Problemy pracodawców z wypłatami świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Chodzi o nieprecyzyjny art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa). Zgodnie z nim przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ani ten przepis, ani jakikolwiek inny akt prawa nie precyzował i nie precyzuje, jaka zależność musi istnieć pomiędzy sytuacją rodzinną, życiową i materialną osoby uprawnionej do świadczenia z funduszu. Przepisy nie definiują także pojęć sytuacji rodzinnej, sytuacji życiowej i sytuacji materialnej. Nie obowiązuje również żadna reguła określająca sposób i zakres gromadzenia danych o sytuacji socjalnej pracownika. Ustawa decyzję w tym zakresie pozostawia pracodawcy.

Sprawa ta stała się przedmiotem interpelacji poselskiej (nr 26438). Wskazano w niej na liczne skargi od przedsiębiorców, że podczas kontroli ZUS wykorzystuje brak przesłanek, na podstawie których pracodawca wraz z przedstawicielami powinien podjąć decyzję co do wielkości świadczenia socjalnego. Pracodawca może przykładowo wprowadzić określoną liczbę kategorii pod kątem dochodu na członka rodziny i odpowiednio do danej kategorii przyznać wielkość świadczenia finansowego. ZUS w takim wypadku może zakwestionować, dlaczego na przykład jest 10 kategorii, a nie 20 czy 15; dlaczego w danej kategorii jest kwota 50 zł, a nie 20 zł itd. Ponadto zdaniem przedsiębiorców wątpliwe pod względem zgodności z prawem jest żądanie przez pracodawcę złożenia pisemnego oświadczenia o dochodach członków rodziny pracownika i ich sytuacji życiowej, materialnej itp.

W praktyce "uzależnianie˝ przez pracodawców wartości świadczeń z funduszu od tzw. sytuacji socjalnej następuje w różnych formach i procedurach. Niektórzy z nich dokumentują dane o pracowniku, a inni nie. W niektórych zakładach powoływano komisje lub inne organy do decydowania w tym zakresie, w innych decyzję podejmował właściciel zakładu. Czasem odbywało się to na podstawie szczególnych procedur, w wielu przypadkach sposób postępowania nie był określony żadnym aktem. Wiele zakładów pracy nigdy nie dokumentowało sytuacji socjalnej pracownika, opierając się na ustnych oświadczeniach lub informacjach dostępnych w jego aktach osobowych. Gromadzono różne dane pochodzące z różnych źródeł, od pracownika, z akt osobowych, w formie oświadczeń, formularzy itd. Wszystko przez zbyt ogólną treść art. 8 ustawy.

Również orzeczenia sądów są niejednolite w kwestii dokumentowania dochodów pracownika. W myśl zdecydowanej większości orzeczeń sądowych wystarczające jest dokumentowanie dochodów przypadających na członka rodziny pracownika, natomiast pozostałe okoliczności, sytuacja rodzinna i życiowa pracownika są drugorzędne.

ZUS wzmógł ostatnio kontrolę firm w omawianym zakresie i sprawdza dokumentację przedsiębiorców za okres 10 lat wstecz. W konsekwencji ZUS kwalifikuje świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jako dochodu pracownika, co oznacza obowiązek zapłaty składek za ubezpieczenie społeczne. Wielu pracodawców dowiaduje się od ZUS, że ich postępowanie w kwestii interpretacji ustawy jest nieprawidłowe, mimo, że wcześniej w toku kontroli Zakład nie kwestionował Dodatkowym mankamentem procedury jest obowiązek ZUS wydawania osobnej decyzji odnośnie do każdego pracownika. O ile w mikroprzedsiębiorstwach nie ma to większego znaczenia, o tyle w przypadku pracodawców zatrudniających kilkadziesiąt, kilkaset, a często tysiąc i więcej osób wydanie decyzji odnośnie do każdego pracownika powoduje istotny problem, ponieważ ilu pracowników, którzy skorzystali z ZFSŚ, tyle rozpraw, a w konsekwencji również koszty dla firm.

Do ministra pracy i polityki społecznej skierowano pytanie, czy planuje zmiany w ustawie i doprecyzowanie jej przepisów w omawianej kwestii.

W odpowiedzi na interpelację poselską Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wskazało, że ustawa nie reguluje kryteriów sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu ani zasad dokumentowania kryterium socjalnego. Jednak orzecznictwo sądowe, np. wyrok Sądu Najwyższego z 20.8.2001 r., sygn. akt I PKN 579/00 w tym zakresie pozwala na rozpatrywanie przez ZUS łącznie podanych pojęć, a także wskazuje, że sposób dokumentowania leży po stronie pracodawcy. W art. 8 ust. 2 ustawy znajduje się uprawnienie polegające na tworzeniu regulaminu zawierającego zasady i warunki korzystania ze świadczeń ogólnopolskich.

W kontrolach prowadzonych przez ZUS podstawą ustaleń opisanych w protokole są przypadki, w których płatnicy składek nie stosują postanowień regulaminu bądź mimo postanowień regulaminu w zakresie dokumentowania wypłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wypłaty te nie są wystarczająco udokumentowane.

O kryterium socjalnym w aspekcie sytuacji życiowej wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 16.4.2013 r., sygn. akt III AUa 1056/12. W wyroku tym sąd stwierdził, że ilość dzieci, ich wiek, ich stan zdrowia (stopień niepełnosprawności), sieroctwo to podstawowe elementy oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu W sytuacji unormowania w regulaminie, że dokumentem, na podstawie którego jest oceniana przez pracodawcę wielkość przychodu pracownika, jest oświadczenie pracownika, to ten dokument stanowi podstawę oceny w zakresie prawidłowości obliczania składek na ubezpieczenia społeczne.

O roli zakładowego regulaminu funduszu świadczeń socjalnych wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 20 czerwca 2012 r., sygn. akt I UK 140/12, w którym stwierdził, że wydany na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy regulamin stanowi źródło prawa pracy na podstawie art. 9 Kodeksu pracy. Skoro określa on także zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, jest więc wiążący nie tylko w zakresie ogólnych zasad (kryteriów) podziału środków funduszu świadczeń socjalnych, ale także w odniesieniu do ustanowionego w nim trybu ich przyznawania pracownikom uwzględniającego indywidualną ocenę każdego przypadku według przyjętych kryteriów.

Ocena zgodności wydatkowanych środków z regulaminu powinna obejmować to, czy przyznanie świadczenia odbyło się w ramach obowiązującej procedury. Przyznanie świadczeń poza wymaganym trybem - nawet za zgodą organizacji związkowej - oznacza naruszenie przez pracodawcę regulaminu wykorzystania ZFŚS, a tym samym naruszenie art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na wymóg przyznawania świadczeń z funduszu według kryterium socjalnego, tj. przy uwzględnieniu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o świadczenie zwraca także uwagę Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). PIP prezentuje stanowisko, że np. staż pracy, ani wynagrodzenie konkretnego pracownika, będące zwykle tylko jednym ze źródeł dochodu rodziny, nie stanowią kryterium socjalnego. W zakresie sytuacji materialnej właściwe jest kryterium dochodu przypadającego na członka rodziny.

^Źródło:

^{www.sejm.gov.pl (odpowiedź na interpelację poselską nr 26 438)}

Agata Mościcka