Korekta dokumentów
Jeżeli w przekazanych do ZUS dokumentach rozliczeniowych płatnik popełnił błędy (np. rachunkowe), to powinien złożyć ich korektę. Na obowiązek złożenia takiej korekty nie ma żadnego wpływu fakt czy nieprawidłowości zostały zauważone przez płatnika składek we własnym zakresie, czy też zostały one stwierdzone przez ZUS. Płatnik nie musi sporządzać korekty raportów miesięcznych jedynie w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Korektę taką należy jednak złożyć w sytuacji, gdy błąd został popełniony w podstawie wymiaru składek, którą stanowi zadeklarowana kwota.
Płatnik składek powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ZUS. Jeśli jednak ZUS stwierdził nieprawidłowości w drodze:
- decyzji - wówczas dokumenty korygujące płatnik powinien złożyć nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
- kontroli - dokumenty korygujące płatnik powinien wtedy złożyć nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Uregulowanie niedopłaty składek i odsetek za zwłokę
Jeśli ze złożonych przez płatnika dokumentów rozliczeniowych korygujących za dany miesiąc wynika niedopłata składek ubezpieczeniowych, to w takiej sytuacji jest on zobowiązany uregulować powstałą zaległość. Powinien ją zapłacić wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Obecnie stawka odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych (także składkowych) wynosi 10% w stosunku rocznym.
Odsetki za zwłokę liczy się od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie.
Jeżeli płatnik wpłaci kwotę zaniżonych składek bez uwzględnienia odsetek, wówczas dokonaną wpłatę ZUS rozliczy proporcjonalnie na poczet należności głównej oraz należnych z tego tytułu odsetek za zwłokę. Natomiast od pozostałej do opłacenia części składki nadal należne będą odsetki za zwłokę, liczone na ogólnych zasadach.
Nie nalicza się natomiast odsetek za zwłokę od nieterminowo opłaconych składek ubezpieczeniowych, jeżeli ich wysokość nie przekracza kwoty 6,60 zł.
Jeżeli w wyniku złożonej przez płatnika korekty dokumentów rozliczeniowych powstała na jego koncie w ZUS niedopłata składek ubezpieczeniowych, warto wtedy pamiętać o możliwości naliczenia "ulgowych" odsetek za zwłokę. W przypadku bowiem złożenia prawnie skutecznej korekty deklaracji wraz z uzasadnieniem jej przyczyn i zapłaty w całości powstałej zaległości podatkowej (także składkowej), w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty, można zastosować obniżoną stawkę odsetek za zwłokę. Wynosi ona 75% podstawowej stawki odsetek.
Korekta deklaracji i zapłata zaległych składek ubezpieczeniowych w określonym terminie nie zawsze są jednak wystarczające, aby móc zapłacić obniżone odsetki za zwłokę. Premiowana jest bowiem spłata tylko tych zaległości, które powstały w wyniku korekty deklaracji rozliczeniowych złożonych z inicjatywy płatnika. Jeżeli natomiast korekta została złożona w efekcie działań ZUS (po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli lub dokonanej w wyniku czynności sprawdzających), płatnik nie może naliczyć niższych odsetek za zwłokę.
Dodatkowa opłata
Płatnikowi, który przekazuje do ZUS nieprawidłowo sporządzone dokumenty rozliczeniowe, może zostać wymierzona dodatkowa opłata. Jeżeli bowiem ZUS nie przekaże w terminie składki do otwartego funduszu emerytalnego np. z powodu nieprzekazania lub przekazania przez płatnika błędnego imiennego raportu miesięcznego bądź deklaracji rozliczeniowej, wtedy takiemu płatnikowi jest wymierzana dodatkowa opłata. Ustala ją ZUS w drodze decyzji, w wysokości odpowiadającej stopie odsetek należnych z tytułu nieprzekazania w terminie składek do ofe, ogłaszanej przez Prezesa ZUS w formie komunikatu publikowanego w Monitorze Polskim. Przykładowo w okresie od 1 lipca do 30 września 2010 r. stopa ta wynosi 3,76% w stosunku rocznym (Mon. Pol. z 2010 r. nr 46, poz. 647).
Opłata, o której mowa, jest naliczana od kwoty nieprzekazanej w terminie składki do ofe, za okres od następnego dnia po upływie terminu w jakim ZUS powinien należność tę przekazać, do dnia otrzymania prawidłowych dokumentów. Nie wymierza się jej, jeśli wysokość tej opłaty nie przekracza 2 zł.
Wymierzoną przez ZUS dodatkową opłatę płatnik powinien wpłacić w najbliższym obowiązującym go terminie opłacania składek po uprawomocnieniu się decyzji. Płatnikowi przysługuje oczywiście prawo odwołania się od wspomnianej decyzji, na zasadach określonych w art. 83 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Kara grzywny
Błędy w dokumentach rozliczeniowych najczęściej popełniane są przez płatników nieumyślnie. Zwykle wynikają one z błędnej interpretacji przepisów lub przeoczenia. Gorzej, jeśli błędy w dokumentacji popełniane są świadomie, w celu zaniżenia kwoty należnych składek ubezpieczeniowych. Płatnik powinien wówczas liczyć się z tym, że może mu zostać wymierzona kara grzywny. Karze tej podlega płatnik składek (bądź osoba obowiązana do działania w jego imieniu), który m.in.:
- nie zgłosił wymaganych ustawą danych lub zgłosił nieprawdziwe dane (mające wpływ na wymiar składek),
- nie dopełnił obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym dla niego terminie,
- nie dopełnił obowiązku terminowego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Kara grzywny może sięgać nawet 5.000 zł. Wymierza ją sąd grodzki. Podstawą do tego jest pisemny wniosek ZUS.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa Nr 678 z dnia 2010-07-08