PGSSOFT (PSW): Ogłoszenie Zarządu PGS Software Spółka Akcyjna o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia na dzień 23 maja 2016 roku. - raport 13

Zarząd PGS SOFTWARE S.A. z siedzibą we Wrocławiu przekazuje w załączeniu treść ogłoszenia o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia PGS SOFTWARE .S.A. w dniu 23 maja 2016 roku.

OGŁOSZENIE

ZARZĄDU PGS SOFTWARE SPÓŁKA AKCYJNA

O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA

NA DZIEŃ 23 MAJA 2016 ROKU

Zarząd PGS SOFTWARE S.A. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Klecińskiej 123, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000304562, działając na podstawie art. 395 § 1, art. 399 § 1, art. 4021 i art. 4022 Kodeksu Spółek Handlowych, zwołuje na dzień 23 maja 2016 roku na godzinę 09:00, w siedzibie Spółki we Wrocławiu, przy ul. Klecińskiej 123, w sali konferencyjnej, Zwyczajne Walne Zgromadzenie.

I. Porządek obrad:

1. Otwarcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

2. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia

i jego zdolności do podejmowania uchwał.

4. Przyjęcie porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

5. Przedstawienie i rozpatrzenie:

a) sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2015,

b) sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2015,

c) wniosku Zarządu co do podziału zysku za rok obrotowy 2015 oraz wypłaty dywidendy,

d) uchwał Rady Nadzorczej z oceny sprawozdań określonych w pkt. a, b oraz wniosku Zarządu określonego w pkt. c powyżej.

6. Powzięcie uchwał w sprawach:

a) zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2015,

b) zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2015,

c) podziału zysku netto Spółki za rok obrotowy 2015 oraz wypłaty dywidendy,

d) udzielenia absolutorium Członkom Zarządu z wykonania obowiązków za rok obrotowy 2015,

e) udzielenia absolutorium Członkom Rady Nadzorczej z wykonania obowiązków za rok obrotowy 2015,

f) w sprawie dokonania zmian w Statucie Spółki,

g) w sprawie udzielenia Radzie Nadzorczej upoważnienia do ustalenia tekstu jednolitego Statutu Spółki,

h) w sprawie powierzenia Radzie Nadzorczej funkcji Komitetu Audytu.

7. Zamknięcie obrad.

II. Informacje dla Akcjonariuszy

1. Prawo do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Zarząd Spółki informuje, że prawo uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają, stosownie do art. 4061 KSH, wyłącznie osoby będące Akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniu 7 maja 2016 roku (dzień rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, zwany dalej „Dniem Rejestracji”), pod warunkiem, że przedstawią podmiotowi prowadzącemu ich rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w okresie do pierwszego dnia powszedniego po Dniu Rejestracji, tj. do dnia 9 maja 2016 roku. Uprawnieni z akcji imiennych oraz zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, jeżeli będą wpisani do księgi akcyjnej w Dniu Rejestracji.

Lista Akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie sporządzona na podstawie wykazu udostępnionego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych (Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie) oraz księgi akcyjnej i zostanie wyłożona w Biurze Zarządu, ul. Klecińska 123, 54-413 Wrocław, w godzinach od 08:00 do 16:00 przez 3 (trzy) dni powszednie przed odbyciem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 18,19 i 20 maja 2016 roku.

Akcjonariusz Spółki może żądać przysłania mu listy Akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza oraz przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zwz@pgs-soft.com w formacie PDF. Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w imieniu Akcjonariusza, w tym:

a) w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną - kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości Akcjonariusza lub

b) w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania Akcjonariusza na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu lub

c) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika - kopia dokumentu pełnomocnictwa podpisana przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza oraz kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionej do reprezentowania pełnomocnika na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

2. Wybrane uprawnienia Akcjonariuszy

Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący, co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki są uprawnieni do:

a) żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia; żądanie takie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. najpóźniej do dnia 02 maja 2016 roku. Żądanie powinno być sporządzone w języku polskim, zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad; żądanie może zostać złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zwz@pgs-soft.com, bądź w formie pisemnej na adres Spółki: PGS SOFTWARE SA, Biuro Zarządu, ul. Klecińska 123, 54-413 Wrocław;

b) zgłoszenia Spółce, przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, w języku polskim, osobno dla każdego projektu uchwały, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zwz@pgs-soft.com, bądź w formie pisemnej na adres Spółki: PGS SOFTWARE SA, Biuro Zarządu, ul. Klecińska 123, 54-413 Wrocław.

