Bilans urlopowy na przełomie roku

Roczny przegląd urlopów

Prawo pracy przewiduje dwa graniczne terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego za dany rok. Pierwszy upływa z ostatnim dniem danego roku, drugi w dniu 30 września roku następnego (art. 161 i 168 K.p.). Generalnie urlopy wypoczynkowe powinny być wykorzystywane na bieżąco, tj. w granicach tego roku kalendarzowego, za który przysługują. Kodeks pracy zostawia jednak furtkę tym pracodawcom, którzy nie zdołają dotrzymać pierwszego terminu na udzielenie urlopu. Drugi, ostateczny termin na dokonanie tej czynności przypada 30 września następnego roku, przy czym cztery dni urlopu na żądanie mogą zostać udzielone nawet po tym dniu.

Wrześniowy termin udzielenia zaległego urlopu, często w praktyce wykorzystywany, może czasami prowadzić do skumulowania zaległości urlopowych - w przypadku, gdy pracodawca straci motywację do czuwania nad bieżącym stanem urlopów w firmie. Tymczasem duże zaległości w zakresie urlopów wypoczynkowych są bardzo trudne do zniwelowania. Nie można ich zamienić na ekwiwalent pieniężny, jego wypłata jest bowiem możliwa tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W pozostałych przypadkach, bez względu na ilość zaległego urlopu, wypoczynku urlopowego należy udzielić w naturze. Żadnego rezultatu nie da też ewentualne zrzeczenie się przez pracownika prawa do niewykorzystanego na czas urlopu. Prawo pracy wyraźnie zabrania takich praktyk, wprost zakazując zrzeczenia się przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego czy przeniesienia tego prawa na inną osobę (art. 152 § 2 K.p.). Na gruncie art. 152 § 2 K.p. niedopuszczalne jest zarówno jednostronne zrzeczenie się przez pracownika prawa do urlopu jak i zawarcie z pracodawcą porozumienia w tej sprawie. Ewentualne oświadczenie pracownika o rezygnacji z prawa do urlopu lub zawarte w tej sprawie porozumienie z pracodawcą będzie nieważne z mocy prawa.

Urlopy w ramach planu

Generalnie urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, choć prawo pracy nie wprowadza bezwzględnego obowiązku ich tworzenia. Wymóg posiadania takiego planu zależy w pierwszej kolejności od tego, czy w danej firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli tak, odstąpienie od planu urlopów zależy od jej zgody. W zakładach, gdzie nie funkcjonują związki zawodowe, o tworzeniu planu urlopów decyduje wyłącznie pracodawca (art. 163 K.p.). Jeżeli nie jest nim zainteresowany, termin wykorzystania urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego uwagi oraz potrzebę zapewnienia niezakłóconej pracy zakładu.

Ostatnie słowo co do terminu urlopu zasadniczo należy do pracodawcy, choć w nielicznych przypadkach nie ma on wpływu na to, kiedy pracownik skorzysta z wypoczynku. Taka sytuacja występuje w przypadku wniosku o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, który jest wiążący dla pracodawcy. Strony stosunku pracy nie mają też wyboru w sprawie terminu udzielenia urlopu pracownikowi młodocianemu. Obligatoryjnie należy to uczynić w czasie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.).

Prawo pracy nie wskazuje na jakie okresy należy sporządzać plany urlopowe. Pracodawca może je przygotować np. na okresy roczne, półroczne czy kwartalne. Choć nie wynika to z przepisów, celowe jest przygotowanie ich na przełomie roku lub na początku danego roku kalendarzowego. W planie urlopów powinny być uwzględnione zarówno bieżące, jak i zaległe urlopy. Przy układaniu urlopowego grafiku trzeba pamiętać, że nie obejmuje on urlopu na żądanie, udzielanego w trybie art. 167² K.p. W tym miejscu warto zasygnalizować stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy, który w piśmie z dnia 14 lipca 2017 r. (znak pisma GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP) uznał za dopuszczalne podjęcie przez pracodawcę decyzji o nieudzielaniu urlopów wypoczynkowych w pewnych okresach roku. Zgodnie z tym stanowiskiem pracodawca tworząc plan urlopów może zastrzec, że we wskazanych przez niego okresach urlopy wypoczynkowe nie będą udzielane (np. w lipcu danego roku). Powinien jednak uważać, aby w konsekwencji takich ustaleń nie doszło do powstania zaległości urlopowych, za które ponosi on wyłączną odpowiedzialność.

Przedawnienie po trzech latach

Prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia wymagalności roszczenia o dany urlop (art. 291 § 1 K.p.). Termin przedawnienia liczy się zasadniczo od 31 grudnia danego roku (tj. od dnia, w którym najpóźniej powinien zostać udzielony urlop w podstawowym terminie). Jeżeli strony stosunku pracy postanowiły o przesunięciu wykorzystania urlopu na następny rok, datą wymagalności roszczenia o ten urlop jest najpóźniej 30 września tego roku. Upływ przedawnienia nie zamyka jednak definitywnie drogi do wystąpienia o urlop. Pracownik może to uczynić, ale udzielenie urlopu zależy w takiej sytuacji od dobrej woli pracodawcy. Jeżeli nie zamierza wywiązać się ze swego zobowiązania, może zasłonić się zarzutem przedawnienia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 98 (1452) z dnia 2017-12-07

GOFIN podpowiada