Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały uregulowane w ustawie o rachunkowości /AFP

Oprócz przepisów ustawy o rachunkowości uregulowanie sposobu sporządzania spisu z natury zawierają przepisy § 27 i następne rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Mają one zastosowanie do podmiotów prowadzących tego rodzaju ewidencję podatkową.

Czym jest inwentaryzacja?

Na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, mimo braku definicji inwentaryzacji, można uznać, że jest to pewien zespół czynności, których przeprowadzenie umożliwia ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów firmy. Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy, jednostki, przez które ustawa w art. 2 ust. 1 pkt 1 rozumie w szczególności spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), mają obowiązek stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 powołanej ustawy, prowadzenie rachunkowości obejmuje również okresowe ustalanie lub sprawdzanie w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki.

Podstawowe zasady prowadzenia inwentaryzacji określają art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Wskazują one zakres przedmiotowy, metody oraz terminy, w których inwentaryzacja musi zostać przeprowadzana.

Zasady prowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacja, jako jeden z elementów zasad (polityki) rachunkowości, powinna być prowadzona zgodnie z przewidzianymi w art. 5 i 7 ustawy o rachunkowości zasadami ciągłości i ostrożności. Składniki aktywów i pasywów zebrane w jednym wykazie i potwierdzone ich inwentaryzacją stanowią inwentarz. Z reguły przyjmuje on formę sporządzanego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej wraz z zestawieniem sald kont ksiąg pomocniczych.

Reguły przeprowadzania inwentaryzacji mogą zostać zebrane w wewnętrznie obowiązującym akcie prawnym, mającym z reguły formę instrukcji inwentaryzacyjnej ustalanej zarządzeniem kierownika jednostki. Instrukcja może również stanowić element polityki rachunkowości obowiązującej w jednostce. Jeżeli jest to zgodne z modelem ustrojowym jednostki, instrukcja inwentaryzacyjna może przybrać formę zarządzenia podlegającego ogłoszeniu w odpowiednim Dzienniku Urzędowym (np. Zarządzenie Nr 25 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dn. 1.09.2009 r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej, Dz.Urz. WUG Nr 10, poz. 68). Natomiast w celu ujednolicenia sposobu dokumentowania czynności i wyników inwentaryzacji wzory takich dokumentów mogą zostać ustalone jako załącznik do instrukcji inwentaryzacyjnej. Mogą to być m.in.:

• oświadczenia pracowników jednostki ponoszących odpowiedzialność materialną za powierzone mienie (przed i po przeprowadzeniu spisu z natury);
• potwierdzenia sald należności z kontrahentem;
• protokoły z inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych;
• protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych;
• sprawozdania ciał (komisji, zespołów) przeprowadzających inwentaryzację.

Jednostka ma obowiązek przechowywać dokumenty sporządzone w czasie inwentaryzacji przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku obrotowego następującego po roku, którego te dokumenty dotyczą. Ponadto art. 27 ust. 1 ustawy, nakładając na jednostkę obowiązki obejmujące nie tylko prawidłowe udokumentowanie przeprowadzonej inwentaryzacji oraz jej wyników, zobowiązuje jednostkę do powiązania ich z zapisami prowadzonych ksiąg rachunkowych. Kwestie te powinny zostać uwzględnione w instrukcji inwentaryzacyjnej. W szczególności ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem aktywów i pasywów wykazanym w księgach rachunkowych jednostki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy).

Jednostka może natomiast nie przeprowadzać inwentaryzacji w przypadku:

• ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli nie następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki;
• połączenia lub podziału jednostek, za wyjątkiem spółek kapitałowych, o ile strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Metody

Przepis art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości przewiduje trzy metody prowadzenia inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie (uzgodnienie) sald, a także porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikację wartości składników majątkowych.

Spis z natury obejmuje:

• aktywa pieniężne, za wyjątkiem aktywów zgromadzonych na rachunkach bankowych;
• papiery wartościowe w postaci materialnej;
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych;
• środki trwałe;
• nieruchomości zaliczone do inwestycji;
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Potwierdzenie (uzgodnienie) sald, przez które rozumie się otrzymane od banków i kontrahentów jednostki potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów, obejmuje:

• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki;
• papiery wartościowe w formie zdematerializowanej;
• należności, w tym udzielone pożyczki;
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacja wartości składników majątkowych ma zastosowanie do:

• środków trwałych o znacznie utrudnionym dostępie;
• gruntów;
• praw zakwalifikowanych do nieruchomości;
• należności spornych i wątpliwych (z uwzględnieniem szczególnych należności bankowych wskazanych w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy);
• innych aktywów i pasywów niepodlegających metodom spisu z natury i potwierdzenia sald;
• aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji za pomocą dwóch pozostałych metod, o ile zastosowanie tych metod z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Inwentaryzacja w drodze spisu z natury prowadzona jest ręcznie z użyciem arkuszy spisowych lub elektronicznie i obejmuje następujące czynności:

• ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich policzenie, zmierzenie, zważenie (w zależności od rodzaju składnika i jego postaci materialnej);
• spis składników objętych inwentaryzacją i ich wycenę ilościową;
• porównanie ustalonych wartości z danymi w księgach rachunkowych jednostki;
• ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn ich powstania oraz rozliczenie.

Inwentaryzacja wykonywana jest ponadto z wykorzystaniem następujących metod:

• pełnej inwentaryzacji okresowej - polegającej na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników objętych inwentaryzacją zgodnie z ich stanem na dzień, w który wypada termin inwentaryzacji;
• pełnej inwentaryzacji ciągłej - polegającej na stopniowym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników w celu objęcia inwentaryzacją w wyznaczonym okresie wszystkich składników;
• uproszczonej inwentaryzacji (wyrywkowej okresowej lub ciągłej) - polegającej na ustalaniu rzeczywistego stanu tylko części składników majątku objętych inwentaryzacją.