Jeśli drukować, to tanio

Przymierzając się do zmniejszenia wydatków na druk, trzeba brać pod uwagę kilka czynników. Koszt samej drukarki, ale przede wszystkim materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw oraz energii. Koszty eksploatacji urządzenia przez cały okres jego użytkowania mogą dojść do 90 proc. wszystkich wydatków na nie poniesionych. Eksploatacja dużych, wydajnych urządzeń jest znacznie tańsza, ale i tak - zdaniem ekspertów - trzeba liczyć się z tym, że nie zejdzie poniżej 70 proc. całości kosztów. Nie można też zapomnieć o pracy (płacy) administratorów obsługujących maszyny. Od kilku lat coraz większą uwagę zwraca się na pobór energii - producenci wprowadzający nowe modele podkreślają właśnie ich energooszczędność. Warto przyjrzeć się tym parametrom, bo w czasie pracy średnio wydajna drukarka laserowa potrzebuje 0,4-0,5 kW, wydajna ok. 1 kW mocy. Ważne jest też zużycie prądu podczas czuwania (w dłuższym okresie może okazać się droższe niż energia wykorzystywana do druku) czy pobór mocy podczas wybudzenia z czuwania - im szybciej drukarka startuje, tym więcej potrzebuje energii.

Duże instytucje - takie jak banki - mają często bardzo zróżnicowany park urządzeń drukujących i kopiujących. Są to maszyny kupowane w ramach kolejnych zamówień, a więc często różnych producentów i w rozmaitym wieku, używane do odmiennych celów. Ta różnorodność powoduje, że trudno jest zachować pełną kontrolę nad kosztami. W zapanowaniu nad nimi pomóc może audyt druku i szerzej procesów związanych z powstawaniem, obiegiem i magazynowaniem dokumentów.

Taką usługę oferują zarówno przedsiębiorstwa sprzedające drukarki czy systemy do zarządzania drukiem, jak i firmy konsultingowe. Audyt może być przeprowadzony na kilku poziomach. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach - ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. W ten sposób można obliczyć koszt druku jednej strony. Podczas bardziej szczegółowych badań określa się m.in. specyfikę prac, do których wykorzystywane są urządzenia, to pozwala na stwierdzenie, czy maszyna jest wykorzystywana do odpowiedniej pracy - na przykład, czy drukarka z bębnem o wytrzymałości 500 tys. wydruków nie służy do zadań wymagających tańszego urządzenia. Zależnie od wielkości instytucji i celu badania - może ono trwać nawet kilka miesięcy. W rezultacie audytu zleceniobiorca otrzymuje sprawozdanie zawierające informacje o każdej maszynie z opisem jej rodzaju, lokalizacji, stopnia wykorzystania i kosztów druku. Z raportu powinno wynikać, które drukarki są niewykorzystane, a które przeciążone, jakie są najdroższe, a jakie najtańsze w użytkowaniu. Badanie wykazuje też, kto i jak używa maszyn - czyli ile, i za ile drukują poszczególni pracownicy oraz jednostki organizacyjne. Pozwala również stwierdzić, czy drukarki są ustawione w odpowiednich miejscach - np. czy nie są zbyt oddalone od pracowników najczęściej ich używających. Często podczas audytu okazuje się, że bank ma dużo drukarek mogących drukować w formacie A3. Pracownicy pytani, kiedy go ostatnio używali - nie potrafią sobie przypomnieć. Audytorzy proponują wtedy zainstalowanie np. tylko jednej na oddział. Odpowiednio przeprowadzony audyt powinien kończyć się wnioskami nie tylko o tym, jak zmniejszyć koszty druku, lepiej wykorzystując posiadane urządzenia, ale też jak usprawnić pod względem druku organizację pracy biura.

W dużej instytucji koszty druku powinny być śledzone i zarządzane na bieżąco. Pomocne w tym są systemy oferowane przez dostawców urządzeń drukujących czy wyspecjalizowane firmy. Producenci drukarek i ich partnerzy mają swoje rozwiązania przypisane do ich urządzeń, ale oferują też systemy obsługujące sprzęt innych marek. Przykładem może być Equitrac Office współpracujący m.in. z urządzeniami takich firm, jak Canon, Toshiba, Kyocera, Sharp, HP, Ricoh, Xerox czy Oce. Również Q-vision współdziała z urządzeniami kilku producentów. Systemy te pozwalają kontrolować koszty powstające na poszczególnych maszynach i przypisywać je nie tylko do konkretnych pracowników, ale i procesów lub klientów. W ten sposób możemy np. określić rzeczywiste koszty wydruków powstających przy tworzeniu i sprzedaży konkretnego produktu. Systemy te służą również realizacji polityki drukowania przyjętej w instytucji. Na przykład kierują dokumenty pewnego rodzaju na określone maszyny, zatrzymują wysyłane na niewłaściwą drukarkę.

