Projekt ponadnarodowy w programie Kapitał Ludzki

Aby z sukcesem przeprowadzić projekt współpracy ponadnarodowej należy pamiętać, że wymagać on będzie dużej ilości działań przygotowawczych związanych z nawiązaniem współpracy, doborem odpowiedniego partnera, określeniem celów współpracy, sposobów komunikacji, a wreszcie przygotowaniem kompletnego wniosku o dofinansowanie. Ustalenie jasnych i precyzyjnych reguł pozwoli na zminimalizowanie problemów w trakcie realizacji projektu.

Projekty współpracy ponadnarodowej mogą być realizowane w ramach projektów konkursowych i systemowych (zgodnie z rocznymi planami działań dla poszczególnych priorytetów). Istnieją dwa typy projektów ponadnarodowych: są to wyodrębnione projekty współpracy ponadnarodowej (projekty samodzielne, w całości skierowane na rozwój współpracy ponadnarodowej) oraz projekty z komponentem współpracy ponadnarodowej (w tym projekty innowacyjne z takim komponentem). Projekty z komponentem współpracy -oprócz zadań związanych ze współpracą ponadnarodową - zawierają także inne działania bezpośrednio jej nie dotyczące. Warto pamiętać, iż zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, także standardowy, już realizowany w ramach programu Kapitał Ludzi projekt, może zostać poszerzony o komponent ponadnarodowy. W tego rodzaju projektach współpraca ponadnarodowa nie była planowana na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie, a więc wprowadzana jest jako zmiana w projekcie.

Kluczowe pojęcie w przypadku projektów współpracy ponadnarodowej to wartość dodana, czyli rzeczywista korzyść wynikająca ze wspólnej realizacji projektu. Muszą to być przede wszystkim wspólne cele - w przypadku projektów z komponentem ponadnarodowym musi to być przynajmniej jeden cel szczegółowy, zaś w przypadku wyodrębnionych projektów współpracy powinien to być cel ogólny oraz cele szczegółowe. Wnioskodawca powinien wskazać także konkretne rezultaty i produkty, które możliwe są do osiągnięcia wyłącznie dzięki współpracy ponadnarodowej i których nie udałoby się zrealizować wdrażając projekt o zasięgu krajowym. Opis wartości dodanej projektu ponadnarodowego powinien zostać umieszczony w punktach 3.1 oraz 3.4 wniosku o dofinansowanie. Co ważne, należy określić wartość dodaną w odniesieniu do każdego z partnerów projektu. Przygotowując wniosek, warto poświęcić temu zagadnieniu trochę uwagi, ponieważ brak rzeczywistej wartości dodanej bądź nieodpowiednie jej wyartykułowanie jest najczęstszym błędem, który skutkuje niska oceną, a tym samym nieprzyznaniem dofinansowania.

Projekty współpracy ponadnarodowej mogą być realizowane w ramach wszystkich priorytetów (z wyłączeniem projektów na rzecz inicjatyw lokalnych, podejmowanych na terenach wiejskich, a więc działań 6.3, 7.3, 9.5 PO KL). Należy pamiętać, że w przypadku każdego z priorytetów PO KL musi istnieć mocne uzasadnienie podejmowanej współpracy w partnerstwie ponadnarodowym. A poza tym, co najważniejsze, działania podejmowane na poziomie ponadnarodowym muszą prowadzić do realizacji celów szczegółowych danego priorytetu. Cele te zostaną osiągnięte dzięki wykorzystaniu doświadczeń partnerów z innych krajów. Projekty realizowane w partnerstwach ponadnarodowych mogą dotyczyć już gotowych, stosowanych w innych krajach rozwiązań, np. przewidywać ich adaptowanie na polskim gruncie, bądź też wypracowywać nowe rozwiązania przy udziale partnerów z innych krajów.

Może to być chociażby wspólne rozwiązywanie problemów, które dotyczą wszystkich partnerów projektu. Możliwe jest także równoległe tworzenie nowatorskich rozwiązań. Kwalifikowalnymi modelami są także wymiana doświadczeń oraz wymiana kluczowych osób realizujących projekt - jednak pod warunkiem, że towarzyszy im w projekcie któryś z modeli wymienionych wyżej. W projektach współpracy istnieje zamknięty katalog dozwolonych form działań, czyli organizowanie konferencji, warsztatów, seminariów, spotkań, przeprowadzanie badań i analiz, przygotowanie, tłumaczenie i wydawanie publikacji, adaptowanie rozwiązań wypracowanych w innym kraju, doradztwo, wymiana pracowników, staże wizyty studyjne, a także wypracowywanie nowych rozwiązań. Działania te mogą istnieć samodzielnie, bądź stanowić - w zależności od rodzaju projektu - jedynie formy towarzyszące. Formy działań kwalifikowalnych mogą zostać także ograniczone przez instytucję pośredniczącą w planie działania i dokumentacji konkursowej.

Współpraca ponadnarodowa, co oczywiste, musi odbywać się w partnerstwie. Nie muszą to być podmioty realizujące projekt w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ale zawsze projekty muszą mieć cele mieszczące się w obszarach wsparcia tego funduszu. Warto podkreślić, że możliwe jest także partnerstwo z siecią instytucji zagranicznych, działających w podobnych obszarach.

