Zarządzanie licencjami. Dlaczego warto i jak to robić?

Postępująca transformacja cyfrowa wymusza na wielu organizacjach zmianę i dostosowanie bieżących procesów biznesowych do technologicznej rzeczywistości. Ta niewątpliwa szansa na utrzymanie konkurencyjności przedsiębiorstwa we współczesnym świecie, w praktyce wymaga od firm wykorzystywania coraz większej ilości oprogramowania. To z kolei wiąże się ze stale rosnącą ilością formalnych obowiązków i obostrzeń, nakładanych przez producentów oprogramowania na użytkowników końcowych, zawartych w licznych i skomplikowanych licencjach i innych dokumentach, kształtujących zasady i granice korzystania z oprogramowania przez organizację.

Nieznajomość tych zasad, jak również brak umiejętności ich poprawnej interpretacji, mogą narażać przedsiębiorstwo zarówno na znaczne straty finansowe, jak i na niepotrzebne ryzyko prawne. Z tych powodów coraz większą rolę w organizacjach (zwłaszcza tych o rozbudowanych strukturach) odgrywa proces zarządzania licencjami na oprogramowanie (Software Asset Management, SAM). Wdrożenie odpowiednich mechanizmów z obszaru SAM nie tylko ogranicza ryzyko organizacji w zakresie naruszenia warunków licencyjnych oprogramowania, ale również pozwala na generowanie oszczędności poprzez optymalizację wykorzystania już posiadanych programów komputerowych czy procesu zakupowego. Efektywne zarządzanie ryzykami licencyjnymi wymaga jednak przede wszystkim zaangażowania w proces wykwalifikowanego personelu (Software Asset Managers), który zapewni nadzór nad posiadanymi przez organizację zasobami informatycznymi. Jednak wciąż jeszcze nie wszystkie organizacje dostrzegają korzyści wynikające z wyodrębnienia jednostki organizacyjnej lub roli dedykowanej obszarowi SAM i zapewnienia jej odpowiednich zasobów i przestrzeni rozwoju.

Ryzyka niezgodności licencyjnej mają różne źródła - jednak ich wspólnym mianownikiem jest stosunkowo wysoki poziom skomplikowania (a w konsekwencji - łatwość przeoczenia istotnych zagrożeń) oraz znaczne koszty finansowe grożące organizacji w przypadku ziszczenia się tych ryzyk.

Jednym z kluczowych wyzwań stojących przed zespołem SAM jest zinwentaryzowanie uprawnień licencyjnych do oprogramowania. Wbrew pozorom, zadanie to może być skomplikowane nawet w organizacjach małych i średnich. Proces wymaga nie tylko skatalogowania wykorzystywanego software’u, ale także zlokalizowania kompletnej dokumentacji (nierzadko rozproszonej na skrzynkach mailowych lub w archiwach) oraz jej gruntownej analizy. W świetle poziomu złożoności dokumentacji licencyjnej zadanie to wymaga z reguły zarówno podstawowej wiedzy prawniczej, jak również - a wręcz przede wszystkim - odpowiedniego doświadczenia i dogłębnej znajomości praktyki (dotyczy to zarówno licencjonowania, jak i specyfiki danego producenta).

Błędy w zarządzaniu mogą pojawić się na każdym etapie "życia" oprogramowania - na etapie zawierania umowy licencyjnej, w procesie alokacji dostępów, w procesie podejmowania decyzji o rezygnacji ze wsparcia czy wreszcie - w sytuacji otrzymania informacji o audycie producenta oprogramowania.

Najbardziej oczywistym ryzykiem związanym z takimi nieprawidłowościami są konsekwencje audytów licencyjnych. Producenci oprogramowania wykorzystywanego w warunkach biznesowych standardowo zastrzegają sobie uprawnienie do takich audytów, a najwięksi gracze na rynku przeprowadzają je regularnie. Stwierdzone w czasie takich audytów niezgodności licencyjne mogą być podstawą do żądania dodatkowych opłat. Wartości takich roszczeń często liczone są w milionach złotych, przy czym znane są również przypadki, w których żądano znacznie wyższych sum. Wbrew pozorom z reguły nie chodzi tu o korzystanie z "pirackich" kopii oprogramowania, a o przypadki znacznie mniej jednoznaczne, takie jak włączenie dodatkowo płatnych funkcji, integrację licencjonowanego oprogramowania z innymi systemami czy specyfikę środowiska informatycznego, w którym to oprogramowanie jest eksploatowane.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości licencyjnych to od merytorycznego przygotowania zespołu licencyjnego organizacji zależy skuteczność argumentów na odparcie zarzutów producenta i uzgodnienia korzystnych warunków zakończenia sprawy. Przykładem może być pozew Micro Focus przeciwko Express Scripts, gdzie właściwie sformułowana argumentacja m.in. w zakresie braku odpowiedniego określenia metryk licencyjnych przyczyniła się do orzeczenia na korzyść pozwanego klienta. Według doniesień medialnych, wartość przedmiotu sporu w tym wypadku wynosiła ponad 20 milionów dolarów. Na przeciwległym biegunie lokuje się spór pomiędzy SAP a Diageo, rozstrzygany przez sądy angielskie w 2017 r. Nieostrożna integracja systemu SAP z zewnętrznym oprogramowaniem, zwiększająca faktycznie liczbę użytkowników, którzy pośrednio mogą odczytywać i zapisywać dane z systemu SAP, doprowadziła do wystąpienia przez SAP z żądaniem zapłaty dodatkowego wynagrodzenia w wysokości ponad 50 mln funtów. W tej sprawie nie miało znaczenia, że spółka Diageo nie naruszyła prawa autorskiego. Sąd uznał, że spełnione były warunki, które zgodnie z umową uprawniały SAP do żądania dodatkowego wynagrodzenia.

Właściwe zarządzanie oprogramowaniem w przedsiębiorstwie nie jest przy tym tylko kwestią przeglądnięcia zawartych umów przez zespół prawny. Właściwa, wyważona i świadoma analiza wymaga łączenia kompetencji prawnych, informatycznych i znajomości praktyki rynkowej. Nie jest to również zadanie jednorazowe. Każda zmiana w sposobie korzystania z oprogramowania, nawet tylko polegająca na zmianie konfiguracji eksploatowanych systemów, będzie musiała być oceniana pod kątem zawartych umów, aby uniknąć dodatkowych opłat.

Brak wiedzy - zarówno teoretycznej, jak i praktycznej - przekłada się również na nieefektywny sposób wykorzystania już posiadanego oprogramowania, a także na niepoprawną identyfikację potrzeb licencyjnych organizacji. W obydwu tych przypadkach, konsekwencją może być ponoszenie zbędnych wydatków na oprogramowanie - np. opłat za asystę techniczną dla oprogramowania, które nie jest wykorzystywane (lub jest wykorzystywane w mniejszym zakresie, niż faktycznie posiadana liczba uprawnień), zakup licencji na oprogramowanie, którego funkcjonalności są zapewnione przez programy już posiadane przez przedsiębiorstwo, czy wybór nieefektywnego modelu licencjonowania, tj. opartego na metrykach licencyjnych lub innych parametrach, które prowadzą do wyższych kosztów pozyskania, niż alternatywne modele licencjonowania oferowane przez producenta.

Z drugiej strony prawidłowe zarządzanie obszarem licencyjnym to szansa na optymalizację całokształtu rozwiązań licencyjnych w organizacji.  Może to być związane np. z odpowiednią alokacją licencji na oprogramowanie w ramach grupy kapitałowej, czy też obniżeniem kosztów wdrażania nowych rozwiązań (np. w ramach migracji do chmury obliczeniowej przy wykorzystaniu modelu BYOL - Bring Your Own License). Optymalizacja może również - w określonych przypadkach - przyjąć formę sprzedaży nadwyżki posiadanych przez siebie licencji na oprogramowanie na rynku wtórnym lub też nabycia w ten sposób "brakujących" licencji.

Najbardziej efektywną ścieżką zarządzania powyższymi ryzykami i maksymalizowania szans optymalizacji (kosztowej i organizacyjnej) jest budowa zespołu odpowiedzialnego za obszar SAM i rozwój jego kompetencji w oparciu o trzy filary:

- Wiedzę - tylko gruntowna wiedza, zarówno technologiczna, jak i - w niezbędnym zakresie - również prawna, umożliwia prawidłowe i efektywne zarządzanie obszarem licencyjnym oraz skuteczne wsparcie organizacji w procesach audytów licencyjnych i sporach.

- Praktykę - Software Asset Managers powinni posiadać specjalistyczne umiejętności oraz mieć możliwość wymiany doświadczeń z innymi profesjonalistami w tej dziedzinie.

- Zarządzanie - cechą odróżniającą SAM od innych specjalistów odpowiedzialnych za oprogramowanie są kompetencje zarządcze, wyrażające się w umiejętności stosowania wiedzy i doświadczenia praktycznego w konkretnym środowisku pracy, w kontekście konkretnej organizacji, jej potrzeb i uwarunkowań.

Pierwszym krokiem ku optymalizacji i bezpieczeństwu prawnemu organizacji w obszarze licencyjnym jest uwzględnienie przez jej kierownictwo potrzeby wdrożenia procesu jego kompleksowego i profesjonalnego zarządzania, tak by ryzyka i zagrożenia przekuć w szanse i możliwości. Zespół SAM oparty o wiedzę, wyposażony w praktyczne doświadczenie i kompetencje zarządcze pozwala te cele realizować w bieżącej działalności.

dr Zbigniew Okoń, partner w kancelarii Maruta Wachta;
Wojciech Kokot, associate w kancelarii Maruta Wachta.

Kancelaria Maruta Wachta jest organizatorem unikalnego programu rozwoju kompetencji SAM for Experts oraz inicjatorem spotkań profesjonalistów SAM - SAM SIG [Special Interest Group].