W Velaves Spa & Resort zorganizujesz event, który wszyscy zapamiętają.

Istotą jest dotarcie z komunikatem o danej treści do konkretnej grupy odbiorców. Bez względu na to czy organizujesz wydarzenie biznesowe (business events) dla kontrahentów, motywacyjne dla pracowników (incentive events), event społeczny lub jubileusz czy bankiet - powinien obejmować kilka niezbędnych elementów oraz unikalną atrakcję, która sprawi, iż wydarzenie zostanie włączone do listy "tych niezapomnianych". Jest to bowiem nie wydatek lecz inwestycja, która - solidnie przygotowana i skrojona na miarę - może przynieść znaczące korzyści dla firmy i jej wizerunku. O czym należy pamiętać przy organizacji eventu z prawdziwego zdarzenia opowiedzą specjaliści z Velaves Spa & Resort we Władysławowie zajmujący się na co dzień organizacją wydarzeń, konferencji i szkoleń.

Cel

Rodzaje eventów, a tym samym ich cele, są bardzo różnorodne. Spotkania biznesowe jak targi i konferencje służą nawiązaniu nowych kontaktów i podtrzymaniu dotychczasowych relacji z partnerami, dostawcami, sponsorami. Imprezy firmowe czy pracownicze, szkolenia, wycieczki lub jubileusz firmy pozwalają podnieść motywację, integrują i budują zespół. Wydarzenia specjalne dedykowane są klientom firmy. Bez względu na powód ich organizacji pamiętajmy, że eventy zawsze będą służyć komunikacji zewnętrznej, dlatego przygotowana impreza musi być dobrze zaplanowana i oryginalna, a jej scenariusz odpowiednio dopasowany do okazji, ale też spójny z wizerunkiem i misją firmy.

Pieniądze to nie wszystko

Aby móc określić m.in.: cele eventu, grupę docelową, formę przekazu o wydarzeniu ważny jest dobrze napisany brief, którego założenia nie pozostawią miejsca na ewentualne błędy. Czym więc jest brief i jak może nam pomóc?

Brief opracowuje klient lub wypełniamy go wspólnie, uściślając w nim swoje oczekiwania. Ważnym elementem eventu jest budżet. Kondycja finansowa firmy w głównej mierze decyduje o charakterze imprezy, a tym samym o wyborze miejsca, przewidywanych atrakcjach towarzyszących i przebiegu.

Ocena możliwości finansowych firmy będzie łatwiejsza po przygotowaniu odpowiedniego kosztorysu. Jeżeli budżet jest niewielki, bądź niewystarczający w stosunku do oczekiwań klienta, warto zastanowić się nad zmianą formy eventu, bądź dodatkowym źródłem finansowania. Doskonałym pomysłem jest pozyskanie sponsorów uzupełniających, którzy mogą wesprzeć wydarzenie zarówno pod względem wizerunkowym, jak i odciążyć finansowo. Dobrze, by ich działalność nawiązywała do programu imprezy, np.: przy organizacji targów pracy zaprośmy do współpracy firmy czy instytucje związane z rynkiem pracy, natomiast organizując pokaz aut ekskluzywnych możemy włączyć do sponsoringu np. bank. Z jednej strony obniży to nasze koszty, z drugiej pozwoli uatrakcyjnić imprezę i podnieść jej prestiż.

Burza mózgów

Kiedy cele i budżet zostaną już jasno określone, można przejść do dalszego etapu, czyli planowania. Warto zorganizować burzę mózgów kilku kluczowych osób, które zaplanują zarówno pożądane kwestie jak i postarają się przewidzieć sytuacje nieoczekiwane i zaplanować dla każdej z nich plan B. Ważne jest do kogo chcemy trafić z przekazem i co przez to osiągnąć. Przykładowo, organizując premierę nowego samochodu, naszymi gośćmi będą dotychczasowi, ale również potencjalni klienci, ważne więc będzie spójne dopasowanie wielu elementów do siebie tak, aby tworzyły jedną całość. Koncepcja przedsięwzięcia powinna zawierać takie elementy jak: termin imprezy - musimy wziąć pod uwagę okoliczności towarzyszące oraz czy terminy nie nakładają się na siebie, jak np. święta, wakacje, ferie, itd.; miejsce - warto zadbać o dogodny dojazd, odpowiedni dla przewidywanej liczby gości oraz o bazę noclegową;

Często goście biznesowi wybierają nasz obiekt ze względu na bogate zaplecze noclegowe, jest to bardzo istotne przy imprezach czy konferencjach dla większej liczby uczestników .

część merytoryczna, dodatkowe atrakcje - jak występy zespołów, pokazy kulinarne, pokazy mody, zabiegi w spa, czy wspólna gra w Ricochet'a;

oświetlenie, nagłośnienie, oprawa muzyczna -elementy te powinny być dostosowane do charakteru wydarzenia;

personel - ważne jest przydzielenie zadań konkretnym osobom.

Kolejnym punktem jest logistyka - transport do miejsca wydarzenia, sprawne zakwaterowanie

w pokojach, przedstawienie planu dnia, czy podczas konferencji zapewnienie materiałów szkoleniowych;

menu - wbrew pozorom skomponowanie właściwego zestawu potraw nie jest zadaniem prostym, a stanowi ważny element imprezy.

bezpieczeństwo - uzyskanie odpowiednich zezwoleń.

Komunikacja najważniejsza

Mamy już cel, budżet, plan oraz scenariusz. Co dalej? Oczywiście dystrybucja zaproszeń - powinny zachęcać do udziału grafiką oraz nieść za sobą obietnicę pozytywnej atmosfery i dobrze spędzonego czasu. Zaproszenia powinny wywoływać także poczucie wyjątkowości u naszych gości. Bardzo ważny jest dobry kontakt z mediami - im większy rozgłos jest potrzebny dla powodzenia wydarzenia, tym więcej mediów powinniśmy zaprosić, włączając media tradycyjne i alternatywne, jak na przykład Internet. Pamiętajmy jednak o jednym, że w mediach będzie się mówić o dobrze przygotowanym, oryginalnym wydarzeniu, ale o tym, które będzie źle przygotowane media powiedzą jeszcze więcej i niekoniecznie pozytywnie. Dlatego zarówno do wydarzenia jak i do kontaktu z mediami należy się bardzo dobrze przygotować, np. w postaci materiałów foto i video, informacji prasowych, relacji z wydarzenia. Warto również wyznaczyć do kontaktu z mediami jedną, konkretną osobę.

Czym więc jest dobry event?

Wszystkie te działania - zarówno pre-eventowe - mające na celu zainteresowanie odbiorców i przyciągnięcie ich do wydarzenia, dystrybucja zaproszeń i przygotowanie materiałów reklamowych, jak i organizacja eventu - przygotowanie scenariusza imprezy i koordynacja poszczególnych działań oraz działania post-eventowe związane z kontaktem z mediami są równie istotne. Podsumowując - dobry event to oryginalna kreacja, łącząca treści marketingowe z rozrywką tak, by przekazywanie komunikatu odbywało się w sposób niewymuszony, a sens pozostał w pamięci odbiorców na długo.