Można wyróżnić cztery podstawowe wyznaczniki określające, czy współpraca jest partnerstwem. Po pierwsze, jest to tzw. zasada wspólnego celu, zgodnie z którą cel, dla którego powstaje partnerstwo jest możliwy do osiągnięcia tylko wówczas, gdy do projektu zaangażowani zostaną partnerzy spoza naszego kraju. Cel ten powinien być ważny dla wszystkich partnerów i wszyscy powinni dążyć do jego osiągnięcia. Druga zasada dotyczy równości, inaczej równorzędności partnerów, a więc wiąże się z równym prawem do merytorycznego przygotowania i realizacji projektu. Oznacza także taki sam dostęp wszystkich uczestniczących podmiotów do zasobów wypracowywanych przez partnerstwo. Kolejna reguła opiera się na dobrowolności udziału w partnerstwie. Czwarta zasada, najtrudniejsza do wdrożenia i weryfikacji, jest związana z wypracowaniem i wyznawaniem wspólnych zasad i wartości.

Przy konstruowaniu partnerstwa nie można zapomnieć o kwestiach finansowych. Krajowa Instytucja Wspomagająca zaleca oszacowanie minimalnej wartości wyodrębnionego projektu ponadnarodowego na 100 tys. zł, a w przypadku komponentu ponadnarodowego do 30 proc. wartości projektu. Zgodnie z podstawową zasadą projektów ponadnarodowych, czyli zasadą wzajemności, partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy, a więc także wszystkie koszty powinny być podzielone pomiędzy uczestniczące podmioty. Druga reguła dotyczy podziału kosztów - każdy z partnerów ponosi swoje wydatki w projekcie, a koszty liczone są proporcjonalnie do korzyści, które przynosi im współpraca. Tym samym każdy z uczestniczących podmiotów musi sam zadbać o to, aby sfinansować swoje zadania. To niezwykle ważne przy poszukiwaniu partnera i niestety często staje się przeszkodą w sfinalizowaniu i sformalizowaniu partnerstwa. Warto wiedzieć, że w projektach współpracy ponadnarodowej dopuszczalny jest transfer środków pieniężnych między partnerami, ale instytucja zarządzająca zaleca ograniczenie przepływu środków finansowych oraz unikanie refakturowania.

Z realizacją projektów partnerskich wiąże się oczywiście większe ryzyko niepowodzenia. Z doświadczeń EQUAL wynika, że zagrożeniem jest przede wszystkim duża liczba zaangażowanych partnerów - w związku z trudnościami organizacyjnymi i komunikacją. Im większa liczba parterów, tym trudniejsze staje się zarządzanie projektem. I choć nie ma formalnego ograniczenia ilości partnerów, zaleca się, żeby oprócz wnioskodawcy polskiego w projekcie uczestniczyły nie więcej niż 3 podmioty zagraniczne. Drugim istotnym zagrożeniem dla realizacji projektu w partnerstwie jest brak "wspólnoty celów". Aby partnerstwo mogło dobrze funkcjonować, niezbędne jest wskazanie na początku (najlepiej na etapie składania listu intencyjnego) wspólnych założenia i działań niezbędnych do ich realizacji. Spore trudności napotykają także często partnerstwa wielosektorowe.

Każda instytucja pośrednicząca jest zobowiązana do zarezerwowania od 1 do 5 proc. środków w ramach każdego priorytetu na realizację projektów ponadnarodowych i innowacyjnych, a także zapewnienie środków na realizację projektów z komponentem ponadnarodowym zgłaszanym jako zmiana do projektu standardowego. Rozszerzenie może nastąpić tylko na pisemny wniosek beneficjenta do instytucji pośredniczącej pierwszego bądź drugiego stopnia. We wniosku powinno znaleźć się uzasadnienie wprowadzenia komponentu, a także określony obszar, cele, rezultaty, harmonogram działań oraz budżet komponentu ponadnarodowego (nie może on przekroczyć 30proc. całkowitej wartości budżetu projektu). Na tym etapie należy też dołączyć list intencyjny potencjalnego partnera - a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, podobnie jak w przypadku innych projektów współpracy ponadnarodowej, także umowę partnerską, regulującą wszystkie najważniejsze kwestie, związane z wdrażaniem projektu. Rozszerzenie podlega negocjacjom, co oznacza, że instytucja pośrednicząca może się zgodzić bądź nie na rozszerzenie projektu, kierując się względami merytorycznymi lub finansowymi - a więc bierze pod uwagę wartość dodaną wynikającą ze współpracy oraz weryfikuje, czy posiada wolne środki finansowe. Wydając decyzję, instytucja pośrednicząca może posiłkować się także opiniami ekspertów. Komponent jest zawsze wprowadzany jako zmiana do umowy, a więc konieczne jest podpisanie aneksu przez beneficjenta. Niezbędne jest również ponowne złożenie wniosku na standardowym formularzu z uwzględnieniem zmian. Szczegółowe warunki zawsze określa instytucja pośrednicząca, a więc to z nią należy się kontaktować. Świetne kompendium wiedzy w zakresie problematyki przygotowania i realizacji projektów ponadnarodowych stanowi podręcznik wydany przez Krajową Instytucję Wspomagającą pt. "Projekty współpracy ponadnarodowej".

dr Marta Margiel

Uniwersytet Śląski

Dział Projektów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą