu za przyznane świadczenie |
wysokość ekwiwalentu |
|
Brak określenia w obowiązujących u pracodawcy przepisach płacowych wysokości ekwiwalentu za przyznane świadczenie ponad limit |
cena stosowana wobec innych odbiorców niż pracownicy - jeśli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy |
|
cena zakupu - jeśli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)
Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej… (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy… (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.)
autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 97 (1138) z dnia 2014-12-04