Bezpieczny podpis elektroniczny czy profil zaufany - co bardziej przydatne dla przedsiębiorcy?

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) to system informatyczny umożliwiający obywatelom i przedsiębiorcom załatwianie spraw urzędowych za pośrednictwem internetu. Z kolei podmioty publiczne (urzędy administracji publicznej) dzięki ePUAP mogą bezpłatnie udostępniać swoje usługi w postaci elektronicznej, bez konieczności budowania własnego systemu informatycznego. Dzięki portalowi możliwa jest komunikacja pomiędzy obywatelami a administracją, przedsiębiorcami a administracją, a także pomiędzy instytucjami administracji publicznej.

Aby móc załatwiać "sprawy urzędowe" bez wychodzenia z domu, obywatelowi lub przedsiębiorcy potrzebne jest narzędzie służące do podpisywania dokumentów. Do wyboru jest profil zaufany lub bezpieczny podpis elektroniczny. Narzędzia te różnią się od siebie, a podstawowa różnica sprowadza się do kwestii odpłatności.

Profil zaufany jest bezpłatną metodą potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji. Właściwie można uznać, iż jest to odpowiednik bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym.

Obecnie istnieją dwa sposoby uzyskiwania profilu zaufanego:

» dostępny dla wszystkich obywateli

Należy zalogować się na platformie ePUAP. W tym celu najpierw trzeba założyć konto na tym portalu. Zakładając konto podaje się podstawowe dane identyfikacyjne, jak imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres zamieszkania czy adres e-mail. Nadaje się również własny login, który będzie służył do logowania się i indywidualne hasło składające się z co najmniej 8 znaków, cyfry i znaku specjalnego. Wypełnienie wniosku zajmuje naprawdę niewiele czasu, a system podpowiada w zakresie danych teleadresowych, np. wpisując miejscowość czy podpowiadając nazwy ulic. Następnie wypełnia się wniosek o założenie profilu. System przenosi dane z wniosku o założenie konta do wniosku o uzyskanie profilu zaufanego. Wypełniając wniosek wybiera się sposób przekazywania danych służących do autoryzacji. Można wybrać e-mail lub kody SMS. Ta część nie zabiera zbyt wiele czasu ani nie jest w inny sposób kłopotliwa. Jedynym problemem jest kwestia potwierdzenia tożsamości składającego taki wniosek. Otóż w tym celu trzeba się udać osobiście do jednego z Punktów Potwierdzeń celem potwierdzenia tożsamości (okazania dokumentu tożsamości i podpisania wniosku). Na stronach portalu znajduje się lista Punktów Potwierdzających. Są to najczęściej oddziały ZUS, urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie.

Wymogu dokonywania potwierdzenia nie muszą spełniać osoby posiadające bezpieczny podpis elektroniczny, które mogą złożyć wniosek o wydanie profilu zaufanego korzystając z drugiego sposobu.

» dla osób posiadających podpis elektroniczny

Należy zalogować się na platformie ePUAP (wymagane posiadanie konta na ePUAP), wypełnić wniosek o założenie profilu i potwierdzić swoje dane za pomocą podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem.

Profil zaufany działa jak odręczny podpis. Obywatel lub przedsiębiorca loguje się na www.epuap.gov.pl, wybiera usługę, którą chce zrealizować i wypełnia wniosek. Przed wysłaniem dokumentu system ePUAP wysyła na adres e-mail bądź podany numer telefonu informację z kodem autoryzującym, który należy skopiować i wkleić do pola formularza na stronie ePUAP, podpisując go profilem zaufanym, a następnie wniosek wysłać do urzędu.

Profil zaufany w większości kontaktów z administracją publiczną zastępuje bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Przy czym mogą pojawić się szczególne przypadki usług, dla których prawo z różnych względów, np. technicznych, bezpieczeństwa, czy też stosowanych standardów wymaga stosowania bezpiecznego podpisu weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Profil zaufany nie zastępuje takiego podpisu np. przy zawieraniu umów cywilnoprawnych lub w innych sytuacjach, w których przepis szczególny wymaga innego sposobu uwierzytelnienia.

Wydanie oraz korzystanie z profilu zaufanego w odróżnieniu od bezpiecznego podpisu jest bezpłatne. Ponadto składając podpis weryfikowany profilem zaufanym nie jest wymagane posiadanie żadnego urządzenia do składania tego podpisu (jak w przypadku bezpiecznego podpisu z certyfikatem). Jak wynika z informacji zawartych na stronie internetowej www.epuap.gov.pl, wszystkie dane systemu są chronione przez zaawansowane zabezpieczenie programowe i sprzętowe, a podczas przesyłania pomiędzy użytkownikiem i ePUAP są szyfrowane. Podpis złożony za pomocą profilu zaufanego można zweryfikować na stronie ePUAP. W czasie przeglądania dokumentu podpisanego takim podpisem system wyświetla informacje o podpisie i jego ważności.

