Złoty środek na trudnego rozmówcę

W dyplomacji bardzo ważną rolę odgrywają osobiste kontakty, jakie nawiązuje się podczas międzynarodowych spotkań i konferencji. Umiejętności występowania, publicznego zabierania głosu w dyskusjach i polemikach są niezwykle przydatne zarówno dla dyplomaty, jak i biznesmena.

Właściwy sposób wypowiadania się i zajmowania stanowiska w rozmowie wpływa na atmosferę spotkania i może w znacznym stopniu decydować o dalszych kontaktach towarzyskich i zawodowych. Może również wpływać na decyzje partnera, który został pozyskany nie tylko dzięki zasadności argumentów, lecz także dzięki umiejętności ich prezentowania.

Przygotuj się, a unikniesz stresu... i wpadki

Zasadniczą sprawą jest przygotowanie się do rozmowy z partnerem, zebranie wiedzy o rozmówcy, określenie celu, jaki chcemy osiągnąć, co możemy mu zaprezentować oraz rozważenie oczekiwań drugiej strony. Należy przyjąć założenie, że kontakt i rozmowa z partnerem - jeśli decydujemy się na nią - powinna przynieść rezultaty i w jej wyniku powinniśmy osiągnąć zamierzone cele. Jeśli wiadomo, że nie osiągniemy ich podczas pierwszego spotkania, rozmowę należy prowadzić tak, aby mogła być kontynuowana, a założone cele osiągnięte podczas kolejnych spotkań.

Reklama

Coś za coś

Przy określaniu celu należy określić dolną i górną granicę ustępstw i w tak zakreślonych ramach prowadzić negocjacje. Warto także pamiętać, że druga strona również pragnie coś osiągnąć. W dyplomatycznych rozmowach na tematy polityczne możemy uzyskać interesujące informacje w zamian za przekazanie pewnej wiedzy na tematy interesujące drugą stronę.

Zasada coś za coś obowiązuje nie tylko w rozmowach handlowych, lecz także w służbie dyplomatycznej. Wyważenie, ile warta jest informacja pozyskana w toku rozmowy i jaką informację w zamian możemy przekazać partnerowi, jest niezwykle istotne. W trakcie prowadzonego dialogu nie należy na wstępie ujawniać całej wiedzy czy też pełnej oceny wydarzeń, lecz stopniowo informować rozmówcę o interesujących go sprawach, uzyskując w zamian jego oceny i opinie. Umiejętnie przeprowadzona rozmowa pozwala, by obie strony odczuwały satysfakcję ze spotkania.

Żaden rozmówca nie powinien odnieść wrażenia, że sam nic nie zyskał z przeprowadzonej rozmowy. Sprawa ta ma zasadnicze znaczenie dla kontynuacji nawiązanych kontaktów. Zawsze jednak trzeba pamiętać o podstawowym obowiązku dyplomaty i funkcjonariusza służby państwowej, jakim jest przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, czyli umiejętność zachowania tajemnicy państwowej. Warto pamiętać, że nie należy oceniać i interpretować zachowania partnera w oparciu o pierwsze wrażenie, nie należy też dawać mu odczuć naszego zadowolenia lub rozczarowania.

Musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć

Rozmowa na tematy polityczne i gospodarcze dyplomatów jest zbliżona do negocjacji handlowych biznesmenów. Określając własne cele należy zachować cierpliwość i spokój także wówczas, kiedy pierwsze spotkania nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Trzeba wówczas stosować znaną metodę krok po kroku, zakładając osiągnięcie celu w dalszej perspektywie. Aby pozyskać partnera, należy na wstępie unikać konfrontacji, poruszania kwestii drażliwych, które mogą go zniechęcić i zrazić.

Rozmowę warto rozpoczynać od poruszenia spraw przyjemnych dla partnera bądź neutralnych, które mogą go zainteresować. W następnej kolejności omawia się sprawy, w których nie oczekuje się zasadniczych rozbieżności ocen, a dopiero po pozyskaniu zaufania i życzliwości partnera wobec naszych intencji można przystąpić do poruszania kwestii drażliwych, starając się utrzymać dobrą atmosferę spotkania i nie doprowadzić do zerwania kontaktów. Jeśli partner nie zajmie stanowiska w poruszanych kwestiach (lub wcale się nie wypowie), nie należy się tego domagać, pozostawiając mu czas na przemyślenie i rozważenie całej sprawy.

Zaplanuj czas

Zarówno w dyskusji, jak i negocjacjach, ważne jest określenie czasu, jaki na nie przeznaczamy. Świadomość, ile czasu możemy poświęcić (lub potrzebujemy) na osiągnięcie określonego celu, pozwala na przyjęcie odpowiedniej taktyki w czasie rozmów. Niekoniecznie musimy na wstępie informować partnera o ograniczeniach czasowych, lecz w trakcie rozmowy należy o tym pamiętać, aby zakończyć ją sukcesem. W toku dyskusji bądź w negocjacjach rozważa się czasami możliwość kompromisu. Stopień ugody i ustępstw jest zazwyczaj uwarunkowany zarówno poziomem wiedzy dotyczącej omawianego tematu, jak i rodzajem argumentów, jakie możemy wykorzystywać w dyskusji czy polemice z partnerem.

Co buduje wiarygodność?

