Rekompensata za korzystanie z własnego pojazdu w celach służbowych

W zależności od potrzeb pracodawcy, możliwe są dwa sposoby wykorzystania samochodu:

• w celu odbycia podróży służbowej poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem stałego zamieszkania pracownika (czyli tzw. delegacje służbowe, gdzie konieczne jest wydanie polecenia wyjazdu służbowego - jazdy pozamiejscowe);
• dla odbycia jazd lokalnych.

Limity i stawki

W tym drugim przypadku (jazdy lokalne) pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i wynosi odpowiednio:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców, (§ 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).

Są to wartości maksymalne, które mogą być mniejsze, w zależności od potrzeb danego pracodawcy. W szczególności, jeżeli pracodawca oddaje do dyspozycji pracowników samochód służbowy, wówczas przypadki korzystania z prywatnych pojazdów są raczej sporadyczne i można te wartości ustalić na niższym poziomie.

Ryczałt pieniężny

Dla celów rozliczenia pracownika stosuje się stawki określone w § 2 Rozporządzenia, czyli:

• dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł za 1 km;
• dla samochodów osobowych o pojemności silnika ponad 900 cm3 - 0,8358 zł za 1 km;
• dla motocykli i motorowerów odpowiednio 0,2302 i 0,1382 zł.

Ryczałt pieniężny stanowi iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalny. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie takie powinno zawierać informacje dotyczące pojazdu tj. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny, oraz m.in. określać ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 Rozporządzenia). Jazdy lokalne pracownika muszą mieć związek z załatwianiem spraw pracodawcy.

Zwrot kosztów a podatek dochodowy

W świetle obecnie obowiązującego art. 21 ust. 1 pkt. 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu dla potrzeb zakładu pracy zwolniony jest z opodatkowania wyłącznie w przypadku, gdy wypłatę takiego świadczenia przewidują przepisy odrębnych ustaw, wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty lub wskazując możliwość zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w pracy. W przypadku, gdy przesłanki te nie są spełnione, zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych traktowany jest jako przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca ma obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Prywatny samochód wykorzystywany do celów służbowych nie jest narzędziem pracy w świetle przepisów ustawy o PIT, a jest jedynie środkiem transportu.

Warto podkreślić, że nie ma możliwości powołania się na art. 21 ust. 1 pkt. 13 ustawy o PIT, który stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Nie można bowiem uznać, że samochód osobowy pracownika jest narzędziem lub sprzętem. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że takie uznanie stałoby w sprzeczności z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, w którym samochód został sklasyfikowany jako środek transportu (grupa 7), nie znalazł się natomiast w tej samej grupie co narzędzia, wyposażenie czy inne przyrządy.

Wypłacane świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy, na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona.

Nie można wykluczyć możliwości wykorzystania samochodu prywatnego nawet, jeżeli na stanie w zakładzie pracy jest pojazd służbowy. Bowiem, pojazd służbowy nie jest przypisany do jednej konkretnej osoby, lecz mogą z niego korzystać i inni pracownicy.

Paulina Matyjas

aplikantka radcowska, Kancelaria Filipek & Kamiński sp.k.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271.
2. Ustawa z dn. 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 30.12.1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych - Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1317.