Kto i kiedy może przeglądać akta sprawy?

Od niego samego jednak w znacznej mierze zależy, jak dużą wiedzę zdobędzie. Co robić, aby trzymać "rękę na pulsie"? Najlepiej przeglądać akta sprawy. Urzędnicy mają obowiązek je udostępnić.

Dostęp "non stop"

Podatnik ma prawo przeglądać akta własnej sprawy. Ich udostępnienia może domagać się w czasie trwania całego postępowania podatkowego. Ma prawo przeglądać akta nie tylko wtedy, gdy sprawą zajmuje się urząd skarbowy. Może to robić w czasie postępowania odwoławczego prowadzonego przez izbę skarbową.

Podatnik ma dostęp do akt sprawy także po zakończeniu postępowania odwoławczego. Ich zlokalizowanie i przeglądanie ułatwia art. 234a ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że organ odwoławczy zwraca akta organowi pierwszej instancji nie wcześniej niż po upływie terminu do wniesienia skargi do sądu administracyjnego. Tak więc izba skarbowa nie przekazuje akt sprawy urzędowi skarbowemu od razu po zamknięciu sprawy. Jest to spore ułatwienie dla tych, którzy przygotowują skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego i przed jej wniesieniem chcą przejrzeć zgromadzone w sprawie materiały. Nie muszą zastanawiać się, czy są one jeszcze w izbie skarbowej, czy już zostały odesłane do urzędu skarbowego. Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy siedziby organów podatkowych obu instancji znajdują się w różnych miastach, a podatnik zechce przejrzeć akta tuż przed upływem terminu do wniesienia skargi.

Podatnik decyduje nie tylko, czy chce zajrzeć do zgromadzonych w jego sprawie materiałów, ale również jak często będzie to robił. Nie ma przepisu, który limitowałby dostęp do akt sprawy. Można przeglądać je wielokrotnie - w zależności od potrzeb.

Kopiowanie na własny koszt

Podatnik nie musi poprzestać na przeglądaniu akt sprawy. Może również utrwalać zdobyte w ten sposób informacje, sporządzając notatki, kopie lub odpisy. Co jednak ważne, akt sprawy nie można wynosić poza siedzibę urzędu skarbowego czy izby skarbowej. Ich przeglądanie oraz robienie notatek, kopii i odpisów odbywa się "na miejscu" - w lokalu organu podatkowego, w obecności jego pracownika.

Podatnik zainteresowany utrwaleniem tego, co jest w aktach sprawy, powinien pamiętać, że może również żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii oraz wydania uwierzytelnionych odpisów.

Podatnik musi być jednak przygotowany na pokrycie "z własnej kieszeni" kosztów sporządzenia odpisów lub kopii akt sprawy.

Wynika to z art. 267 § 1 pkt 3 ordynacji podatkowej. Zwrócił na to uwagę WSA we Wrocławiu w wyroku z dnia 18 grudnia 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 1233/07. Sąd podkreślił, że podatnik może sporządzać kopie akt sprawy w dowolny sposób - także wykorzystując własny sprzęt, np. aparat cyfrowy. Jeśli jednak poprosi urzędnika o sporządzenie kserokopii, musi liczyć się z pokryciem związanych z tym kosztów. Cena ustalana jest przez organ podatkowy, ale powinna odpowiadać kosztowi poniesionemu za wykonanie tej "usługi".

Niejawne dokumenty

Nie wszystkie dokumenty, które znajdują się w aktach sprawy, mogą być podatnikowi udostępnione. Nie można przeglądać dokumentów objętych ochroną tajemnicy państwowej oraz innych dokumentów, które zostaną wyłączone z akt sprawy ze względu na interes publiczny. Stanowi tak art. 179 ordynacji podatkowej.

Odmowa umożliwienia zapoznania się z takimi dokumentami, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w formie postanowienia. Podatnik, który nie zgadza się z nim, może złożyć zażalenie.

Bez osobistego udziału

Podatnik nie musi osobiście przeglądać akt sprawy. Może to za niego zrobić pełnomocnik. Podatnik nie może wyręczyć się nim jedynie wtedy, gdy charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Przeglądanie akt nie ma natomiast takiego charakteru.

Należy jednak pamiętać, że pełnomocnik działa w zakresie udzielonego mu upoważnienia. Występuje zaś kilka rodzajów pełnomocnictw. Wyróżnia się pełnomocnictwo ogólne - do prowadzenia wszelkich spraw, rodzajowe - do dokonywania określonej kategorii czynności oraz szczególne - do dokonania konkretnej czynności.

Zazwyczaj dana osoba zyskuje możliwość wglądu do materiałów zebranych w sprawie jego mocodawcy na podstawie pełnomocnic­twa ogólnego. Nie ma jednak przeszkód, aby ustanowić pełnomocnika jedynie do przejrzenia akt danej sprawy. Z udzielonego pełnomocnictwa musi jednak wówczas jasno wynikać, że jest on tylko do tego upoważniony.

Pełnomocnikiem podatnika może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Ta reguła, wynikająca z art. 137 § 1 ordynacji podatkowej, obowiązuje niezależnie od tego, czy dana osoba otrzymuje pełnomocnictwo ogólne czy tylko do przeglądania akt. Pełnomocnikiem może być doradca podatkowy, członek rodziny podatnika czy jego pracownik. Może to być każda osoba, obca lub spokrewniona z podatnikiem, o ile ma pełną zdolność do czynności prawnych.

Podstawa prawna: ustawa z 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Małgorzata Żujewska

Gazeta Podatkowa Nr 539 z dnia 2009-03-09