Pracujesz? To ci się należy!

"Nie tylko pensją żyje pracownik" - chciałoby się powiedzieć... Wynagrodzenie nie jest bowiem jedynym świadczeniem, które pracodawcy zapewniają swoim pracownikom. Istnieją wszak kodeksowe obowiązki dokonywania na rzecz pracowników pewnych świadczeń, głównie w zakresie ochrony zdrowia pracownika oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pomimo kryzysu, wielu szefów decyduje się jednak na dobrowolne zapewnienie personelowi pewnych bonusów o nieco innym charakterze, jako dodatkowej gratyfikacji za pracę.

Obowiązkowe świadczenia firmy...

Badania lekarskie

Jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia przez pracownika pracy, pracodawca zobowiązany jest skierować go na badania lekarskie. Szef nie może bowiem dopuścić do pracy pracownika, który nie posiadają aktualnego zaświadczenia lekarskiego, stwierdzającego, iż może on wykonywać pracę na danym stanowisku.

Firma pokrywa koszty badania wstępnego i zasadniczo dopiero po jego przeprowadzeniu pracownik powinien zostać dopuszczony do wykonywania pracy.Także już po podjęciu zatrudnienia pracownicy zobligowani są do wykonywania badań okresowych i kontrolnych. Za czas niewykonywania pracy w związku z badaniami, pracownikom przysługuje wynagrodzenie oraz - o ile badania przeprowadzane są poza miejscem świadczenia pracy - zwrot kosztów podróży.

Reklama

Warto pamiętać, że niepoddanie się zleconym przez pracodawcę badaniom kontrolnym w odniesieniu do pracownika może zostać potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę z winy pracownika (na podstawie art. 52 § 1 k.p.). Takie zachowanie stanowi bowiem zarówno zawinione niewykonanie polecenia pracodawcy, jak i zawinione niewykonanie obowiązku poddawania się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim, wynikającego z art. 211 pkt 5 KP.

Obowiązek przeprowadzenia badań lekarskich wynika z kodeksu pracy i nie obejmuje osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy o dzieło bądź zlecenia).

Obowiązek skierowania na badania nie dotyczy również osób zatrudniających ponownie pracownika na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Odzież, obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej

Kolejnym kodeksowym obowiązkiem pracodawców jest dostarczenie pracownikom nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników w środowisku pracy oraz wyjaśnienie zasad ich używania. Do takich środków zaliczane są m.in.: specjalistyczna odzież ochronna strażaków czy środki ochrony głowy, takie jak hełmy czy kaski.

Ponadto, firma powinna także zapewnić pracownikom odzież i obuwie robocze, jeśli przy wykonywaniu danej pracy własna odzież mogłaby ulec zniszczeniu bądź znacznemu zabrudzeniu, bądź też wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwo i higiena pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest również pranie, konserwacja, odpylanie i odkażanie odzieży oraz obuwia roboczego - jeżeli zaś nie ma takiej możliwości, pracownicy powinni otrzymywać ekwiwalent pieniężny w wysokości poniesionych we własnym zakresie kosztów konserwacji odzieży.

Rodzaje odzieży i obuwia roboczego oraz przewidywane okresy ich użytkowania, szef powinien ustalić w porozumieniu z pracownikami wybranymi przez załogę. Pracodawca może jednak ustalić wykaz prac, przy których dozwolone jest używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę. W takiej sytuacji firma powinna wypłacać pracownikowi ekwiwalent za używanie własnej odzieży.

Możliwość używania prywatnej odzieży nie dotyczy jednak stanowisk pracy związanych z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych oraz prac związanych z intensywnym brudzeniem lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Pracodawca nie ma prawa dopuścić do wykonywania pracy pracownika bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Powinien on więc egzekwować na personelu obowiązek używania środków ochronnych i w razie konieczności odsunąć od pracy pracownika, który takich środków nie stosuje. Ważne jest jednak, że również pracownik ma prawo odmówić wykonywania pracy, gdy szef nie zapewni mu odpowiednich środków ochronnych i odzieży roboczej.

