Nowe prawo - zmiany w zakresie fakturowania od 1 stycznia 2013 r.

Warto jednak z tymi zmianami się zapoznać, gdyż wprowadzono m.in. zmiany w oznaczaniu faktur.

Nowe definicje

Do rozporządzenia fakturowego wprowadzono definicję autentyczności pochodzenia faktury i integralności treści faktury. Zgodnie z tymi definicjami, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jednocześnie nałożono na podatników obowiązek określania sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ww. rozporządzenia).

Kto od 1 stycznia 2013 r. wystawia faktury?

Tak jak dotychczas, faktury obowiązkowo wystawiają podatnicy VAT czynni (czyli podatnicy rozliczający ten podatek). Nie mają obowiązku wystawiania faktur jedynie wówczas, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, chyba że osoba ta zażąda wystawienia tego dokumentu (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT).

Ponadto, faktury wystawiają podmioty niebędące podatnikami na podstawie art. 15 ustawy o VAT, które dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu (to także nie uległo zmianie).

Istotne jest jednak, że od 1 stycznia 2013 r. faktury mogą wystawiać również zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia). Faktura wystawiona przez ww. podmioty może nie zawierać NIP nabywcy, stawki i kwoty podatku (to ostatnie jest oczywiste, bo sprzedaż jest zwolniona z VAT). Powinna natomiast zawierać wskazanie przepisu, na mocy którego podatnik stosuje zwolnienie z VAT (§ 5 ust. 2 pkt 6 ww. rozporządzenia).

Oznaczanie faktur

Znowelizowane rozporządzenie w sprawie faktur nie wymienia - jako obowiązkowego elementu faktury - oznaczenia "FAKTURA VAT". Pojęcia takiego nie ma także w treści tego rozporządzenia. Pomimo, że nie ma również przepisu, który nakazywałby podawania na ww. dokumentach oznaczenia "FAKTURA", to lepiej takie oznaczenie zamieszczać. Naszym zdaniem, nie będzie jednak błędem, jeżeli podatnik nadal będzie oznaczał faktury jako "FAKTURA VAT".

Zmianie uległy również zasady oznaczania faktur wystawianych przez podatników stosujących kasową metodę rozliczania VAT. Zniesiono bowiem oznaczenie "FAKTURA VAT-MP". W zamian za to faktury wystawiane przez ww. podmioty muszą zawierać wyrazy "metoda kasowa".

Z kolei podatnicy stosujący do sprzedaży opodatkowanie na zasadzie marży, faktury powinni oznaczać odpowiednio: "procedura marży dla biur podróży", "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki". Przypominamy, że do 31 grudnia 2012 r. faktury te oznaczane były jako "FAKTURA VAT marża" lub zawierały odwołanie do odpowiednich przepisów ustawy lub Dyrektywy.

Natomiast w przypadku dostawy towarów lub wykonania usług, dla których obowiązanym do rozliczania podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi, faktury powinny zawierać wyrazy "odwrotne obciążenie". Przypomnijmy, że podobnie było również w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2012 r., z tym że ww. faktury mogły zawierać również inne oznaczenie (np. adnotację, że podatek rozlicza nabywca lub wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca). Obecnie przepisy wskazują jedynie na jedną formę oznaczania tych faktur - "odwrotne obciążenie".

Faktury uproszczone i zbiorcze

Od 1 stycznia 2013 r., na mocy zmian w omawianym rozporządzeniu, można wystawiać faktury uproszczone, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro), pod warunkiem, że faktura będzie zawierała dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Faktury uproszczone nie muszą zawierać:

• imienia i nazwiska (nazwy) nabywcy i jego adresu,
   
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
   
• ceny jednostkowej netto,
   
• wartości sprzedaży netto,
   
• stawki podatku,
   
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej od podatku,
   
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Przykładowy wzór faktury uproszczonej:

Trzeba jednak podkreślić, że nie zawsze można wystawiać faktury uproszczone (nawet jeżeli wartość należności jest niewielka). Takiej faktury nie można wystawić do:

• sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
   
• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,
   
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
   
• dostawy towarów lub świadczenia usług, których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku jest nabywca i faktura nie jest wystawiana przez tego nabywcę/usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika.

Uproszczeniem w zakresie fakturowania jest również to, że od 1 stycznia 2013 r. można wystawiać faktury zbiorcze do udokumentowania kilku odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca. Taką fakturę trzeba wystawić nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę (§ 9 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Terminy wystawiania faktur

Co do zasady, nadal faktury należy wystawiać nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (a w przypadku sprzedaży ciągłej - nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży). Fakturę w terminie 7. dni należy również wystawić dla udokumentowania otrzymanej zaliczki, zadatku, itp. - jeżeli jej otrzymanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Natomiast fakturę zbiorczą - jak już wspomniano - należy wystawić nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Jednak i w tym zakresie jest pewna zmiana. Wydłużono bowiem termin na wystawianie faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów. Fakturę taką - od 1 stycznia 2013 r. - trzeba wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar. W tym samym terminie trzeba wystawić również fakturę dokumentującą świadczenie usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT (§ 9 ust. 4 i 5 ww. rozporządzenia).

Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze za zakup paliwa

W stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2012 r. faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny były zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Otrzymanie faktury bez numeru rejestracyjnego mogło podatnikom przysporzyć dużo problemów - zarówno w zakresie możliwości odliczenia VAT z takiej faktury (jeżeli paliwo było kupione do samochodu ciężarowego - od zakupu paliwa do samochodu osobowego odliczenie nie przysługuje), jak i zaliczenia wydatku do kosztów. Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 21 z 20 lipca 2012 r., w artykule pt. "Dla celów podatkowych faktury za paliwo muszą zawierać numer rejestracyjny samochodu".

Od 1 stycznia 2013 r. zniesiono obowiązek zamieszczania numeru rejestracyjnego na fakturze za zakup paliwa. Pamiętajmy jednak, że nadal aktualna jest zasada, że odliczenia VAT można dokonać tylko od zakupu związanego z czynnościami opodatkowanymi (nie dotyczy m.in. zakupu paliwa do samochodu osobowego), a do kosztów można zaliczyć wydatki, które mają związek z przychodem. Dlatego też, pomimo zmiany przepisu, bezpieczniej, aby nadal na fakturze za zakup paliwa znajdował się numer rejestracyjny pojazdu.

Dane na fakturze za media

W przypadku dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, faktura nie musi zawierać NIP nabywcy. Wyjątkiem jednak jest przypadek, gdy ww. czynności są dokumentowane fakturą uproszczoną (tj. gdy należność ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro), a w fakturze nie będą podawane dane nabywcy. W takim przypadku będzie trzeba podać NIP nabywcy.

Zatem podatnik dokonujący sprzedaży energii elektrycznej, gazu, usług telekomunikacyjnych itp. może wystawić:

• "zwykłą" fakturę, bez NIP nabywcy,
   
• fakturę uproszczoną (gdy należność nie przekracza odpowiednio 450 zł lub 100 euro), która nie będzie zawierała danych nabywcy, ale będzie zawierała jego NIP.

Ilość egzemplarzy faktury

Utrzymana została zasada, że faktury wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (§ 19 ust. 1 ww. rozporządzenia). W tym przepisie odstąpiono od określenia "oryginał" i "kopia" faktury.

Natomiast faktury wystawiane przez organy egzekucyjne i komorników sądowych dokumentujące dostawy dokonywane w trybie egzekucji powinny być wystawiane w trzech egzemplarzach - jeden egzemplarz wydawany jest nabywcy, drugi - podmiot wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, trzeci - przekazuje dłużnikowi.

Faktury korygujące, noty korygujące i faktury wewnętrzne

Przepisy określające zasady wystawiania faktur korygujących zasadniczo nie uległy zmianie. Nieco zmieniono zakres danych, jakie powinna zawierać korekta wystawiona w przypadku stwierdzenia pomyłek w cenie, stawce podatku, itp. Zrezygnowano tu z konieczności zamieszczania kwot podanych w omyłkowej wysokości. Korekta taka powinna jednak zawierać dodatkowo (§ 14 ust. 3 ww. rozporządzenia):

1) prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub

2) różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.

Ostatecznie pozostawiono możliwość wystawiania not korygujących (początkowo zakładano, że takich dokumentów już nie będzie). Notę taką - tak jak w 2012 r. - mogą wystawiać nabywcy, którzy otrzymają fakturę zawierającą drobne pomyłki (np. związane z oznaczeniem nabywcy lub towaru).

Istotną zmianą w tym zakresie jest rezygnacja z obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez odbiorcę w formie pisemnej. Pozostawiono wprawdzie konieczność akceptacji ww. dokumentu przez odbiorcę (wystawcę faktury pierwotnej), ale sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron.

Przepisy omawianego rozporządzenia zawierają również regulacje dotyczące faktur wewnętrznych (§ 24 ww. rozporządzenia). Przypomnijmy, że w 2013 r. również można takie faktury wystawiać, ale nie jest to konieczne.

Samofakturowanie

Przepisy omawianego rozporządzenia przewidują również możliwość wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez osoby trzecie - tj. przez nabywcę towarów lub usług będącego podatnikiem (bądź osobą prawną niebędącą podatnikiem) lub przez inne upoważnione przez niego osoby, w tym szczególnie jego przedstawiciela podatkowego. Samofakturowanie ma zastosowanie zarówno do faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, jak i do faktur zaliczkowych. Może dotyczyć także sprzedaży, której miejscem opodatkowania jest kraj trzeci.

Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera § 6 ww. rozporządzenia. Zaznaczamy jedynie, że zlikwidowano sformalizowane procedury i warunki wystawiania faktur przez nabywcę. Przykładowo - zniesiono obowiązek informowania naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy o samofakturowanie, pozostawiając kwestie wyboru takiego rozwiązania i sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur w gestii poszczególnych stron transakcji.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 2 z dnia 2013-01-10

GOFIN podpowiada