Do ww. żądań powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu, w tym:

a) zaświadczenie lub świadectwo depozytowe wydane przed podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki posiadane przez Akcjonariusza potwierdzające, że jest on faktycznie Akcjonariuszem Spółki oraz fakt, że reprezentuje on co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki,

b) w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną - kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości Akcjonariusza lub

c) w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania Akcjonariusza na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu lub

d) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika - kopia dokumentu podpisana przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza oraz kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionego do reprezentowania pełnomocnika na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

Dokumenty potwierdzające tożsamość przesyłane drogą elektroniczną powinny być w formacie PDF.

Każdy Akcjonariusz Spółki może podczas Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. Propozycje, o których mowa, powinny być sporządzone na piśmie, w języku polskim, osobno dla każdego projektu uchwały i zawierać imię i nazwisko albo firmę Akcjonariusza oraz projektowaną treść uchwały.

3. Sposób uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywanie prawa głosu

Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz inny niż osoba fizyczna może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.

Pełnomocnictwo powinno być sporządzone na piśmie lub w formie elektronicznej. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa na piśmie, należy pełnomocnictwo podpisane przez Akcjonariusza, bądź w przypadku Akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne, przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza, przesłać na adres Spółki: PGS SOFTWARE SA, Biuro Zarządu, ul. Klecińska 123, 54-413 Wrocław. Pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej powinno zostać złożone najpóźniej w chwili podpisywania listy obecności przez Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej powinno nastąpić z wykorzystaniem formularza pełnomocnictwa zamieszczonego na stronie internetowej Spółki pod adresem www.pgs-soft.com w zakładce Dla inwestorów/Walne Zgromadzenia.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę, nie później niż 1 (jeden) dzień roboczy przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 20 maja 2016 roku, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zwz@pgs-soft.com poprzez przesłanie na powyższy adres dokumentu pełnomocnictwa w formacie PDF podpisanego przez Akcjonariusza bądź, w przypadku Akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne, przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza. W przypadku Akcjonariuszy, którym przepisy prawa przyznają osobowość prawną, wraz z pełnomocnictwem należy przesłać odpis aktualny z właściwego rejestru w formacie PDF.

Pełnomocnictwo sporządzone w formie elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Powyższy sposób zawiadamiania ma na celu, jakkolwiek ograniczoną, identyfikację Akcjonariusza i jego pełnomocnika oraz weryfikację ważności pełnomocnictwa. Weryfikacja może również polegać na zwrotnym pytaniu skierowanym elektronicznie lub telefonicznie do Akcjonariusza lub pełnomocnika w celu potwierdzenia pełnomocnictwa i jego zakresu. Spółka nie może zagwarantować, że będzie w stanie zweryfikować tożsamość Akcjonariuszy udzielających pełnomocnictwa w dniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Procedurę powyższą stosuje się odpowiednio do odwołania pełnomocnictwa.

W celu identyfikacji Akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa, zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zawierać (jako załącznik w formacie PDF):

- w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub też innego urzędowego dokumentu poświadczającego tożsamość Akcjonariusza;

- w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna (osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej) – kopię odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (lub osób fizycznych) do reprezentowania Akcjonariusza oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub też innego urzędowego dokumentu poświadczającego tożsamość osób uprawnionych do reprezentowania Akcjonariusza podpisanych na pełnomocnictwie.

W przypadku wątpliwości, co do prawidłowości kopii wyżej wymienionych dokumentów, Zarząd Spółki zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzeniu listy obecności:

- w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot upoważniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości Akcjonariusza;

- w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna (osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej) – oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot upoważniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu.

Formularz, o którym mowa w art. 4023 § 1 pkt 5 KSH, pozwalający na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika jest udostępniony na stronie internetowej Spółki www.pgs-soft.com w zakładce Dla inwestorów/Walne Zgromadzenia. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za błędy w wypełnianiu formularza pełnomocnictwa.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje, iż w przypadku udzielenia przez Akcjonariusza pełnomocnictwa wraz z instrukcją do głosowania, Spółka nie będzie weryfikowała czy pełnomocnicy wykonują prawo zgodnie z instrukcjami, które otrzymali od Akcjonariuszy. W związku z powyższym, Zarząd Spółki informuje, że instrukcja do głosowania powinna być przekazana jedynie pełnomocnikowi.

Statut Spółki nie przewiduje możliwości uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Statut Spółki nie przewiduje również możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną.

