Rozliczenia VAT z duplikatu faktury
Podatnik ma prawo do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę, lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. W sytuacji gdy oryginał faktury nie dotarł do nabywcy lub uległ zniszczeniu, to sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii.
Podstawa do odliczenia
Jeżeli nabywca nie otrzymał faktury VAT (lub uległa ona zniszczeniu), ma prawo żądać wystawienia duplikatu faktury. Przepisy o VAT nie regulują formy (tj. ustnie czy pisemnie) złożenia wniosku do sprzedawcy o wystawienie duplikatu.
Należy podkreślić, że w przypadku gdy podatnik rozliczył VAT z faktury, która następnie mu zaginęła (lub uległa zniszczeniu), uzyskanie jej duplikatu jest niezwykle istotne. Brak oryginału faktury (podstawy do odliczenia VAT) w przypadku wykrycia tego faktu przez organ kontrolujący skutkuje utratą prawa do odliczenia VAT. Zwrócił na to uwagę WSA w Bydgoszczy w wyroku z dnia 23 marca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 11/10. Zdaniem Sądu, organy podatkowe nie są zobowiązane do poszukiwania za podatnika stosownych dokumentów ani do odtwarzania przebiegu zdarzeń u jego kontrahentów. W interesie podatnika jest posiadanie faktur VAT aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Skoro utracił on fakturę, to powinien możliwie szybko podjąć starania o uzyskanie duplikatu, jeżeli nie chce narazić się na zarzut, że odliczenie podatku naliczonego było bezpodstawne. W rozpatrywanej przez Sąd sprawie, u podatnika nastąpiła kradzież dokumentacji w listopadzie 2006 r., natomiast postępowanie kontrolne toczyło się w okresie od września do października 2008 r. Jak podkreślił Sąd podatnik przez okres prawie dwóch lat nie uczynił nic, aby uzyskać duplikaty faktur.
Wystawienie duplikatu
Zasady sporządzania duplikatów faktur określone są w § 20 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Jak wynika z tego przepisu, w sytuacji gdy oryginał faktury (faktury korygującej) ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę (fakturę korygującą), zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku faktur wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej sprzedawca przesyła duplikat nabywcy, zachowując go jednocześnie w swojej dokumentacji.
Wystawienie duplikatu faktury oznacza w praktyce ponowne wystawienie faktury VAT, zgodnej z danymi zawartymi w jej kopii, uzupełnionej o dopisek "DUPLIKAT" i datę jego wystawienia.
Rozliczenie VAT
Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury uzależniony jest od tego, czy oryginał faktury wcześniej dotarł do adresata i następnie zaginął bądź uległ zniszczeniu, czy też w ogóle do niego nie dotarł.
Jeżeli nabywca towaru czy usługi dokonał odliczenia VAT naliczonego z otrzymanego oryginału faktury, który następnie zaginął (lub uległ zniszczeniu), wówczas duplikat stanowi jedynie formę potwierdzenia uprzednio zaewidencjonowanej operacji i stanowi dowód prawa do odliczenia VAT. W takim przypadku otrzymany duplikat należy wpiąć do posiadanej dokumentacji w miejsce zaginionego oryginału faktury pierwotnej. Otrzymanie duplikatu pozostaje w takim przypadku bez wpływu na dokonane już wcześniej rozliczenie VAT naliczonego.
Inaczej będzie w sytuacji, gdy oryginał faktury w ogóle do adresata nie dotarł. Wówczas duplikat traktowany jest jak oryginał faktury. Konsekwencją tego faktu jest określenie terminu odliczenia VAT na okres rozliczeniowy, w którym otrzymano duplikat lub jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT). Tak uznał m.in. WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 29 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Po 368/10. Sąd stwierdził, że prawo do odliczenia VAT powstaje z chwilą otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności nabycia towaru lub usługi. Dokumentem tym jest zasadniczo oryginał faktury. Jego ewentualne zaginięcie po otrzymaniu przez podatnika i wystawienie w związku z tym duplikatu faktury nie zmienia określonego w ustawie terminu do odliczenia VAT.
Otrzymanie od sprzedawcy duplikatów faktur nie wymusza na podatnikach prowadzenia dodatkowych ewidencji. W zależności od tego czy oryginał faktury zaginął przed dotarciem do klienta, czy już u niego, duplikat podlega ewidencjonowaniu lub nie. W sytuacji bowiem gdy stanowi on potwierdzenie zakupu, który wcześniej został rozliczony na podstawie oryginału faktury, nie wywiera wpływu rozliczenie podatku VAT. Natomiast gdy oryginał faktury do podatnika nie dotarł, to duplikat przejmuje wszelkie funkcje oryginału i jest ewidencjonowany w bieżącej ewidencji zakupu.
Wątpliwości mogą pojawić się w przypadku, gdy otrzymany duplikat dokumentuje zakup tzw. mediów. W takiej sytuacji, jeżeli faktura zawiera informację jakiego okresu dotyczy, prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jednak z uwagi na to, że duplikaty faktur zostały potraktowane na równi z fakturami, podatnik uprawniony jest do rozliczenia VAT z takiej faktury w terminie płatności, jaki został określony w duplikacie. Oznacza to, że w stosunku do duplikatów faktur za media należy stosować szczególne przepisy dotyczące tych faktur. Rozliczenia takiego należy więc dokonać w terminie płatności określonym na tej fakturze lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli termin ten już upłynął, odliczenia dokonuje się poprzez złożenie korekty deklaracji.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur … (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.)
autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa Nr 728 z dnia 2010-12-30