Jednolity Plik Kontrolny: teraz także dla MŚP

Pierwotne wytyczne Ministerstwa Finansów (MF) zakładały tworzenie i przesyłanie plików dotyczących rejestru VAT w formacie XML - na którym opiera się JPK_VAT - na żądanie kontroli skarbowej, jednak od 1 lipca 2016 zostały wprowadzone zmiany nakładające na przedsiębiorców nowe obowiązki.

Od 1 lipca bieżącego roku duże przedsiębiorstwa zostały zobowiązane do przesyłania danych podatkowych w ściśle określonym formacie nazywanym Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK) do 25. dnia każdego miesiąca, począwszy od lipca właśnie. Według definicji za duże przedsiębiorstwo uważa się firmę zatrudniającą powyżej 250 pracowników, osiągającą obroty ? 50 milionów euro lub roczną sumę bilansową powyżej 43 mln euro.

- O ile JPK zdążył już zadomowić się w dużych przedsiębiorstwach, to sporo zmian i nowości czeka sektor MŚP. Obowiązek korzystania z JPK_VAT przez małe i średnie firmy został przyspieszony: pierwotny termin obowiązkowego rozliczenia począwszy od lipca 2018 roku zmieniono na styczeń 2017. Końcówka roku to ostatni moment na wdrożenie zmian i nowych obowiązków dla pracowników działów finansowych - mówi Paweł Polański z Hicron, firmy, która stworzyła rozwiązanie IT dla obsługi JPK.

Ostatnie korekty w obszarze JPK nadal są nanoszone przez Ministerstwo Finansów. Z początkiem listopada wprowadzono np. cztery nowe pola do schematu pliku, który obowiązywał będzie od początku 2017 roku. Obowiązek raportowania informacji podatkowych w oparciu o JPK dotyczy kluczowych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa: ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, magazynu oraz faktur VAT.

Pliki JPK mogą być tworzone ręcznie, jednak im większa firma, tym skompletowanie wszystkich dokumentów i wypełnienie pliku jest bardziej czasochłonne. Biorąc pod uwagę fakt, że JPK musi być wysyłany co miesiąc, zaangażowanie przy tym procesie jest w zasadzie działaniem ciągłym; nie jest to jednak jedyna droga.

Wraz z postępującym zaawansowaniem prac Ministerstwa Finansów producenci i integratorzy systemów informatycznych rozpoczęli tworzenie rozwiązań obsługujących procesy związane z JPK. Na rynku pojawiło się między innymi narzędzie wspierane przez SAP Polska, a także oficjalna aplikacja Ministerstwa Finansów, która została udostępniona bezpłatnie. Pozostałe aplikacje do tworzenia plików JPK_VAT są płatne, a ich cena waha się w zależności od dostawcy i oferowanych funkcjonalności. Czym zatem kierować się przy wyborze produktu najbardziej właściwego dla firmy?

- Rozwiązanie musi przede wszystkim mieć możliwość pełnej integracji z funkcjonującym w firmie systemem informatycznym. Skraca to czas przygotowania pliku, ponieważ dane są pobierane prosto z systemu. Nie trzeba ich wprowadzać ręcznie, jak ma to miejsce w aplikacji bez możliwości integracji. Warto zwrócić uwagę na potencjalne koszty wdrożenia oraz na jego możliwości rozwoju, na przykład czy obsługuje tylko plik JPK_VAT, czy także pozostałe struktury - mówi Paweł Polański z Hicron.

Szybko zachodzące zmiany wymagają od przedsiębiorców ciągłej czujności w zakresie nowych obowiązków podatkowo-księgowych, dlatego ważnym elementem obsługi przez dostawcę aplikacji do JPK jest także obszar konsultingu i doradztwa w zakresie najnowszych ustaleń.

Zmiany narzucone przez Ministerstwo Finansów to kolejny etap powszechnej informatyzacji przedsiębiorstw. Z założenia obowiązek JPK ułatwia i upraszcza procesy kontrolne, skracając czas ich przygotowania i minimalizując ryzyko ewentualnych błędów. To także właściwy moment na rozważenie rozbudowy systemu IT o niewielki komponent, który może mieć wielkie znaczenie.