Fiskus wreszcie coś uprości
Podmioty gospodarcze prowadząc działalność dokumentują sprzedaż towarów i usług wystawiając najczęściej z tego tytułu faktury VAT w formie papierowej. Z uwagi na koszty związane z powyższym rozwiązaniem oraz w celu usprawnienia przepływu faktur, powstaje pytanie, czy przedsiębiorcy mogą odstąpić od ich przesyłania kontrahentom w formie papierowej a w zamian przesyłać je za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF). Podlegałyby one nadal przechowywaniu w formie papierowej (w przypadku faktur w formacie PDF - po wydrukowaniu).
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm. - dalej jako "ustawa o VAT"), podatnicy są obowiązani wystawić fakturę.
Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), faktury i faktury korygujące są wystawiane, co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Podatnicy winni wystawiać faktury, dokumentujące czynności opodatkowane, o ile takie wykonują. Pojęcie "wystawiać" oznacza sporządzenie faktury, na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi, oraz wręczenie przedmiotowej faktury kontrahentowi. Co prawda, zarówno ustawa o VAT jak i ww. rozporządzenie, nie określa wprost formy w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowej czy elektronicznej). Jednakże takie określenie znajduje się w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.). Zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone warunki.
W myśl art. 232 Dyrektywy faktury wystawione zgodnie z ww. przepisem mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Stosownie do art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod: za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI).
Z przytoczonych przepisów wynika, iż faktura może być wystawiona i przesłana bądź w formie papierowej - czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi - bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu wyżej wymienionych metod. Należy zaznaczyć, że zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej zostały uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).
W przypadku, kiedy faktura nie została wystawiona w formie elektronicznej zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. lecz została wystawiona w formie papierowej to musi ona być przesłana do kontrahenta w takiej samej formie. Nie jest zatem możliwe jej wysłanie w formacie PDF. Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 października 2010 r. (sygn. IPPP2/443-531/10-3/MM). W powołanej wyżej interpretacji możemy przeczytać, iż: "Ustawodawca w żadnym przepisie wyżej cytowanego rozporządzenia [rozp. z dnia 28 listopada 2008 r. - przyp. autor], jak też w żadnym innym akcie prawnym nie dopuścił możliwości przesyłania faktur papierowych pocztą e-mail w formie pliku PDF".
Na koniec należy zaznaczyć że od 1 stycznia 2011 roku Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić zmiany, które uproszczą zasady przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Projekt rozporządzenia powstał w związku ze zmianami wprowadzonymi dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE. Projekt rozporządzenia jest skorelowany ze zmianą rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Proponowane przez Ministerstwo Finansów zmiany zakładają, że od 1 stycznia przyszłego roku będzie można przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej bądź elektroniczne w formie papierowej.
Justyna Zając-Wysocka
Radca prawny, dyrektor departamentu doradztwa podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
