Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy?
Schyłek zimy to czas szczególnie trudny dla wszystkich zmęczonych mrozami i niepogodą. A takich w naszej części Europy nie brakuje. Czujemy coraz większy deficyt energii, słońca i witamin. Często stan ten odbija się na naszej efektywności i produktywności w pracy. Wraz z nadejściem wiosny warto zatem przyswoić sobie kilka dobrych nawyków oraz uświadomić mechanizmy, które wpływają na wydajność. Wprowadźmy w życie zasady, które zmienią nasze postrzeganie utartych schematów i procesów, a przed wszystkim znacznie ułatwią nam pracę.
Efektywność to w dużym uproszczeniu umiejętność właściwego działania oraz osiąganie wyników współmiernych do nakładów pracy i czasu. Może ona zależeć od wielu czynników. Począwszy od naszego nastawienia i nawyków, a skończywszy na skutecznie działających sprzętach biurowych, które mogą nam ułatwiać lub skutecznie utrudniać pracę.
Poniższa tabela przedstawia czynniki, od których zależeć może nasza efektywność:
Taka umiejętność może stać się naszym dobrym nawykiem. Żeby systematycznie powielać efektywne i zaplanowane działania musimy dostrzec ich atrakcyjność oraz mieć przekonanie, że jesteśmy w stanie je zrealizować. W procesie wdrażania dobrych nawyków trzeba wiedzieć: Jaki jest cel? Co zyskamy?
Dobry harmonogram pomaga kontrolować nam czas przeznaczony na poszczególne zadania, np. "Trzy godziny, które każdego dnia mogę poświęcić na kontakt z klientami w najbliższym czasie zaowocują realizacją ciekawych projektów". Korzyści, które wynikają z powyższego przykładowego działania stanowią pozytywne wzmocnienie - niosą ze sobą dobre emocje. Te zaś przyczyniają się również do utrzymania regularności w ich wykonywaniu.
Przykłady działań, które pomogą zaoszczędzić czas.
• Planowanie na piśmie - istnieje większe prawdopodobieństwo tego, że rzeczywiście zadania zostaną wykonane. Trzeba jednak pozostawić także miejsce na realizację nieprzewidzianych zadań;
• Kontrola planu - warto sprawdzać, czy w danym momencie pracujemy efektywnie czy też nie. Kiedy wprowadzimy do swojego dnia pracy zwyczaj samokontrolowania się, staniemy się bardziej aktywni i zaoszczędzimy sporo czasu;
• Wyznaczając cele, zakładajmy terminy ich realizacji;
• Pracujmy według ustaleń w kalendarzu;
• Delegujmy zadania - nie bierzmy wszystkiego na siebie;
• Narzędziami, które wspomagają zarządzanie są również : wideokonferencje, Intranet, grupy dyskusyjne.
- Określenie dążeń dostarcza odpowiedzi na pytanie o to, co chcemy uzyskać finalnie, a przy tym ułatwi obranie najbardziej odpowiedniego kierunku poruszania się po ścieżce kariery. Regularna praca nad celami powoduje także utrzymanie wizji działania w umyśle - mówi Weronika Skrzyniarz Koordynator Projektów Szkoleniowych z Job Trainings (Grupa Job). Ponadto, warto pamiętać, że wyznaczanie terminu wykonania i formułowania celu w pierwszej osobie w czasie teraźniejszym, sprawia, że podświadomość zaczyna pracować nad tym, aby rzeczywistość zewnętrza stała się zgodna z nowymi poleceniami - celami.
Warto pamiętać o kilku założeniach przy obieraniu celu:
Przy ustalaniu celów należy pamiętać także o pewnej elastyczności, którą wymusza na nas praca zespołowa. Nasz zaplanowany harmonogram ma służyć przede wszystkim nadaniu kierunku naszym działaniom. Ustalamy go i przyjmujemy zbliżony termin realizacji zadania, po to, aby jaśniej zobaczyć cel. Natomiast konieczna jest również świadomość i przyzwolenie na to, że w trakcie dnia pojawiają się zdarzenia, których my sami nie planowaliśmy, a często są one wynikiem innych działań wymagających reakcji.
Tak właśnie rozumieć można multitasking - umiejętne reagowanie na sytuacje, zdefiniowanie ich i elastyczne dopasowanie się do nagłej sytuacji. - Multitasking nie oznacza, że nie mamy wyznaczać celów, oznacza to, że przywiązywanie się do jednego zadania również nie jest dobrym rozwiązaniem. Brak elastyczności w pracy (i życiu) oraz skupienie na tylko jednym zadaniu, może negatywnie wpłynąć na kondycję firmy - mówi Skrzyniarz (Grupa Job).
Zdarza się i tak, że wymuszone przez czynniki zewnętrzne przerwy w pracy mogą wpływać pozytywnie na końcowy efekt i przyczynić się to lepszego wykonania zadań. Chwilowa rozmowa z kolegą zza biurka lub wykonanie zadania mniej obciążającego nasz umysł przynosi niespodziewane rozwiązanie problemu.
Nasz mózg potrzebuje zarówno jasnych celów, jak i odpoczynku, a utrzymywanie go w higienicznej kondycji na pewno przyniesie spodziewane profity. Uświadomienie sobie własnych nawyków, ich wpływu na naszą wydajność i przepracowanie rozwiązań niwelujących niektóre rutynowe i mało efektywne działania to pierwszy krok ku zmianie. Praca według kilku zasad, zgodna z naczelnymi celami sprawi, że żadna pora roku nie będzie dla nas mniej efektywnym okresem.
