ZFŚS: Płatnicze rozliczenie pracowniczego dofinansowania wypoczynku

Na opodatkowanie tych świadczeń poza źródłem pochodzenia środków pieniężnych na wypłaty, wpływ ma również status osoby ich ostatecznego beneficjenta. W przypadku tych, które nie korzystają ze zwolnienia od pdof, o sposobie obliczenia zaliczki na podatek decyduje moment dokonania wypłaty lub postawienia ich do dyspozycji pracownika.

Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 otrzymywane przez pracowników może być objęte zwolnieniem od pdof w okolicznościach wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof, to z kolei oznacza, że ma ono zastosowanie, gdy:

• wypoczynek jest zorganizowany i ma formę wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych,
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Jeżeli pieniądze przekazywane pracownikom przez zakład pracy w ramach takiego dofinansowania pochodzą ze środków funduszu socjalnego, ZFŚS lub wypłacane są zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra, wówczas jego wartość korzysta ze zwolnienia bez względu na wysokość.  Natomiast gdy źródłem dofinansowania są środki obrotowe, wtedy jego wysokość jest limitowana. Zwolnieniu podlegają bowiem dopłaty z innych niż wskazane źródeł w 2021 r. w skali roku podatkowego do kwoty 3.000 zł. Gdy limit ten zostanie przekroczony, wówczas nadwyżka ponad jego kwotę stanowi przychód, od którego pracodawca powinien pobrać zaliczkę na pdof.

Dofinansowanie ze środków ZFŚS wypoczynku pracownika i członków jego rodziny, w tym dzieci do lat 18, nie podlega oskładkowaniu bez względu na jego wysokość. Natomiast dopłaty dokonywane ze środków obrotowych pracodawcy każdorazowo podlegają oskładkowaniu.

Dofinansowania wypoczynku korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego wyłącznie na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 oraz pkt 78 ustawy o pdof.

Z kolei dopłaty do różnych form wypoczynku pracownika i pełnoletnich, uprawnionych członków jego rodziny, w tym m.in. dopłaty do tzw. wczasów pod gruszą, o ile spełnią warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, mogą korzystać ze zwolnienia od pdof w 2021 r. w ramach limitu 2.000 zł. Limit ten liczony jest w skali roku podatkowego i dotyczy łącznie świadczeń rzeczowych i pieniężnych finansowanych z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych.

Również pracodawcy nietworzący ZFŚS zazwyczaj dofinansowują pracowniczy wypoczynek. Tu źródłem finansowania są ich środki obrotowe. Wartość takich dopłat podlega opodatkowaniu.

Pracodawcy w wykonywaniu obowiązków płatnika pdof zobowiązani są do obliczania i pobierania zaliczek na podatek od pracowniczych należności. Zakres świadczeń stanowiących przychody ze stosunku pracy jest bardzo szeroki. Mieszczą się w nim oprócz wynagrodzenia za pracę także m.in. różnego rodzaju inne wypłaty pieniężne (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof).

Przychodem z tego źródła jest również pracownicze dofinansowanie wypoczynku. Przychód z tego tytułu powstaje w dacie otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika takiej dopłaty. Obliczenie zaliczki na pdof nie stwarza problemu, jeżeli wynagrodzenie za pracę i dopłata do wypoczynku są wypłacane (stawiane do dyspozycji) w tym samym terminie (przykład 1).

Jeżeli jednak do wypłaty (postawienia do dyspozycji pracownika) dofinansowania wypoczynku dochodzi w innym dniu niż ten, w którym ma miejsce wypłata pozostałych składników wynagrodzenia za pracę, to od każdej wypłaty należności ze stosunku pracy, która podlega opodatkowaniu, pracodawca powinien obliczyć zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof (przykład 1 i 2).

Przepis ten wskazuje, że pracowniczą zaliczkę miesięczną na pdof oblicza się od dochodu uzyskanego w danym miesiącu. Zatem, aby zaliczka za dany miesiąc była obliczona od sumy wypłat dokonanych w danym miesiącu, każdą kolejną wypłatę należy rozliczać narastająco, tzn. łącznie z wypłatami wcześniejszymi. W efekcie w rozliczeniu ostatniej wypłaty zostaną skorygowane wcześniejsze rozliczenia. Dzięki temu końcowo ustalone kwoty zarówno składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotnych, jak i zaliczki na pdof będą prawidłowo naliczone.

Rozliczenia podatkowo-składkowe związane z wypłatą dofinansowania wypoczynku przedstawione zostały w przykładach. Wskazują one wyraźnie, że zarówno przy rozliczaniu tylko jednej, jak i dwóch wypłat w jednym miesiącu wysokość końcowa tych obciążeń jest taka sama. Chociaż pracodawca każdorazowo stosuje zryczałtowane tzw. koszty pracownicze (250 zł) oraz kwotę zmniejszającą podatek (43,76 zł), to w ostatecznym wyliczeniu zaliczki z tytułu wszystkich zrealizowanych wypłat są uwzględniane w pojedynczej wysokości.

Ich zastosowanie przy pierwszej wypłacie jest zawsze konieczne, gdyż dokonując pierwszej wypłaty w danym miesiącu, pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, czy będzie ona jedyną w tym okresie rozliczeniowym, czy też nie.

Przykład 2

Miesięczne wynagrodzenie pracownika, który złożył pracodawcy PIT-2, wynosi 4.100 zł. Pracodawca nie jest podmiotem tworzącym ZFŚS. Pracownik oprócz wynagrodzenia otrzyma w lipcu 2021 r. ze środków obrotowych pracodawcy dofinansowanie swojego wypoczynku w kwocie 750 zł. Ponieważ źródłem finansowania tej dopłaty są środki obrotowe, podlega ona opodatkowaniu tak jak wynagrodzenie za pracę.

Załóżmy, że dofinansowanie wypoczynku wypłacone zostanie 12 lipca 2021 r., a wynagrodzenie za pracę 30 lipca 2021 r.

Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 56 (1827)

BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami