Nieterminowe regulowanie zobowiązań przez przedsiębiorców

Między kontrahentami

Data uregulowania należności za nabywane przez przedsiębiorcę towary, materiały lub usługi związane bezpośrednio z prowadzoną przez niego działalnością, nie ma wpływu na moment ujęcia w kosztach podatkowych wydatków poniesionych na ten cel. Wynika to z faktu, że w ich przypadku moment powstania kosztu nie jest powiązany z momentem zapłaty.

Przykładowo, u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Natomiast zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się z uwzględnieniem zasad potrącalności określonych w art. 22 ustawy o pdof. Tak wynika z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Z tego względu fakt zapłaty należności wynikającej np. z faktury za towar nie ma wpływu na moment powstania kosztu z tego tytułu.

Opóźnieniom w płatnościach za towary i usługi towarzyszy konieczność zapłaty odsetek za zwłokę oraz kosztów różnego rodzaju upomnień i monitów. Wydatki te, podobnie jak kwota głównej należności do zapłaty, wynikająca z dokumentu zakupu, ponoszone są w celu osiągnięcia przychodu, z tego względu podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów. Jednak, w przeciwieństwie do należności głównej, obciążenie nimi kosztów nastąpi dopiero z chwilą ich faktycznej zapłaty.

Kontrahenci przed sądem

Zdarza się, że przedsiębiorca zmuszony jest do dochodzenia należności za towary lub usługi na drodze sądowej. Z interpretacji organów podatkowych zasadniczo wynika, że nie kwestionują one zaliczania kosztów procesu do kosztów podatkowych u podatników, którzy dochodzą swoich należności od nierzetelnych kontrahentów. Przyjmują przy tym, że wydatki poniesione w związku z procesem sądowym wierzyciel może zaliczyć do kosztów podatkowych niezależnie od rezultatu czy ekonomicznej zasadności wytoczonego powództwa.

Z uwagi na to, że wydatki związane z opłatami sądowymi są kosztami pośrednimi, obciążanie nimi kosztów podatkowych powinno się odbywać w dacie ich poniesienia.

Jeżeli natomiast chodzi o dłużnika, który ponosi wydatki związane z kosztami sądowymi, to kierując się definicją kosztu podatkowego, powinien on wykazać ich związek z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że aby zaliczyć je w ciężar kosztów podatkowych, dłużnik musi udowodnić, że były one ponoszone w celu obrony przed bezpodstawnymi roszczeniami wierzyciela, czy też w celu ochrony przed ewentualnym zmniejszeniem przychodu lub zwiększeniem straty oraz miały związek z funkcjonowaniem firmy. Natomiast ewentualne wydatki, jakie dłużnik musi ponieść w związku ze wszczęciem wobec niego postępowania egzekucyjnego, z mocy art. 23 ust. 1 pkt 14 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 17 ustawy o pdop, nie podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Wynagrodzenia i składki ubezpieczeniowe

Należności ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, wypłacane przez przedsiębiorcę pracownikom, podlegają zaliczeniu do kosztów miesiąca, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof i art. 15 ust. 4g ustawy o pdop). Z kolei składki ZUS za pracowników, w części finansowanej przez płatnika, zaliczane są do kosztów miesiąca, za który są należne należności ze stosunku pracy, jedynie gdy uregulowane zostaną w terminach wskazanych w art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof i odpowiednio art. 15 ust. 4h ustawy o pdop.

Jeżeli pracodawca nie dotrzyma terminów wyznaczonych w powołanych przepisach, wówczas wydatki na wynagrodzenia pracownicze oraz związane z nimi składki ZUS zalicza do kosztów uzyskania przychodów w swojej firmie zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 oraz 55a ustawy o pdof (art. 16 ust. 1 pkt 57 oraz pkt 57a ustawy o pdop) - czyli dopiero w momencie faktycznej ich zapłaty.

Odsetki od należności budżetowych

Przedsiębiorca w prowadzeniu działalności płaci odsetki nie tylko kontrahentom - musi je zapłacić również w sytuacji, gdy nieterminowo reguluje należności budżetowe. Należą do nich odsetki od nieterminowo opłaconych podatków (np. dochodowego, od towarów i usług, akcyzowego, od czynności cywilnoprawnych, od nieruchomości), od należności celnych, od składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof i odpowiednio art. art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o pdop tego typu odsetki zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Opóźniona wpłata odpisu na ZFŚS

Pracodawca powinien przekazać na rachunek ZFŚS co najmniej 75% odpisu podstawowego w terminie do 31 maja, natomiast pozostałą część odpisu - do dnia 30 września.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o pdop) odpisy na ZFŚS przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych, jednak wyłącznie wtedy, gdy środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek Funduszu. W konsekwencji tak długo, jak pieniądze z odpisu nie wpłyną na konto Funduszu, przedsiębiorca nie może zaliczyć go w koszty. Jednak uchybienie ustawowym terminom nie pozbawia go tej możliwości. Jeśli wpłaty należnych środków przedsiębiorca dokona np. dopiero 15 października, to w tym dniu może ich wartość zaliczyć do kosztów podatkowych.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
   
• ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa Nr 694 z dnia 2010-09-02

GOFIN podpowiada