Zarówno dyplomata, jak i biznesmen powinni być wiarygodnymi w czasie prowadzenia rozmów, dyskusji czy negocjacji. Wymaga tego nie tylko pełniona funkcja czy autorytet reprezentowanej przez nich instytucji, ale także szacunek dla partnerów. W uzyskaniu wiarygodności pomocna jest przede wszystkim wiedza, jaką powinni posiadać uczestnicy spotkania oraz przygotowanie do dyskusji czy prowadzonych negocjacji. Opiera się ona także na dotrzymywaniu przyjętych zobowiązań, wywiązywaniu się z ustaleń czy nieokłamywaniu partnera. Niejednokrotnie uznanie racji rozmówcy powoduje wzrost naszej wiarygodności i autorytetu.

W toku rozmowy czy podczas prezentowania swego stanowiska bardzo ważne jest, aby było ono zrozumiałe dla słuchaczy. Należy pamiętać o podkreślaniu spraw najważniejszych, a kończąc prezentację - sformułować wniosek lub opinię, z którą chcemy zapoznać uczestników dyskusji. Przy dłuższej dyskusji, wobec obiektywnego zmęczenia słuchaczy, należy pamiętać o zasadzie: im krócej, tym lepiej.

Jeśli przekazujemy informacje dobre i gorsze, a zależy nam na pozyskaniu partnerów, zawsze zaczynamy prezentację od tych lepszych, pozytywnych. Łatwiej zaakceptują oni pozostałe, mniej korzystne, jeśli wcześnie poznali korzyści wynikające z dobrych informacji. Umiejętne, spokojne i taktowne przekazywanie złych wiadomości zazwyczaj łagodzi skutki, jakie mogą one wywołać u rozmówców. Można tu przytoczyć znane powiedzenie: dyplomacja to sztuka mówienia przykrych rzeczy w ujmujący sposób.

W toku rozmowy, a zwłaszcza polemiki, należy unikać atakowania partnera, kładąc nacisk na problem. Nie należy też zaskakiwać go faktami dokonanymi, ale być otwartym na perswazję i spokojną dyskusję. W poszukiwaniu rozwiązania problemów warto mieć alternatywę, a nie upierać się przy swoim stanowisku wobec odmiennego zdania partnera. Także w toku negocjacji należy odrębnie postrzegać ludzi i problemy.

Akceptowanie danej osoby jako partnera nie musi oczywiście oznaczać akceptowania jej zachowania, postawy czy ideologii. Należy pozwolić drugiej stronie być taką, jaka jest, uznając różnice zdań czy stanowisk. Nie oznacza to przyjęcia poglądów czy stanowiska drugiej strony, a jedynie uznanie jej prawa do zachowania odrębności.

Znaki niewerbalne mogą cię zdradzić

Istnieje szereg reguł dotyczących zachowania partnerów zarówno w rozmowie, jak i przy stole negocjacyjnym, powszechnie przyjętych i przestrzeganych. Patrząc w oczy rozmówcy wykazujemy zainteresowanie tym, o czym on mówi, okazujemy przyjazne nastawienie. Można także reagować uśmiechem, wyrażać aprobatę skinieniem głowy. W żadnym przypadku nie powinno się okazywać znudzenia czy zniecierpliwienia nawet niedoskonałym wystąpieniem. Odwracanie się od partnera, unikanie jego spojrzenia, komentowanie wystąpienia w trakcie jego trwania itp., świadczą nie tylko o braku zainteresowania, lecz także szacunku dla zabierającego głos.

Postawa dyplomaty czy biznesmena zajmującego miejsce przy stole negocjacyjnym powinna być swobodna, nie nonszalancka. Zachowując pewność siebie, należy okazywać zainteresowanie, życzliwość i uprzejmość w stosunku do rozmówców.

W dyskusji warto stosować się do następujących reguł: o w jednym pytaniu nie pytać o dwie rzeczy, o formułując pytanie, nie wypowiadać swojej opinii, lecz zaczekać na odpowiedź, o nie udzielać odpowiedzi w imieniu partnera na własne zapytanie, o nie stosować pouczeń, lecz prosić o wyjaśnienie, o nie zajmować negatywnego stanowiska zanim nie otrzyma się odpowiedzi czy wyjaśnienia na postawione pytanie.

Tajemnica porozumienia

W toku negocjacji bardzo ważną umiejętnością jest budowanie porozumienia poprzez zapytanie o konstruktywne ustosunkowanie się do pomysłu, przedstawionej koncepcji czy poglądu, co czyni partnera współautorem. Zaproponowanie rozwiązań alternatywnych pozwala na współuczestnictwo w procesie decyzyjnym. Nie wolno traktować pomysłów strony przeciwnej jako nierozsądnych, ponieważ nikt nie lubi być ośmieszany. Należy unikać zajmowania stanowiska w wyniku emocji, a nie chłodnej kalkulacji. Uznanie argumentów strony przeciwnej nie zawsze jest kapitulacją, ale czasami przejściem od konfrontacji do współpracy. Czasami warto zgodzić się na pewne ustępstwa na rzecz osiągnięcia rezultatu końcowego, wspólnie wypracowanego, co zobowiązuje partnera do realizacji. Uznanie racji partnera, uszanowanie jego poglądów, spokojne wysłuchanie jego argumentacji, wykazanie chęci ich zrozumienia, nie tylko prowadzi do poszerzenia własnego poglądu na sprawę, lecz pozwala osiągnąć kompromis, który jest najtrwalszym spoiwem każdego porozumienia.

Cezary Ikanowicz i Jan W. Piekarski
Tekst jest fragmentem książki "Protokół dyplomatyczny i dobre obyczaje" Warszawa 2007

Private Banking
Dowiedz się więcej na temat: cele | złoty | umiejętności | środek
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Strona główna INTERIA.PL
Polecamy
Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »