Rozliczamy w kosztach firmy wydatki na telefony

W działalności gospodarczej wykorzystywane są telefony stacjonarne, komórkowe, jak również internetowe. Dla możliwości rozliczania w kosztach podatkowych związanych z tym wydatków rodzaj używanego telefonu nie ma jednak znaczenia. Gdy przedsiębiorca kupuje aparat oraz dokonuje opłat za usługi telefoniczne, z których korzysta w prowadzeniu firmy, ponoszone na ten cel wydatki może zaliczać do kosztów podatkowych. Sposób rozliczania tych wydatków uzależniony jest jednak od szeregu okoliczności.


Telefon firmowy

Reklama

Rozliczanie w kosztach uzyskania przychodów telefonu zarejestrowanego na firmę i wykorzystywanego wyłącznie w celach służbowych w zasadzie nie budzi wątpliwości. Wydatki związane z takim telefonem przedsiębiorca może w całości zaliczyć do kosztów podatkowych. Dotyczy to wydatków na zakup aparatu telefonicznego, opłat abonamentowych, kosztów przeprowadzonych rozmów służbowych, a w przypadku telefonu stacjonarnego również kosztów jego instalacji.

Firmowy aparat telefoniczny podlega zaliczeniu do środków trwałych, o ile spełnia warunki określone w art. 22a ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Gdy telefon zostanie uznany za środek trwały, wówczas koszty jego nabycia, do których zalicza się w przypadku telefonów stacjonarnych również koszty instalacji, określą jego wartość początkową. Odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej telefonu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów (art. 22 ust. 8 ustawy o pdof). Z uwagi na to, że obecnie wartość aparatu telefonicznego zazwyczaj nie przekracza kwoty 3.500 zł, podatnik może nie zaliczać go do środków trwałych. Wydatkami związanymi z jego nabyciem może obciążyć koszty podatkowe bezpośrednio w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Jeżeli jednak wartość telefonu przekracza kwotę 1.500 zł, telefon taki niezaliczony do środków trwałych, u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów podlega wpisowi do ewidencji wyposażenia.

Pozostaje do ustalenia kwestia momentu, w którym można obciążyć koszty podatkowe wydatkami związanymi z jego bieżącym użytkowaniem. Kosztów związanych z eksploatacją telefonów nie można powiązać z konkretnymi przychodami, dotyczą one bowiem ogólnej działalności firmy. Z tego względu zaliczyć je należy do kategorii tzw. kosztów pośrednich. Koszty podatkowe mogą być obciążane tego typu kosztami w momencie ich poniesienia (art. 22 ust. 5c ustawy o pdof). Tym samym w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów staną się one kosztem w rachunku podatkowym w dacie wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Natomiast u podatników prowadzących księgi rachunkowe będą stanowiły koszt podatkowy, z pewnymi wyjątkami określonymi w art. 22 ust. 5d ustawy o pdof, na dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).


Prywatny telefon przedsiębiorcy

Niektórzy przedsiębiorcy prowadzą firmę w miejscu zamieszkania. Bardzo często w takich sytuacjach wykorzystują na potrzeby firmowe prywatne telefony. Podobnie jak w przypadku telefonów firmowych, wydatki związane z rozmowami służbowymi przeprowadzanymi z telefonów prywatnych, mają prawo zaliczyć do kosztów podatkowych. Zasady rozliczania tych kosztów są jednak inne.

Rozmowy przeprowadzone z domowego telefonu powinny być udokumentowane zestawieniem sporządzanym przez operatora, nazywanym popularnie billingiem. Zaznaczając na nim rozmowy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, przedsiębiorca jest w stanie ustalić rzeczywisty koszt służbowych rozmów telefonicznych podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Na wydatki podlegające zaliczeniu w ciężar kosztów przedsiębiorca sporządza dowód wewnętrzny. Podstawę jego sporządzenia stanowi faktura dotycząca należności za przeprowadzone rozmowy telefoniczne w danym okresie oraz billing z zaznaczonymi rozmowami służbowymi.

Niestety, przedsiębiorca nie może obciążyć kosztów podatkowych wydatkami na zakup i założenie domowego telefonu, jak również opłatami abonamentowymi. Z założenia bowiem telefon zainstalowany w miejscu zamieszkania służy prywatnym celom przedsiębiorcy oraz jego rodziny.


Prywatny telefon pracownika

Również pracownicy wykorzystują prywatne telefony do celów służbowych. Pracodawcy zwracają im wówczas związane z tym wydatki. Z tytułu otrzymania takiego zwrotu u pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. W określonych sytuacjach przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Stanie się tak, jeżeli będzie on ekwiwalentem pieniężnym za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy własnego sprzętu.

Aby refundowane pracownikom wydatki za używanie do celów służbowych prywatnych telefonów można było uznać za ekwiwalent, ich wysokość powinna odzwierciedlać wydatki poniesione przez pracownika na ten cel oraz stopień zużycia telefonu. Jeżeli te warunki nie zostaną spełnione, wówczas kwota zwrotu nie będzie objęta zwolnieniem.

Inaczej kwestia opodatkowania przychodu pracownika wygląda w przypadku refundacji omawianych wydatków w formie ryczałtu. Ponieważ ryczałt nie uwzględnia faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, wypłata tego świadczenia stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy wydatków związanych z wypłatą ekwiwalentów za korzystanie przez pracowników z prywatnych telefonów komórkowych odbywa się na ogólnych zasadach. Oznacza to, że przedsiębiorca musi udowodnić celowość poniesienia wydatku. Natomiast gdy pracownikowi wypłacany jest zwrot wydatków za służbowe rozmowy telefoniczne w formie ryczałtu, wówczas ich wartość nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu.



autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa Nr 572 z dnia 2009-07-02

Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »