Prowadzenie książki kontroli jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy

W tym celu ustawodawca nałożył określone obowiązki nie tylko na organ kontroli, ale również na samego przedsiębiorcę. W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest zobowiązany do przedstawienia organowi kontrolującemu prowadzonej przez siebie książki kontroli.

Czy przedmiotowa książka kontroli może być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej?

Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Takie obowiązki nakłada na niego treść art. 81 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807 ze zm.).

W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest zobowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli. W wypadku przekazania kontrolującemu odpowiednich wydruków, przedsiębiorca musi pamiętać o poświadczeniu ich "za zgodność" z wpisem w książce kontroli.

Głównym celem książki kontroli jest dokumentowanie przez firmę liczby i czasu trwania kontroli jej działalności. Przepisy obowiązującego prawa nie określają jednoznacznie formy rejestrowania kontroli w przedsiębiorstwie.

Wynika z tego, że książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów, jak również może być prowadzona w formie elektronicznej. Istotnym zagadnieniem pozostaje rozstrzygnięcie kwestii, czy ustawodawca dopuszczając możliwość prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej jednocześnie zezwolił przedsiębiorcom na całkowite zrezygnowanie z klasycznej, papierowej wersji książki kontroli.

Wydaje się jednak, że pomimo iż obowiązujące przepisy prawa nie rozstrzygają jednoznacznie tej kwestii, to przyjąć należy, że prowadzenie książki w wersji elektronicznej, nie wyłącza obowiązku przedsiębiorcy prowadzenia jej w formie papierowej. Innymi słowy przedsiębiorca może prowadzić wersję elektroniczną książki kontroli, ale stanowić będzie ona jedynie uzupełnienie tradycyjnej książki kontroli.

Przedsiębiorca, który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, dokonuje wpisów oraz aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej odpowiadają danym zawartym w klasycznej, papierowej książce kontroli oraz w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Obowiązek prowadzenia książki kontroli spoczywa na każdym przedsiębiorcy prowadzącym działalność w Polsce.

Należy podkreślić, że w świetle art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej za przedsiębiorców uznaje się osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonując we własnym imieniu działalność gospodarczą. Zgodnie z wskazanym unormowaniem prawnym za przedsiębiorców należy uznać także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej, nie zaś spółkę cywilną.

Czy zatem każdy ze wspólników spółki cywilnej powinien prowadzić osobną książkę kontroli? W przypadku spółki cywilnej przyjmuje się, iż nie jest wymagane prowadzenie tylu książek kontroli, ilu faktycznie spółka cywilna posiada wspólników. W tym przypadku wystarczająca jest jedna książka kontroli, z zastrzeżeniem iż książka ta powinna być przechowywana w miejscu, w którym koncentruje się działalność wspólników spółki cywilnej.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pomimo obowiązku posiadania i przechowywania książki kontroli może doświadczyć sytuacji, w której będzie on z mocy prawa zwolniony od tego obowiązku. Dzieje się tak w sytuacji, gdy jej okazanie przez przedsiębiorcę jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przepisy prawa nie nakładają obowiązku natychmiastowego przekazania książki kontroli organowi kontrolującemu.

W takim wypadku, przedsiębiorca jest zobowiązany dostarczyć książkę kontroli do siedziby organu kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli, który aktualnie taką książkę analizował.

Ponadto, należy zwrócić uwagę, że przepisy prawa nie określają czasu, w którym przedsiębiorca ma przechowywać książkę kontroli. Założyć, zatem należy, że przedmiotowy obowiązek ciąży na przedsiębiorcy bezterminowo.

^{Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w przeciwdziałaniu bezprawiu urzędniczemu i w kontrolach podatkowych}