Jak organizować czas pracy
Radzi Lothar Seiwert, szef Instytutu Zarządzania Czasem w Heidelbergu w Niemczech, trener zarządzania czasem.
Planuj przezornie. Notuj nie tylko terminy, ale spisuj wszystko, co chcesz danego dnia załatwić. Oceń, ile czasu zajmie ci każde zadanie.
Nie przesadzaj. Planuj jedynie 60 proc. czasu. Kolejne 20 proc. zajmą zajęcia nieoczekiwane, a pozostałe 20 proc. warto przeznaczyć na rozmowy i myślenie kreatywne. Zbyt napięty plan działa zniechęcająco, ponieważ i tak nie da się wszystkiego zrobić.
Koncentruj się na zadaniach istotnych. W sprawach pilnych tylko reaguj, a ważnych - działaj.
Nie wpadaj w pułapkę twierdzenia, że wszystko jest pilne. Koncentruj się na celach. Pracę organizuj według swoich priorytetów i nie marnuj czasu na sprawy poboczne.
W miarę możliwości zacznij od zadania najważniejszego lub najbardziej nieprzyjemnego. W danym momencie poświęcaj się tylko jednemu zadaniu i w pełni się na nim koncentruj.
Uwzględniaj rytm biologiczny. Trudne zadania wykonuj w okresie największej sprawności psychofizycznej (zwykle to czas przed południem). Słabszy okres można poświęcić na czynności rutynowe bądź pracę papierkową.
Rób pauzy. Przerwy nie są marnotrawieniem czasu, dlatego że pozwalają zwiększyć wydajność.
Lekarze zalecają 10 minut przerwy po każdej godzinie pracy.
"Godzina koncentracji"
Miej każdego dnia stały przedział czasowy, w którym będziesz pracować w pełnej koncentracji - bez spotkań, odbierania telefonów czy e-maili.
Deleguj zadania. Przy każdym zadaniu sprawdź, czy mogłyby je wykonać inne osoby.
Przestrzegaj higieny pracy. Zapewnij sobie odpowiednio dużo snu, zdrowo się odżywiaj i dbaj o relaks (sport, rozrywki kulturalne, czas spędzony z rodziną).
Dbaj o koncentrację. Możesz słuchać muzyki, pospacerować i robić wszystko to, co ci służy.
Zwracaj uwagę na sygnały ostrzegawcze. Kiedy czujesz się przeciążony, zmniejsz tempo pracy.
Załatwiaj wtedy proste sprawy, zażywaj ruchu, pytaj kolegów o radę.
źródło: "Manager Magazin" - edycja niemiecka; Lothar Seiwert - "Noch mehr Zeit für das Wesentliche ("Jeszcze więcej czasu na sprawy istotne"), wyd. Institut für Zeitmanagement (www.seiwert.de)
