Zwrot pracownikowi wydatków za urlop a przychód podatkowy

Niestety często w skutek szczególnych potrzeb pracodawców (np. zwiększenia ilości zamówień, które są pilne i niemożliwe do wykonania bez udziału pracowników o potrzebnych kwalifikacjach), konieczne jest przesunięcie planu urlopu pracowników. W takiej sytuacji pracodawca często zwraca wydatki dotyczące zaplanowanego przez pracownika wypoczynku. Wątpliwości budzi kwalifikacja zwrotu takich wydatków jako przychodu pracownika.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm. - dalej jako "ustawa o PIT"), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W tym miejscu należy również wskazać na przepisy ustawy Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. z1974 r. Nr 24 poz. 141- dalej jako "k.p."). W myśl przepisu art. 164 § 1 k.p. przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 k.p.).

Koniecznym wydaje się podkreślenie iż przesunięcie terminu urlopu musi być spowodowane szczególnymi potrzebami pracodawcy oraz skutkować zmianę planów urlopowych pracownika. Szczególnie gdy pracownik poniósł już istotne wydatki związane bezpośrednio z planowanym urlopem np. dokonał przedpłat. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi poniesionych wydatków. Podobnie stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 22 października 2010 r. (sygn. ILPB2/415-704/09/10-S/WM). W tej samej interpretacji organ podatkowy zauważa również że: "wypłata (pokrycie) przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o których mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.".

W analizowanym przypadku należy również wziąć pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 kwietnia 2010 r. (sygn. I SA/Go 56/10), w którym stwierdzono: "(…) pracownik ponosi przedmiotowe wydatki ze środków wcześniej wypłaconych mu przez pracodawcę - tj. z opodatkowanego już wynagrodzenia. Wobec tego, przychylenie się do stanowiska organu, sprowadzałoby się do zaakceptowania podwójnego opodatkowania tych kwot - poprzez ponowne uznanie ich za przychód ze stosunku pracy wypłacony dopiero po potrąceniu podatku."

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż otrzymany, udokumentowany, zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o PIT.

Justyna Zając-Wysocka

_{Radca prawny, Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie}