Ujęcie w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym wynagrodzeń za grudzień 2014 r. wypłaconych w styczniu 2015 r.

Wynagrodzenia pracowników za grudzień 2014 r. zostały wypłacone 9 stycznia 2015 r. Czy należy wykazać je w księgach rachunkowych 2014 r.? Czy dotyczy to również składek ZUS, w tym składek na FEP, oraz podatku dochodowego od wynagrodzeń? Gdzie wykazać je w sprawozdaniu finansowym?

Wynagrodzenia pracowników podlegają wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych okresu, za jaki są należne. Dotyczy to również składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, które to w sprawozdaniu finansowym zwiększają pozostałe rezerwy lub krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń.

Jak wynika z zasady memoriału (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że w świetle przepisów bilansowych, bez znaczenia pozostaje fakt, w którym momencie nastąpiła wypłata wynagrodzeń. Istotne jest jedynie, którego okresu one dotyczą.

W myśl tej zasady, w księgach rachunkowych 2014 r. należy ująć koszty brutto wynagrodzeń dotyczących grudnia 2014 r. pomimo tego, że faktycznej ich wypłaty dokonano w 2015 r.

Reklama

Ponadto w księgach 2014 r. ujmuje się dotyczące tych wynagrodzeń dodatkowe obciążenia w postaci składek ZUS (dotyczące ubezpieczenia społecznego, Funduszu Pracy - FP, Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - FGŚP oraz ewentualnie Funduszu Emerytur Pomostowych - FEP) czy podatku dochodowego od osób fizycznych.

Na ogólnych zasadach dotyczących ewidencji kosztów danej jednostki kwoty brutto naliczonego wynagrodzenia za grudzień 2014 r. mogą być ujęte w księgach rachunkowych w ciężar konta 40-4 "Wynagrodzenia" lub odpowiedniego konta w zespole 5. Z kolei obciążające pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze celowe (FP, FGŚP oraz FEP) podlegają księgowaniu w ciężar konta 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiedniego konta w zespole 5.

Tak więc ujęcie wynagrodzeń pracowników za grudzień 2014 r. w księgach rachunkowych 2014 r. może przebiegać następującymi zapisami:

• wynagrodzenie w kwocie brutto:
- Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia" lub odpowiednie
konto zespołu 5,
- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń";
• składki na ubezpieczenia społeczne oraz składka zdrowotna
potrącona z wynagrodzenia w części finansowanej przez pracownika:
- Wn konto 23-0,
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS);
• zaliczka na podatek dochodowy:
- Wn konto 23-0,
- Ma konto 22 (w analityce: Urząd skarbowy - PIT pracowników);
• składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze celowe w części
finansowanej przez pracodawcę:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"
  lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 22 (w analityce: ZUS).

W sprawozdaniu finansowym jednostki, niewypłacone na dzień bilansowy wynagrodzenia za grudzień 2014 r. (saldo konta 23-0), wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. h) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu wynagrodzeń". Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne, składki na FP, FGŚP i FEP od tych wynagrodzeń oraz zaliczki na podatek dochodowy (salda kont 22), które staną się zobowiązaniem wobec ZUS i urzędu skarbowego w miesiącu wypłaty tych wynagrodzeń lub postawienia ich do dyspozycji pracowników, czyli dopiero w 2015 r., wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy". Można również, na zasadzie uproszczenia, prezentować je w pozycji B.III.2 lit. g) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń". Uproszczenie takie można jednak stosować pod warunkiem, że nie zniekształci to obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego.

Dodajmy, iż dla celów podatku dochodowego (podmiotu wypłacającego) wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W przypadku uchybienia tym terminom, wymienione wynagrodzenia są zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników (por. art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF oraz art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOP).

W świetle przepisów prawa pracy, wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (por. art. 85 K.p.).

Odnosząc się do sytuacji przedstawionej w pytaniu, jeżeli pracodawca, zgodnie z przyjętym regulaminem wynagradzania, czy też umową o pracę, wypłaca wynagrodzenie za określony miesiąc (tu: grudzień 2014 r.) do 10. następnego miesiąca (tu: 9 stycznia 2015 r.), to może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów grudnia 2014 r. W przeciwnym razie, czyli niedochowania terminu wypłaty, wynagrodzenia takie będą kosztem uzyskania przychodów dopiero w miesiącu ich wypłaty.

Natomiast jak wynika z art. 22 ust. 6bb ustawy o PDOF i art. 15 ust. 4h ustawy o PDOP, w przypadku składek od wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w miesiącu następnym (w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy, itd.), składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez pracodawcę, składki na FP oraz FGŚP, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne, pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone nie później niż do 15 dnia tego miesiąca. Oznacza to, że składki ZUS od wynagrodzeń należnych za grudzień 2014 r., wypłaconych pracownikom 9 stycznia 2015 r. - czyli w terminie wynikającym z regulaminu - mogły być kosztem uzyskania przychodów grudnia 2014 r., jeśli zostały wpłacone do ZUS do 15 stycznia 2015 r.

W przypadku składek z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów - czyli przykładowo składki ZUS od wynagrodzeń należnych za grudzień 2014 r. i wypłaconych pracownikom w grudniu 2014 r., składki te mogły być kosztem uzyskania przychodów grudnia, jeśli zostały wpłacone do ZUS do 15 stycznia 2015 r.

W razie uchybienia przywołanym terminom, składki stają się kosztem podatkowym z chwilą ich zapłaty do ZUS (por. art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PDOF oraz odpowiednio art. 15 ust. 4h, art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o PDOP).

Powyżej przedstawione zasady nie mają zastosowania do składek na FEP, które to na ogólnych zasadach podlegają uwzględnieniu w kosztach uzyskania przychodów w dniu ujęcia ich w księgach rachunkowych.



Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 9 z dnia 2015-03-20

GOFIN podpowiada

Dowiedz się więcej na temat: składki ZUS
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Strona główna INTERIA.PL
Polecamy
Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »