Uprawnienia pracownicze na przełomie roku

Z dniem 1 stycznia danego roku następuje zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponieważ wielu pracodawców wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc w terminie do 10. dnia następnego miesiąca, może się pojawić pytanie, jaką płacę minimalną należy zapewnić pracownikowi przy wypłacie za grudzień poprzedniego roku.

Odpowiadając na to pytanie, należy mieć na uwadze, że dla potrzeb zapewnienia wynagrodzenia minimalnego termin wypłaty nie jest czynnikiem decydującym. Rozstrzygające jest to, za jaki miesiąc dane wynagrodzenie przysługuje. Wypłata w styczniu danego roku wynagrodzenia za grudzień ubiegłego roku powinna więc nastąpić z uwzględnieniem stawki płacy minimalnej obowiązującej w ubiegłym roku.

Przy dokonywaniu potrąceń niealimentacyjnych z wynagrodzenia za pracę obowiązuje kwota wolna od potrąceń. Odpowiada ona określonemu procentowi minimalnego wynagrodzenia za pracę. W związku ze zmianą tego wynagrodzenia od pierwszego dnia nowego roku kalendarzowego pojawiały się wątpliwości, od jakiego wynagrodzenia minimalnego należy ustalać kwotę wolną od potrąceń przy wypłacie wynagrodzenia za grudzień w styczniu następnego roku. Wobec braku regulacji w tym zakresie w sprawie wypowiedziały się urzędy, m.in. Główny Inspektorat Pracy. W piśmie z dnia 26 stycznia 2011 r. (znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP) przychylił się on do stosowania kwoty wolnej obowiązującej w dniu wypłaty, tj. z bieżącego roku.

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 K.p.). Szczegółowe zasady obliczania wynagrodzenia za urlop zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), zwanego rozporządzeniem urlopowym.

Składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast zmienne składniki miesięczne przyjmuje się do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 (w razie znacznego wahania ich wysokości - z 12) miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W określonych okolicznościach składniki zmienne miesięczne podlegają przeliczeniu. Przewiduje to § 10 rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym w razie zmiany w zmiennych miesięcznych składnikach wynagrodzenia lub zmiany ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru - wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu jego wykorzystywania - podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Takie zmiany wynagrodzenia mają miejsce m.in. przy zmianie (w praktyce podwyższeniu) wynagrodzenia minimalnego. W takiej sytuacji, na podstawie § 10 rozporządzenia urlopowego, składniki zmienne wymagają przeliczenia.

W razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 K.p.). Do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wykorzystywany jest współczynnik urlopowy. Ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Przepisy rozporządzenia urlopowego nie zawierają regulacji określających wprost, jaki współczynnik należy stosować w sytuacji, gdy w styczniu danego roku wypłacany jest ekwiwalent za urlop zaległy z ubiegłego roku/lat. Odpowiedź na to pytanie można jednak pośrednio wywnioskować z § 19 ust. 1 rozporządzenia urlopowego. Na jego podstawie należy uznać, że w przypadku wypłaty w styczniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z ubiegłego roku/lat należy stosować współczynnik urlopowy obowiązujący w roku wypłaty.

W kontekście przełomu roku należy odnieść się do często spotykanej w tym okresie sytuacji, tj. podpisania nowej umowy o pracę z dniem 1 stycznia nowego roku, bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę.

W takim przypadku - w razie skorzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w pierwszych 3 miesiącach nowego roku - może się pojawić kwestia ustalenia okresu, z którego przyjmuje się składniki zmienne miesięczne do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Jak już wspomniano, do tej podstawy kwalifikują się składniki wypłacone w określonym czasie (z 3 lub 12 miesięcy przypadających bezpośrednio przed miesiącem korzystania z urlopu).

Zasady uwzględniania poszczególnych składników w wynagrodzeniu urlopowym obowiązują jednak w okresie trwania danej umowy o pracę. Nie przyjmuje się składników wynagrodzenia z umów zakończonych, chociażby oznaczało to niemożność uwzględnienia składników zmiennych w podstawie urlopowej lub przyjęcie ich z krótszego okresu (patrz ramka).

Pismo Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 18 lipca 2017 r.

Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 104 (1875) z dnia 2021-12-30