W skład systemów druku wchodzą też rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych. Zasada jest taka, że maszyna obsługująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy podejdzie do niej i uwierzytelni się pracownik zlecający zadanie. Dzięki temu dokumentu nie może zabrać z drukarki niepowołana osoba. Do uwierzytelnienia stosuje się karty, numery PIN, a ostatnio coraz popularniejsze stają się technologie biometryczne, czyli identyfikacja na podstawie odcisków palców lub skanowania siatkówki oka.

Jak mówi Sławomir Ptaszek, Solution Consultant HP - audyt i systemy do zarządzania kosztami druku pozwalają obniżyć jego koszty o 20-30 proc. Raport międzynarodowej firmy doradczej Gartner mówi nawet o 40 proc. Dzieje się tak m.in. dzięki zdyscyplinowaniu pracowników, którzy wiedzą, że koszty ich wydruków są raportowane. Jeśli się pomylą, coś zmieniają i wprowadzą poprawki, rezygnują z poprzedniej kopii przed jej wydrukowaniem. Konieczność osobistej autoryzacji wydruków sprawia, że pracownicy nie zapominają o skierowanych na drukarki dokumentach. Wydruki, które nie muszą być wysokiej jakości, są drukowane w wersji ekonomicznej. Ważne jest też to, że tylko wyznaczeni pracownicy mają prawo do drogiego druku w kolorze.

Ciekawym sposobem na potanienie druku jest kierowanie korespondencji wewnętrznej do centrum wydruków masowych (własnego lub zewnętrznego). Centra te już standardowo służą do druku wyciągów czy ulotek dla klientów. Dzięki platformie do obsługi poczty wirtualnej np. Amnis można je wykorzystać do taniego druku i łączenia listów kierowanych do jednego adresata. Na przykład z centrali do oddziałów. Polega to na tym, że aplikacja zbiera dokumenty powstające w różnych miejscach instytucji, tworzone przez innych pracowników i po weryfikacji oraz rejestracji w dzienniku korespondencji wysyła je do centrum wydruków masowych, gdzie są drukowane i pakowane. Listy przeznaczone do jednego odbiorcy trafiają do jednej koperty. Oszczędza się w ten sposób nie tylko na druku, ale i kosztach przesyłki.

- Kryzys wpłynął na decyzje zakupowe klientów z sektora finansowego. W pierwszej połowie 2009 r., kiedy kurs złotego wobec euro był bardzo niestabilny, obserwowaliśmy przenoszenie zakupów sprzętu na późniejsze okresy - mówi Jacek Tarkiewicz, Marketing Director Central & Eastern Europe z Oki Printing Solutions Polska. - Zmniejszył się popyt na urządzenia jednofunkcyjne, na czym zyskały urządzenia wielofunkcyjne.

- Po roku zastoju widzimy ruch na rynku - potwierdza Sławomir Ptaszek z HP. - Jest bum na outsourcing sprzętu drukującego. W tym modelu bank płaci tylko za wydruki i usługę serwisowania na ustalonym poziomie (w umowie określa się np., ile czasu ma dostawca na usunięcie awarii maszyny). Umowy outsourcingowe zawierane są przeważnie na trzy do pięciu lat. To rozwiązanie pozwala bankowi skupić się na swoim biznesie, a nie zajmować się urządzeniami. Jak to wygląda cenowo? Koszt wydruku na drukarce laserowej o wydajności 50 stron na minutę w outsourcingu to 5-10 gr w zależności od długości trwania kontraktu oraz poziomów usług serwisowych. Koszt ten zawiera leasing urządzenia, materiały eksploatacyjne wraz z ich automatycznym dostarczaniem oraz gwarantowany poziom usługi serwisowej. Druk na własnej drukarce kosztuje tylko 4 gr, ale do tego trzeba doliczyć koszt urządzenia, podwyższonego poziomu serwisu i pracowników, którzy nią się zajmują w trakcie bieżącej eksploatacji. Ważną zaletą outsourcingu jest redukcja liczby modeli urządzeń używanych w banku, a to oznacza oszczędności - kupowane przez wiele lat maszyny różnych typów od różnych producentów wymagają bowiem dużych zapasów materiałów eksploatacyjnych, czasu i sporych umiejętności administratorów.