Posiłek w szczególnie uciążliwych warunkach pracy

Zatrudnionym, którzy świadczą pracę w szczególnie uciążliwych warunkach, firma powinna zagwarantować posiłek profilaktyczny w formie jednego dania gorącego i napoje o temperaturze dostosowanej do warunków wykonywania pracy. Do posiłku uprawniony jest personel wykonujący prace związane z poważnym wysiłkiem fizycznym oraz pracownicy zatrudnieni przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Napoje zaś przysługują przede wszystkim pracownikom świadczącym pracę w określonych warunkach klimatycznych, a więc przy bardzo wysokich lub bardzo niskich temperaturach. Wykaz stanowisk objętych obowiązkiem zagwarantowania posiłków i napojów określić powinien pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi.

Jeżeli w firmie nie ma kuchni czy stołówki - a w konsekwencji brak jest możliwości zapewnienia pracownikom posiłków - szef może zaproponować pracownikom obiad w lokalu na koszt firmy, zawrzeć umowę z firmą cateringową, bądź ustalić, że pracownicy samodzielnie będą przygotowywać posiłki z zakupionych przez firmę produktów.

Cel przepisów nakazujących pracodawcy zapewnienie określonej grupie pracowników posiłków ma charakter ochronny. Kodeks pracy zakazuje więc pracodawcom zwolnienie się z tego obowiązku, poprzez wypłatę pracownikom ekwiwalentów w zamian za posiłki.

O ile w firmie istnieje regulamin pracy, to warto w nim uregulować kwestie związane z gwarantowanymi kodeksem pracy świadczeniami - załącznik do regulaminu mogą stanowić przy tym wykazy stanowisk objętych obowiązkiem stosowania odzieży roboczej czy gwarancją posiłku profilaktycznego.

Ważne jest również to, że zarówno rzeczowe świadczenia pracodawcy i ekwiwalenty za nie, jak i wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków czy napojów, zwolniona jest z podatku dochodowego od osób fizycznych, a dla pracodawcy stanowią koszt uzyskania przychodu.

... i nieobowiązkowe bonusy

Do najpopularniejszych świadczeń o charakterze dobrowolnym, zapewnianych przez pracodawców, należą: udostępnienie pracownikowi służbowego telefonu czy auta do celów prywatnych, a także mająca już w zasadzie charakter powszechny prywatna opieka medyczna.

Czytaj dalej na następnej stronie

Pakiety medyczne

Zakres świadczeń medycznych, przysługujących pracownikowi, uzależniony jest zwykle od umowy, jaką firma zawarła z prywatną placówką służby zdrowia. Takie umowy mają zwykle charakter ramowy i określają wysokość ryczałtu za każdego pracownika, rodzaj pakietu i zakres wchodzących w niego usług, przed podpisaniem umowy warto dokładnie przeanalizować ich treść i zebrać ofertę kilku konkurencyjnych placówek.

Decyzja, czy pakietami objąć wszystkich pracowników, czy uzależnić fakt i zakres przyznawanych świadczeń od wyników pracy bądź długości stażu, zależeć będzie od pracodawcy. Jeżeli jednak istnieje możliwość negocjacji warunków kontraktu (zwykle oferowana w przypadku dużych firm zatrudniających wielu pracowników), warto w umowie dokładnie określić zakres usług zawartych w pakietach, sposób i częstotliwość rozliczania abonamentu oraz konsekwencje niewywiązania się przez placówkę z wykonywania zawartych w umowie świadczeń.

Zasadniczo koszty związane z udostępnieniem pracownikom prywatnej opieki medycznej mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu pracodawcy. Przepisy wprawdzie nie regulują tej kwestii w sposób jednoznaczny, jednak przeważająca część organów skarbowych uznaje, że wydatki takie wpływają na poprawę stanu ich zdrowia, ograniczają poziom spowodowanej chorobą absencji w pracy i podwyższają efektywność pracowników, a zatem są pośrednio związane z przychodami pracodawcy.

Po długim okresie rozbieżności orzeczniczych co do tego, czy świadczenie pracodawcy w zakresie udostępnienia pracownikom bezpłatnej opieki medycznej stanowi przychód po stronie pracownika podlegający opodatkowaniu, Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale siedmiu sędziów z 24.05.2010 r. (II FPS 1/2010) uznał, że fundowane przez pracodawców pakiety medyczne stanowią dla pracownika nieodpłatne świadczenie, a w konsekwencji - podlegający opodatkowaniu przychód z umowy o pracę, od którego należy również naliczyć składki ZUS.

