Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej

Dieta jest podstawowym świadczeniem z tytułu podróży służbowej, przyznawanym na pokrycie kosztów wyżywienia. Jej wysokość zależy od czasu trwania służbowego wyjazdu. W przypadku zagranicznej podróży służbowej pełna dieta przysługuje za każdą zakończoną dobę tej podróży. Natomiast za niepełną dobę wynosi ona:

• do 8 godzin - 1/3 diety,
  
• ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,
  
• ponad 12 godzin - cała dieta.

Dieta jest świadczeniem rekompensującym koszty wyżywienia. W przypadku podróży zagranicznej jest więc ona zmniejszona, jeżeli pracownikowi zapewniono za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub opłacono je w karcie okrętowej lub promowej (do 25 proc. diety). W razie zagwarantowania za granicą częściowego wyżywienia, pracownikowi przysługuje na: śniadanie - 15 proc. diety, obiad - 30 proc. diety, kolację - 30 proc. diety oraz na inne wydatki - 25 proc. diety. Wypłacenie pracownikowi za granicą ekwiwalentu pieniężnego na wyżywienie całkowicie wyłącza prawo do diety, chyba że świadczenie to jest niższe od diety. W takim wypadku delegowanemu przysługuje odpowiednie wyrównanie.

Zagraniczna podróż służbowa zawsze zawiera w sobie elementy podróży krajowej. Aby przekroczyć granicę kraju w drodze do państwa docelowego podróży, należy bowiem do tej granicy dotrzeć. To samo dotyczy sytuacji powrotu do kraju. Dojazdy do granicy kraju w drodze za granicę i od granicy kraju w drodze powrotnej zaliczamy więc do krajowej podróży służbowej bez względu na jej miejsce docelowe. Podróż zagraniczna obejmuje bowiem okres od chwili:

• przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju - przy podróżowaniu środkami komunikacji lądowej,
  
• startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju - przy podróży odbywanej samolotem,
  
• wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego - przy podróży morskiej.

Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się więc w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia tej granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast w odniesieniu do dwóch "części" podróży krajowej może pojawić się pytanie, czy należy je liczyć łącznie jako jedną krajową podróż służbową, czy też jako dwie odrębne podróże. W tej kwestii stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy stwierdzając, że "(…) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną (...)" (szerzej stanowisko to przytaczaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 30 z 2009 r. i w Gazecie Podatkowej nr 102 z 2009 r.). Opisaną sytuację obrazuje przykład nr 1.

Biorąc pod uwagę przytoczone stanowisko GIP należałoby uznać, że podróż krajowa występująca "przy okazji" podróży zagranicznej będzie liczona łącznie jako jedna podróż służbowa w przypadku, gdy wyjazd pracownika za granicę i powrót do kraju nastąpi w tej samej dobie podróży służbowej. Trzeba dodać, że liczona jest ona od momentu rozpoczęcia podróży.

Zagraniczna podróż służbowa może obejmować kilka państw. Jednak dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego miejsca podróży. Jak je ustalić przy więcej niż jednym państwie na trasie danej podróży służbowej? Kryterium rozstrzygającym będzie to, w którym państwie pracownik ma do wykonania samodzielne, zlecone mu zadanie służbowe. Wyjaśnienia tej kwestii przedstawiono w przykładzie nr 2.

Odmiennie kształtowałaby się sytuacja, gdyby jedno ze wskazanych w przykładzie 2 miast było jedynie miejscowością tranzytową, przez którą pracownik wyłącznie przejeżdża lub wprawdzie pozostaje, ale bez wykonywania zadania służbowego określonego w poleceniu wyjazdu służbowego. Wówczas tylko jedna z miejscowości - ta, gdzie wykonane zostanie zadanie służbowe - będzie miejscem (państwem) docelowym podróży.

Przykład 1

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Czech. Z miejsca zamieszkania wyjechał samochodem służbowym o godzinie 6⁰⁰. Granicę polsko-czeską przekroczył o godzinie 9⁰⁰. Powrót nastąpił w dniu następnym, przy czym granicę naszego kraju pracownik przekroczył o godzinie 8⁰⁰, a do miejscowości rozpoczęcia podróży dotarł o godzinie 11⁰⁰. Pracownikowi nie zapewniono wyżywienia, w związku z czym nabył prawo do 1 pełnej diety z tytułu podróży zagranicznej, w której przebywał 23 godziny. Natomiast za dwie podróże służbowe odbywane na terenie kraju nie otrzyma on diety, ponieważ każda z nich trwała poniżej 8 godzin. Prawo do połowy krajowej diety przysługuje natomiast za co najmniej ­8‑godzinną podróż na terenie kraju.

Przykład 2

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Berlina i Budapesztu. W obu tych miastach wykonywał zlecone mu, odrębne zadania służbowe. Oba te miasta (państwa) należy więc przyjąć jako miejsca docelowe zagranicznej podróży służbowej i ustalić diety odpowiednio do limitu obowiązującego przy podróży służbowej do Niemiec i na Węgry.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa Nr 663 z dnia 2010-05-17

GOFIN podpowiada