Z obserwacji dostawców wynika, że przy zakupie nowych urządzeń lub ich wynajmowaniu w outsourcingu banki zamawiają teraz wspomniane już systemy do zarządzania kosztami druku. Zainteresowanie budzą też, i są kupowane, systemy automatycznego dostarczania materiałów eksploatacyjnych - to kolejna oszczędność na pracy administratorów. Rozwój systemów obiegu dokumentów powoduje, że nowe urządzenia wielofunkcyjne kupowane są coraz częściej z oprzyrządowaniem i oprogramowaniem do archiwizacji i obiegu dokumentów: skanerami i softwarem do OCR i indeksowania.

Na naszym rynku widać tendencję do zastępowania drukarek igłowych laserowymi. Na przykład, jeden z dużych banków szuka obecnie dostawcy w outsourcingu drukarek laserowych, które mają zastąpić 400 urządzeń igłowych. Nie znaczy to wcale, że igłówki nie są kupowane przez banki - mają swoje zalety: są szybkie, wydajne i wytrzymałe, drukują z kopią (kopiami). Poza tym drukarka igłowa jest ciągle gotowa do pracy. Startuje od razu, nie "myśli" jak laserowa. W okienku kasowym ma to nawet znaczenie psychologiczne, klient od razu słyszy, że maszyna pracuje.

Specjaliści uważają, że przyszłość wciąż mają drukarki linowe (drukujące w technologii uderzeniowej). Przemawia za nimi ich wysoka wydajność i trwałość oraz wyjątkowo niskie koszty druku (koszt wydruku jednej strony to tylko 0,24 gr). Co więcej niektóre modele drukarek uderzeniowych (np. Printronix HD) zapewniają jakość porównywalną z drukiem laserowym.

Wspomniany już audyt druku przeprowadzony przez zewnętrzną firmę czy na własną rękę oraz plany banku dotyczące np. obiegu dokumentów powinny wskazać, gdzie jaka maszyna jest potrzebna.

Z doświadczeń audytorów i dostawców wynika, że do wielu prac biurowych wystarczają maszyny o wydajności druku 50-60 stron na minutę. W okienkach kasowych dobrze sprawdzają się drukarki igłowe o wydajności 570 znaków na sekundę lub laserowe o wydajności 30-40 stron na minutę. Jeden z banków używa w kasach i stanowiskach obsługi klienta małych urządzeń wielofunkcyjnych obsługujących dwa okienka - dzięki temu maszyna jest używana ekonomicznie, a klient, który daje pracownikowi banku np. dowód osobisty do zeskanowania, nie traci dokumentu z oczu.

- Drukarka igłowa to niezastąpiona technologia do wydruków tajnych - mówi Janusz Zagawa z OKI. - Na przykład do druku przez papier samokopiujący PIN-ów czy informacji płacowych. W przypadku PIN nikt - nawet pracownik obsługujący maszynę - nie wie, co ona drukuje.

Gdy policzymy koszty tonera używanego w drukarce laserowej w przeciągu kilku lat, to przekroczy on kilkakrotnie cenę maszyny. Tonery, bębny, a w igłówkach taśmy barwiące, to źródło sporych dochodów dla ich dostawców. Nic dziwnego więc, że producenci urządzeń nerwowo reagują na procedury zakupu materiałów eksploatacyjnych, gdzie głównym kryterium jest cena. Normalnym zapisem w umowie gwarancyjnej stało się już zastrzeżenie, że traci ona ważność, jeśli klient użyje zamienników. Producenci maszyn mają mocne argumenty. Ich materiały zostały przygotowane do konkretnych urządzeń. Np. taśma barwiąca nie tylko zabarwia papier, ale ma też smarować zespół igieł i odprowadzać z niego ciepło - tak ją opracował producent urządzenia. Bez odpowiednich badań nie mamy pewności, czy zamiennik spełnia te funkcje ważne dla trwałości urządzenia. Podobnie jest z tonerem w laserówkach. Powinien on być mniej twardy niż powierzchnia bębna, żeby jej nie niszczył, mieć odpowiednią temperaturę topnienia i właściwości elektrostatyczne - co gwarantuje odpowiednią jakość druku.

Odpierając argumenty producentów maszyn, wytwórcy zamienników powołują się na badania niezależnych instytucji potwierdzających jakość ich materiałów. Ponadto proponują klientom własne gwarancje nie tylko na swoje produkty, ale i na urządzenia, w których będą stosowane. Dla zamienników produkowanych w Polsce bardzo korzystne było zeszłoroczne załamanie kursu złotego wobec euro. Dzięki niemu ich stosowanie dawało jeszcze większe oszczędności - przynajmniej bieżące.

Mimo to praktycy - niezwiązani ani z producentami oryginałów, ani zamienników - zalecają ostrożność. Najlepiej po prostu sprawdzić w dłuższym okresie, czy zamiennik rzeczywiście się sprawdza.

Wiesław Waliszewski