Służbowe auto

Pracownikom wyższego szczebla, korzystającym z firmowego auta w celach służbowych, pracodawcy często decydują się umożliwić używanie go również poza czasem pracy do celów prywatnych. Takie przekazanie powinno nastąpić na podstawie sporządzonej pomiędzy firmą a zatrudnionym umowy, w której dokładnie ustalone zostaną warunki używania samochodu, w szczególności rozkład kosztów związanych z eksploatacją auta, zasady rozliczeń i zasady zwrotu pojazdu (ważne, aby pracodawca w każdym czasie uprawniony był do żądania zwrotu auta). Postanowienia takie może wprawdzie zawierać umowa o pracę, jednak z uwagi na sformalizowany tryb zmiany jej postanowień, warto sporządzić w tym celu odrębne porozumienie. Firma może przy tym określić limit kilometrów do wykorzystania na jazdy w celach prywatnych, bądź też nie ograniczać pracownika, umożliwiając mu korzystanie z auta bez ograniczeń.

W obecnym stanie prawnym brak jest przepisów regulujących kwestie podatkowe związane z udostępnianiem samochodów służbowych do celów prywatnych. O ile pracownik nie zwraca kosztów jazd prywatnych, używanie auta stanowi nieodpłatne świadczenie pracodawcy, powodujące powstanie po stronie pracownika przychodu. Istnieje kilka metod rozliczania jazd prywatnych, polegających na różnych możliwościach ustalenia wartości świadczenia. Część pracodawców stosuje w tym celu popularną "kilometrówkę", polegającą na ustaleniu stawki za 1 km przebiegu i przemnożeniu jej przez iloczyn przejechanych przez pracownika w celach prywatnych kilometrów, inni zaś ustalają ryczałtową wartość świadczenia, biorąc pod uwagę ceny rynkowe stosowane przy udostępnianiu samochodów takiego samego lub podobnego typu, z uwzględnieniem stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Z uwagi na rozbieżności interpretacyjne organów skarbowych, przed zawarciem umowy pracodawca zawsze powinien zasięgnąć konsultacji profesjonalnego doradcy. Pozwoli to na wybór metody optymalnie dopasowanej do sytuacji firmy i niwelującej ryzyko podatkowe.

Komórka do celów prywatnych

Służbowy telefon w przypadku pewnych grup pracowników nie jest już niczym nadzwyczajnym. Obok korzyści dla firmy, takich jak zwiększenie dyspozycyjności pracownika, pracodawca może zaproponować pracownikowi także bonus w postaci używania telefonu do celów prywatnych.

Przekazując pracownikom służbowe komórki pracodawca może (podobnie jak w przypadku auta) ustalić, że koszty rozmów prywatnych mogą być przez nich ponoszone z własnej kieszeni, bądź też określić liczbę minut do wykorzystania na cele prywatne. W takim przypadku kwestie związane z rozliczeniami rozmów także należy uregulować w aneksach do umów o pracę bądź odrębnych porozumieniach.

Poza cechami identyfikacyjnymi przekazywanego telefonu, takimi jak marka, numer IMEI, numer karty SIM, umowa powinna zawierać zasady ponoszenia kosztów używania komórki do celów prywatnych i regulować kwestie korzystania z tej formy kontaktu przez pracodawcę poza godzinami pracy. Pracownik ma bowiem prawo nie odbierać telefonu po godzinach, chyba że pracodawca nakazał mu pozostawanie w gotowości do świadczenia pracy w formie dyżuru telefonicznego.

Używanie służbowej komórki do celów prywatnych stanowi przychód pracownika podlegający rozliczeniu wspólnie z przychodami ze stosunku pracy. Jego wartość najczęściej określana jest przez przemnożenie liczby "zużytych" na rozmowy prywatne minut przez stawkę ustaloną przez operatora sieci, lub wynikającą z podzielenia kwoty abonamentu przez liczbę oferowanych w jego ramach darmowych minut.

Oferując pracownikom dodatkowe bonusy, pracodawca powinien pamiętać, aby w jasny sposób określić dla obu stron i rzeczowy zasady korzystania z nich. Dobrze sporządzona umowa pozwoli mu uniknąć niejasności związanych z takimi świadczeniami.

Barbara Wawrzyniak

aplikant radcowski w Kancelarii BSO Prawo & Podatki

Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Strona główna INTERIA.PL
Polecamy
Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »