Rozliczenie w kosztach wydatku na zakup okularów

Przepisy prawa pracy obligują pracodawców do przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Należą do nich m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148, poz. 973). Wynika z niego obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok. Nie dotyczy on jednak wszystkich pracowników.

Za pracownika, na potrzeby wskazanego rozporządzenia, uważana jest osoba zatrudniona przez pracodawcę (w tym praktykant i stażysta), użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Osobom tym pracodawca musi zapewnić okulary. Przy czym przepisy nakładają realizację tego obowiązku w stosunku do pracowników, u których stosowanie okularów wynika z zalecenia lekarza wydanego w związku z badaniami okulistycznymi, przeprowadzonymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Jednocześnie badania te muszą wykazać potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

W omawianym rozporządzeniu brak uregulowań odnośnie wysokości kwoty, która podlega refundacji w związku z zakupem okularów korygujących. Oznacza to, że decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca (np. w regulaminie wynagradzania). Może on postanowić, że pokryje koszty w pełnej wysokości lub też ograniczy swój udział w ponoszeniu tych kosztów do określonej kwoty. Powinna ona obejmować przynajmniej koszt:

• robocizny i szkieł o parametrach oznaczonych przez lekarza oraz
  
• oprawy odpowiadającej co najmniej standardowi podstawowemu.

Pracodawca samodzielnie również kształtuje sposób, w jaki będzie odbywało się finansowanie zakupu okularów. W zależności od rozwiązań przyjętych w danym zakładzie pracy może to nastąpić poprzez:

• otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok (wówczas pracodawca zleca odpowiednim służbom zorganizowanie zakupu okularów dla pracowników),
  
• dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą.

Taki sposób realizacji obowiązku zapewnienia okularów uznaje za prawidłowy Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95.

Wydatki na zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników (bez względu na sposób ich finansowania) są dla celów podatkowych kosztem uzyskania przychodu. Obowiązek ich ponoszenia wynika bowiem z mocy prawa i stanowią one wydatki ponoszone w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy, niepodlegające wyłączeniu z kosztów. Tak też uważa Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 16 marca 2011 r., nr IBPBI/2/423-1890/10/PC.

Przy czym w sytuacji gdy pracodawca zwraca koszty do określonego limitu kwotowego (np. do 300 zł), kosztem będzie ta zwracana kwota, nawet jeśli na wystawionej fakturze będzie figurowała kwota wyższa (np. 500 zł).

W stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą brak regulacji ustawowych, które nakazywałyby im używanie na potrzeby tej działalności okularów korekcyjnych. U przedsiębiorcy wydatek ten należy kwalifikować jako wydatek na ochronę zdrowia, który jest wydatkiem o charakterze osobistym. Te zaś nie pozostają w związku z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej oraz ogólnym funkcjonowaniem firmy. Z tego względu wydatków na zakup okularów korekcyjnych przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych i to bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Znajduje to potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych. Przykładowo fiskus odmówił prawa uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków na zakup okularów korekcyjnych:

• lekarzowi (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 29.09.2009 r., nr ITPBI/415-606/09/TK i z dnia 23.02.2009 r., nr ITPB1/415-829/08/AK),
  
• adwokatowi i radcy prawnemu (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24.03.2009 r., nr IPPB1/415-137/09-2/KS i z dnia 27.01.2009 r., nr IPPB1/415-1312/08-2/EC),
  
• informatykowi (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12.03.2009 r., nr PPB1/415-42/09-2/EC).

W powołanych interpretacjach organy podatkowe zgodnie twierdzą, że w przypadku zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do zakupu okularów z odpowiednimi szkłami niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych z prowadzonej działalności. W związku z tym fiskus odmawia prawa do zaliczenia ich w ciężar kosztów.

Inaczej będzie, jeżeli z uwagi na rodzaj prowadzonej działalności przedsiębiorca kupuje okulary ochronne. Dotyczy to okularów wykorzystywanych tylko przy wykonywaniu tej działalności i z racji charakterystyki zawodu, np. ślusarza. W takiej sytuacji okulary pełnią funkcję podobną do odzieży roboczej (np. kombinezonu roboczego, kasku czy butów) i moim zdaniem mogą być uznane za koszt podatkowy. Należy wskazać, że na zaliczenie do kosztów wydatków na zakup okularów ochronnych zgodził się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 21.01.2011 r., nr ILPB1/415-1201/10-4/AGr.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)

autor: Beata Siwkowska
Gazeta Podatkowa nr 67 (795) z dnia 2011-08-22

GOFIN podpowiada