Terminy wystawiania faktur VAT

Różne terminy wystawiania faktur

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wynika to z § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 212, poz. 1337). Zasada ta dotyczy również sytuacji, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub ratę. Dłuższy termin na wystawienie faktury mają natomiast podatnicy dokonujący sprzedaży o charakterze ciągłym, którzy na fakturze określają jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży. Dla nich termin wystawienia faktury upływa siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Ogólne zasady regulujące termin wystawienia faktury nie dotyczą jednak każdej sprzedaży towarów i usług. W wielu przypadkach moment wystawienia faktury jest ściśle związany z momentem powstania obowiązku podatkowego. Sytuacje, w których faktura powinna być wystawiona nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego wymienione zostały w § 11 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur.

Należy zwrócić uwagę, że na wystawienie faktury określono nie tylko najpóźniejszy moment, ale również najwcześniejszy. W § 11 ust. 2 rozporządzenia zastrzeżono bowiem, iż w wymienionych przypadkach - z wyjątkiem dostawy tzw. mediów - faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Skutki błędnego wystawienia faktury po stronie wystawcy

Prawidłowe określenie momentu, w którym należy wystawić fakturę nie jest sprawą prostą. Dlatego w praktyce zdarzają się przypadki, gdy faktura zostaje wystawiona przedwcześnie bądź też z opóźnieniem.

Opóźnienie w wystawieniu faktury przez podatnika, który ma obowiązek udokumentowania transakcji, pozostaje jednak bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego. Również przedwczesne wystawienie faktury nie powinno rodzić skutków w zakresie terminu wykazania obowiązku podatkowego.

Jest to konsekwencją przepisu art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), który zobowiązuje podatnika do prowadzenia ewidencji w taki sposób, aby na jej podstawie można było prawidłowo sporządzić deklarację dla potrzeb VAT. Zatem nawet jeżeli faktura została wystawiona przedwcześnie, należy ją ująć w ewidencji sprzedaży VAT z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Natomiast przedwczesne ujęcie faktury VAT do rozliczenia może spowodować błędne zadeklarowanie podatku należnego.

W sytuacji gdy faktura nie zostanie w ogóle wystawiona, bądź zostanie wystawiona po upływie terminu, w którym przepisy wyznaczyły obowiązek jej sporządzenia, a podatnik w składanej deklaracji nie uwzględni podatku należnego z tytułu wykonanej czynności, powstanie u niego zaległość podatkowa, którą będzie musiał uregulować wraz z należnymi odsetkami.

Skutki po stronie nabywcy

Podatnikowi zasadniczo przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymał fakturę lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Przy czym w niektórych sytuacjach nie wcześniej niż z chwilą wykonania usługi bądź dostawy towaru. Wynika to z art. 86 ust. 12 i 12a ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują skutków otrzymania nieterminowo wystawionych faktur. W związku z tym należy przyjąć, że bez względu na opóźnienie w wystawieniu faktury przez dostawcę, nabywca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc otrzymania faktury, nawet wówczas gdy nastąpi to po upływie kilku miesięcy, w której miała miejsce dostawa towaru lub świadczenie usługi. Jednak ostatecznym terminem na odliczenia podatku naliczonego wydaje się upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy faktura. Jedynie w przypadku zakupu mediów, dla których termin odliczenia zasadniczo zgodny jest z terminem płatności, otrzymanie faktury ze znacznym opóźnieniem rodzi na ogół obowiązek złożenia korekty deklaracji za miesiąc, w którym podatnik miał prawo dokonać odliczenia.

Natomiast w przypadku faktur wystawianych przedwcześnie, nabywca towaru lub usługi nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego do momentu, gdy usługa zostanie wykonana lub towar będzie wydany nabywcy.