4. Dokumentacja dotycząca Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia

Osoba uprawniona do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, który ma być przedstawiony na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, w tym projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki www.pgs-soft.com w zakładce Dla inwestorów/Walne Zgromadzenia oraz w Biurze Zarządu, ul. Klecińska 123, 54-413 Wrocław, w godzinach od 08:00 do 16:00.

5. Rejestracja obecności na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji, ewentualnie pobranie karty uprawniającej do głosowania, bezpośrednio przed salą obrad, na 30 minut przed rozpoczęciem obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Rekomenduje się, aby osoby uprawnione do uczestnictwa posiadały ze sobą w dniu odbycia obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, wydane imienne zaświadczenie stanowiące podstawę udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

6. Pozostałe informacje

Uwagi Zarządu Spółki lub Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia będą dostępne na stronie internetowej Spółki niezwłocznie po ich sporządzeniu.

Informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia udostępniane będą na stronie internetowej Spółki www.pgs-soft.com w zakładce Dla inwestorów/Walne Zgromadzenia.

Ryzyko związane z użyciem elektronicznej formy komunikacji, w szczególności żądanie umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, zgłaszanie projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz zawiadomienie Spółki o ustanowieniu pełnomocnika na adres e-mail wskazany w niniejszym ogłoszeniu, leży po stronie Akcjonariusza.

Wszelkie dokumenty wysyłane przez Akcjonariuszy do Spółki powinny być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być przedstawione wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje, że w sprawach nie objętych niniejszym ogłoszeniem stosuje się przepisy Kodeksu Spółek Handlowych oraz Statutu Spółki i w związku z tym prosi Akcjonariuszy Spółki o zapoznanie się z powyższymi regulacjami.

W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z uczestnictwem w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu prosimy o kontakt z Biurem Zarządu, tel. (71) 7982692, e-mail: zwz@pgs-soft.com.

III. Zmiany w Statucie Spółki

W związku z zamiarem wprowadzenia zmian w Statucie Spółki, Zarząd podaje do wiadomości treść dotychczas obowiązujących postanowień Statutu oraz proponowane zmiany (ad. 6f porządku obrad):

a) Obecne brzmienie §15 ust. 8 Statutu:

„§15 ust. 8 W przypadku Zarządu wieloosobowego do składania oświadczeń w imieniu Spółki upoważniony jest samodzielnie każdy z Członków Zarządu, w tym Prezes Zarządu oraz Wiceprezes Zarządu. Jednakże Członek Zarządu niebędący Prezesem ani Wiceprezesem Zarządu jest uprawniony samodzielnie do składania oświadczeń w imieniu Spółki do kwoty jednorazowego zobowiązania o wartości nieprzekraczającej równowartości 10.000 (słownie: dziesięć tysięcy) EUR, wg średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia transakcji. Gdy kwota zobowiązania przekracza równowartość 10.000 (słownie: dziesięć tysięcy) EUR do składania oświadczeń w imieniu Spółki wymagane jest współdziałanie dwóch Członków Zarządu niebędących Prezesem ani Wiceprezesem Zarządu lub jednego Członka Zarządu łącznie z Prokurentem.”

Proponowane brzmienie §15 ust. 8 Statutu:

„§15 ust. 8 W przypadku Zarządu wieloosobowego do składania oświadczeń w imieniu Spółki upoważniony jest samodzielnie każdy z Członków Zarządu, w tym Prezes Zarządu oraz Wiceprezes Zarządu. Jednakże Członek Zarządu niebędący Prezesem ani Wiceprezesem Zarządu jest uprawniony samodzielnie do składania oświadczeń w imieniu Spółki do kwoty jednorazowego zobowiązania o wartości nieprzekraczającej równowartości 50.000 (słownie: pięćdziesiąt tysięcy) EUR, wg średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia transakcji. Gdy kwota zobowiązania przekracza równowartość 50.000 (słownie: pięćdziesiąt tysięcy) EUR do składania oświadczeń w imieniu Spółki wymagane jest współdziałanie dwóch Członków Zarządu niebędących Prezesem ani Wiceprezesem Zarządu lub jednego Członka Zarządu łącznie z Prokurentem.”

Podstawa prawna: § 4 ust. 2 pkt. 1) Załącznika Nr 3 do Regulaminu ASO - "Informacje bieżące i okresowe przekazywane w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect"

Osoby reprezentujące spółkę:
Wojciech Gurgul - Prezes Zarządu