Zniszcz fakturę i zachowaj prawo do odliczenia
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy istnieje możliwość zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku rezygnacji z wieloletniego przechowywania papierowej wersji faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług.
Przypomnieć należy, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku w związku z dokonanymi zakupami. Co do zasady, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Jednocześnie, przepisy ustawy o VAT wskazują, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy towaru lub usługi. Podatnik musi ponadto posiadać fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
Na gruncie ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast, ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnicy muszą przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT wraz ze wszystkimi dokumentami, w szczególności fakturami. Ponadto, zobowiązani są do bezzwłocznego udostępnienia pracownikom organów podatkowych wymienionych dokumentów na zgłoszone przez nich żądanie. Wiąże się to zatem z koniecznością wypełniania przez podatników uciążliwych obowiązków związanych z archiwizacją ogromnej ilości dokumentów.
Obowiązujące przepisy pozwalają jednak na zmniejszenie obciążeń związanych z przechowywaniem papierowych wersji faktur, otrzymywanych od kontrahentów. Brak jest przeszkód dla przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności. Konieczne jest ponadto przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie możliwości łatwego odszukiwania poszczególnych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia. Integralność treści faktur oznacza brak możliwości ingerencji w treść dokumentu.
Natomiast autentyczność pochodzenia oznacza możliwość identyfikacji podmiotu wystawiającego fakturę. Ponadto podatnik musi zapewnić, że zeskanowane dokumenty pozostaną w pełni czytelne.
Tak więc, zniszczenie papierowej wersji faktury oraz przechowywanie jej w wersji elektronicznej nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.
Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ).
Małgorzata Lehmann-Ziaja, konsultant podatkowy, ECDDP Sp. z o. o.
