Firmowa konferencja to ważne wydarzenie. Jak znaleźć odpowiednie miejsce na takie spotkanie?
Eventy firmowe stają się coraz bardziej popularne. Wiąże się to z dużą wartością dodaną, jaką dają tego typu wyjazdy. Może to być chociażby poprawa komunikacji wewnętrznej, dzielnie się wiedzą przekazywanie know-how, opracowywanie nowych kierunków działań, czy nawet tworzenie kultury zaangażowania pracowniczego. Organizatorzy konferencji, spotkań biznesowych, szkoleń, czy wyjazdów integracyjnych doskonale wiedzą, że często kluczową sprawą jest odpowiedni wybór miejsca. Jak wybrać takie, które będzie odpowiadać naszym oczekiwaniom?
Znalezienie właściwego obiektu na konferencję nie musi być wcale trudnym i żmudnym zadaniem. Co zrobić, aby wybrać najlepsze miejsce, dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy?
Dobrze zaplanowana konferencja to szereg przygotowań ze strony organizatorów. Wybór jest szeroki - praktycznie w każdym miejscu w Polsce można znaleźć obiekt oferujący tego typu usługi. Dlatego najważniejsze w tym przypadku jest rozpoznanie potrzeb zarówno organizatorów, jak i potencjalnych uczestników. Absolutnym minimum jest bezprzewodowy Internet, odpowiednia liczba miejsc parkingowych oraz dobre połączenie komunikacyjne z dużymi ośrodkami miejskimi. Jednak bardzo często popularnością cieszą się te obiekty, które oferują coś więcej. Może to być basen, sauna, kręgielnia, czy sala bilardowa.
Przy wyborze odpowiedniego miejsca na konferencję należy zwrócić uwagę na takie aspekty jak: powierzchnia i układ sal, zaplecze techniczne, czy lokalizacja. Poszukiwania właściwego obiektu można zacząć od miasta lub regionu, gdzie ma się odbyć konkretny event. Jeżeli nie mamy preferencji co do lokalizacji, można od razu rozpocząć poszukiwanie tych miejsc, które spełniają nasze wszystkie wymagania - na przykład 70 miejsc noclegowych i 3 duże sale konferencyjne. - Międzynarodowa konferencja lub duże szkolenie dla osób z całego kraju lepiej sprawdzi się w ośrodkach centralnych, z dużą bazą hotelową, w miastach oferujących połączenia lotnicze z resztą kontynentu: Warszawie, Krakowie, Poznaniu lub Gdańsku. Goście z dużych miast z całego kraju mogą sobie bardziej cenić wysokiej jakości obiekt w malowniczym regionie - mówi Michał Stradomski z serwisu konferencje.pl.
Nie bez znaczenia jest również powierzchnia i układ. Chcąc zorganizować spotkanie dla około 50 osób, spokojnie wystarczy nam sala na około 50 metrów kwadratowych powierzchni. Konferencja na około 150 - 200 osób rodzi automatycznie zapotrzebowanie na salę o powierzchni nawet 200 metrów kwadratowych. Niezbędne elementy dodatkowe to chociażby dostęp do urządzeń multimedialnych, nagłośnienie, czy darmowy parking. Przekrój eventów może być bardzo szeroki. Jeśli jako organizatorzy, poszukujemy miejsca na event, który będzie trwał kilka godzin to warto postawić na miejsce, które gwarantuje dobrej jakości przestronną, klimatyzowaną salę konferencyjną bogatą w urządzenia multimedialne z możliwością obsługi cateringowej.
Kwestia ewentualnego noclegu schodzi na dalszy plan. Konferencja 2-dniowa lub dłuższa wiąże się dodatkowo z takimi wymogami jak baza noclegowa, restauracja, a także atrakcje w okolicy. W przypadku kilkudniowych konferencji często idealny rozwiązaniem okazuje się hotel.
Sukces dobrego eventu tkwi przede wszystkim w organizacji na najwyższym poziomie. Dotyczy to zarówno odpowiedniego zaplanowania harmonogramu całego wydarzenia, jak i doboru miejsca. Na innego rodzaju imprezę będzie potrzebny wynajem centrum kongresowego lub hali widowiskowo-rekreacyjnej, kiedy indziej lepszym rozwiązaniem będzie wynajęcie obiektu kultury, restauracji, czy sali na uczelni. Najważniejsze jest jednak to, by dokładnie zdefiniować nasze potrzeby, ponieważ pozwoli to skrócić długość poszukiwań idealnego obiektu.
