Outsourcing - sposób na optymalizację wydatków

Gdy przychody są niepewne albo znacznie się zmniejszają, sposobem na wygenerowanie zysku mogą stać się ograniczenia w wydatkach. Jednym ze sposobów na optymalizację wydatków przedsiębiorcy jest szeroko rozumiany outsourcing.

Obce słowo o przyjaznym znaczeniu

Pojęcie outsourcingu wywodzi się z angielskiego sformułowania outside resource using, które oznacza wykorzystywanie zasobów zewnętrznych. Mówiąc najprościej jest to nowoczesna strategia zarządzania polegająca na oddaniu firmie zewnętrznej (tzw. outsourcerowi) zadań, które nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością firmy. W praktyce gospodarczej realizowana jest poprzez zlecanie wyspecjalizowanym firmom zadań pomocniczych, niezwiązanych z zasadniczą działalnością firmy, ale niezbędnych przy jej prowadzeniu. Najczęściej outsoucerowi powierza się usługi finansowe, księgowe, kadrowe, profilaktycznej opieki medycznej, doradcze, informatyczne, remonty i utrzymanie czystości.

U podstaw strategii outsourcingu leży założenie, że wyspecjalizowane podmioty zrealizują powierzone im zadania efektywniej i taniej niż dana firma we własnym zakresie. Dzięki przekazaniu na zewnątrz wskazanych zadań firma może skupić zarówno swoje zasoby, jak i środki finansowe na realizacji podstawowej działalności firmy, co w efekcie powinno jej przynieść przewagę konkurencyjną.

Na czym zyskuje przedsiębiorca?

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na korzystanie z outsourcingu oszczędza głównie na szeroko rozumianych świadczeniach pracowniczych na rzecz personelu pomocniczego. Wynagrodzenia za pracę, dokształcanie pracownika, składki na ubezpieczenia społeczne - wszystkie te wydatki generują w firmach znaczne koszty. Dodatkowo przy szacowaniu tego typu kosztów należy uwzględniać pracownicze prawo do urlopu, możliwe nieobecności w pracy z powodu choroby lub innego zdarzenia losowego. Nieobecność pracownika prawie zawsze oznacza bowiem konieczność zorganizowania zastępstwa. Ktoś inny musi wykonać powierzone nieobecnemu zadania, a to często wiąże się z dodatkowymi wydatkami, np. wynagrodzeniem za nadgodziny.

Niebędący pracodawcą przedsiębiorca unika ponadto kłopotów z tworzeniem odpowiednio wyposażonych stanowisk pracy. W ten sposób omija konieczność nabywania określonych składników majątku, a następnie ich utrzymania i eksploatacji, co również stanowi ważny i niemały czynnik kosztotwórczy.

Podpisując z zewnętrzną firmą umowę na obsługę konkretnej sfery działań przedsiębiorca eliminuje obowiązki i koszty pracodawcy. Co prawda musi płacić za wykonywane na jego rzecz usługi, ale równocześnie pozbywa się całej ?biurokracji? pracowniczej, nie interesują go również pracownicze prawa i przywileje. Ma prawo oczekiwać, że zlecone zadania zostaną wykonane terminowo i profesjonalnie.

Zakres usług zewnętrznych

W celu zoptymalizowania własnych wydatków obcym firmom zlecać można różnorodne usługi. Wynajmowanie np. firm transportowych zwalnia z obowiązku nabywania i utrzymywania własnych środków transportu oraz szeregu formalności wynikających m.in. z ustawy o transporcie drogowym.

Standardowo już przedsiębiorcy korzystają z outsourcingu usług księgowych i coraz częściej usług im pokrewnych, tj. finansowych, analitycznych, zarządzania personelem, projektami oraz usług w zakresie informacji. W ten sposób ?zwalniają się? z konieczności m.in. nabywania sprzętu jak również inwestowania w specjalistyczne oprogramowanie komputerowe. Z kolei wynajmując agencję ochrony, za umówioną opłatę firma zapewnia sobie profesjonalny monitoring obiektu dostosowany do własnych potrzeb, co zasadniczo jest skuteczniejsze niż tradycyjny dozorca. Podobne efekty daje wynajęcie firmy świadczącej usługi utrzymania czystości, posiadającej profesjonalny sprzęt i przeszkolony personel, w miejsce zatrudniania sprzątaczek.

Można spodziewać się, że w obliczu kryzysu gospodarczego, popularność zyska outsourcing usług zarządzania wierzytelnościami, polegających na kompleksowym monitorowaniu płatności, którym zajmują się firmy windykacyjne. Oprócz usług stricte windykacyjnych oferują one już w fazie pozyskiwania klienta usługi związane z dostarczaniem informacji o jego sytuacji, co pozwala podjąć decyzje o zakresie ewentualnej współpracy. Korzystanie z tego typu usług, charakteryzujących się niskimi kosztami (zazwyczaj wynagrodzenie prowizyjne zależne od skuteczności), pozwala na zachowanie lub odzyskanie płynności finansowej firmy.

Outsourcing w kosztach podatkowych

Zlecając podmiotom zewnętrznym określone usługi, przedsiębiorca zmniejsza swoje wydatki, czyli je optymalizuje, co nie oznacza, że w ogóle ich nie ponosi. Czy jednak może je zaliczyć w ciężar kosztów podatkowych?

Odpowiadając na to pytanie musimy odnieść się do ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodu. Ustawodawca wskazał, że za koszty takie należy uznać nie tylko wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, ale również te, których poniesienie ma na celu zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof - Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm. oraz odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o pdop - Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Trudno zaprzeczać, że wydatki na czynności pomocnicze wykonywane przez zewnętrzne firmy w ramach outsourcingu spełniają wskazane w ustawowej definicji przesłanki do uznania ich za koszt podatkowy. Z założenia bowiem są one ponoszone w celu zabezpieczenia oraz zachowania źródła przychodów. O ile zatem, podobnie jak w przypadku innych wydatków zaliczanych w ciężar kosztów, podatnik jest w stanie udowodnić, że zostały one poniesione celowo, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym zwrócić uwagę na właściwe dokumentowanie tych kosztów nie tylko dowodami potwierdzającymi zawarcie umowy i dokonanie płatności, ale również dokumentami potwierdzającymi wykonanie usługi i jej znaczenie dla podatnika. Wymóg ten dotyczy w szczególności usług o charakterze niematerialnym, takich jak usługi reklamowe czy doradcze.

autor: Agata Cieśla Gazeta Podatkowa Nr 539 z dnia 2009-03-09