Podpisem elektronicznym są dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym bezpieczny podpis elektroniczny jest:

• przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
  
• sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń do składania tego podpisu i danych służących do jego składania,
  
• powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Bezpieczny podpis elektroniczny jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w firmach (tzw. kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego), które wpisane są do rejestru Ministra Gospodarki. W rejestrze podmiotów kwalifikowanych prowadzonym przez Narodowy Bank Polski (na zlecenie Ministra Gospodarki) widnieje obecnie pięć takich podmiotów. Ich lista dostępna jest na stronie www.nccert.pl.

Obecnie firmy dopasowują swoją ofertę do potrzeb klienta, dlatego też zestaw do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można zakupić w sklepie internetowym z dostawą do domu lub firmy. Przy czym w takim przypadku niezbędne jest potwierdzenie tożsamości w jednym z Punktów Rejestracji. Bezpieczny podpis elektroniczny jest narzędziem płatnym. Trzeba zaznaczyć, iż ceny podpisów na przestrzeni lat uległy znaczącemu obniżeniu. Przykładowo w jednej z firm za zestaw do podpisu elektronicznego z kwalifikowanym znacznikiem czasu trzeba zapłacić ok. 145 zł.

293.599 - liczba aktywnych certyfikatów kwalifikowanych;

269.662 - ilość profili zaufanych

Przystępując do porównania obu narzędzi, tj. profilu zaufanego i bezpiecznego podpisu elektronicznego, trzeba stwierdzić, że nadal część spraw można załatwić drogą elektroniczną tylko posiadając podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem. Taki podpis niezbędny jest np. przy składaniu wniosków do KRS, odwołań w zamówieniach publicznych, niektórych wniosków w ZUS. Jednak coraz więcej czynności może być dokonywanych drogą elektroniczną bez użycia bezpiecznego podpisu z kwalifikowanym certyfikatem, np. poprzez portal www.e-deklaracje.gov.pl, czy też przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Większym problemem dla chcących wykorzystywać profil zaufany i platformę ePUAP jest wciąż niewystarczająca ilość spraw bądź urzędów, w których można daną sprawę przeprowadzić elektronicznie. Bardzo często zdarza się, że wybierając rodzaj sprawy i urząd właściwy dla obywatela bądź przedsiębiorcy okazuje się, że akurat ta instytucja nie umożliwia załatwienia danej sprawy drogą elektroniczną. To zaś skutecznie może zniechęcić do korzystania w przyszłości z usług e-administracji.

W związku z tym, że obecnie koszty uzyskania bezpiecznego podpisu elektronicznego nie są już takie duże jak kiedyś, warto taki podpis mieć. Zachęcamy jednak również do założenia profilu zaufanego na portalu ePUAP, gdyż wraz z rozwojem e-administracji zakres jego zastosowania będzie coraz szerszy.

W lutym br. weszła w życie nowelizacja ustawy o informatyzacji, która ma w efekcie przynieść znaczące zmiany w zakresie rozwoju e-administracji. Przede wszystkim ma zostać poszerzona liczba miejsc, w których będzie można potwierdzić profil zaufany m.in. o placówki Poczty Polskiej i banki. Ma również powiększyć się zakres instytucji, które będą mogły kontaktować się z obywatelami za pośrednictwem e-PUAP. Ustawa nakłada na urzędy obowiązek posługiwania się e-skrzynkami podawczymi w jednolitym standardzie. Urzędy mają zgłaszać właściwemu ministrowi do spraw informatyzacji wzory dokumentów elektronicznych w celu umieszczenia ich w centralnym repozytorium wraz z opisami usług możliwych do zrealizowania przy wykorzystaniu tych wzorów oraz udostępniać formularze elektroniczne. W korespondencji z urzędem zrównano drogę elektroniczną z papierową. Jeśli obywatel zainicjuje korespondencję elektronicznie, urząd ma obowiązek odpowiedzieć również w tej formie. Przy czym chodzi tu o korespondencję podpisaną profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, a nie o zwykłą korespondencję mailową. Wprowadzono również regulacje odnoszące się do tzw. skutecznego doręczania pism. W przypadku korespondencji papierowej pismo uznaje się za doręczone po dwóch dostarczonych awizach i po upływie 14 dni (tzw. "fikcja doręczeń"). Ustawa wprowadza identyczne uregulowanie w sprawie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną.

Ponadto ustawa przewiduje uruchomienie portalu podatkowego służącego do:

• upowszechniania informacji podatkowych (np. zmian w przepisach, obowiązujących wykładni i innych ogólnych informacji oraz informacji przygotowanych dla konkretnego podatnika),
  
• kontaktowania się organów podatkowych m.in. z podatnikami, płatnikami. Ma to ułatwić wnoszenie podań, składanie deklaracji, doręczanie pism organów podatkowych drogą elektroniczną, wydawanie zaświadczeń.