CIT: Samochód prywatny dla firmy

Stanowisko takie zajął Trzeci Urząd Skarbowy w Bydgoszczy w postanowieniu z dn. 17 listopada 2005 r. (sygn. PG-1-423-9/05).

Zgodnie z ogólną zasadą przewidzianą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w przepisie art. 16 ust. 1. Zatem za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki - po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, tj. wymienionych w negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów - o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Mowa tu o kosztach bezpośrednio jak i pośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem oraz o kosztach dotyczących całokształtu działalności podatnika, czyli związanych z funkcjonowaniem firmy.

Kosztem uzyskania przychodów są wydatki z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych nie stanowiących składników majątku podatnika, ale tylko w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wydatkiem objętym omawianym limitem z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej takich samochodów, są wszystkie wydatki, do których zaliczyć należy w szczególności czynsz płacony z tytułu zawartej umowy najmu, paliwo, części zamienne, ewentualne składki na ubezpieczenie.

Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu według obowiązującego wzoru. W razie braku przedmiotowej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Należy zaznaczyć, iż ograniczenie możliwości zaliczania niektórych wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy m.in. samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu. Należy zaznaczyć, iż przepis ten odwołuje się wyłącznie do umów leasingu, zatem w przypadku umów najmu (dzierżawy) pojazdów należy prowadzić stosowną ewidencję.

Przebieg pojazdu - jak wskazano w omawianym postanowieniu - powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej nastepujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W przypadku używania samochodu osobowego obcego, w tym także udziałowca nie będącego pracownikiem Spółki, podatnik obowiązany jest zwrócić koszty używania samochodu jego właścicielowi (posiadaczowi), bądź sam je ponosić. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest jednostronnym świadczeniem ponoszonym na rzecz udziałowca. Zatem - jak uznał organ podatkowy - jeżeli spełnione zostaną wymogi określone w powyżej cytowanych przepisach wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu dla potrzeb firmy przez członka zarządu (udziałowca) nie będącego pracownikiem spółki stanowić będą dla spółki koszt uzyskania przychodu.

Michał Zwyrtek