Koszty pracownicze przy zaliczce na podatek
Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy przysługują pracownikowi niezależnie od tego, czy w danym miesiącu pracownik świadczył pracę, czy jej nie świadczył. Jedyną przesłanką warunkującą ich zastosowanie jest osiągnięcie przez pracownika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy. Ustawodawca przewidział trzy rodzaje kosztów, które mogą być stosowane przy poborze zaliczki na podatek od należności pracowniczych.
Koszty podstawowe przysługują z mocy prawa każdemu pracownikowi osiągającemu w danym miesiącu przychód ze stosunku pracy. Koszty te:
- wynoszą 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy,
- nie mogą przekroczyć łącznie 2.002,05 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy.
Podwyższone koszty uzyskania przychodów przysługują w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Koszty te:
- wynoszą 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668,72 zł,
- nie mogą przekroczyć łącznie 2.502,56 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy pracownik uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy.
Płatnik nie może uwzględniać pracownikowi podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z własnej inicjatywy, nawet wiedząc, że pracownik spełnia warunki do ich stosowania. Możliwe to jest dopiero po złożeniu przez pracownika oświadczenia, w którym stwierdzi, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i że nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę (art. 32 ust. 5 ustawy o pdof). Koszty w kwocie 139,06 zł stosuje się od miesiąca złożenia oświadczenia, chyba że w tym miesiącu dokonano już wypłaty wynagrodzenia. Wówczas koszty te stosuje się od miesiąca następnego. Oświadczenie to wywołuje skutki prawne również w latach następnych, wobec czego pracownik nie musi składać go corocznie.
Powinien jednak niezwłocznie poinformować zakład pracy o zmianach stanu faktycznego wynikającego z tego oświadczenia. Po otrzymaniu takiej informacji zakład pracy obowiązany jest powrócić do stosowania u pracownika kosztów podstawowych.
Podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nie można stosować, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu (art. 22 ust. 13 ustawy o pdof).
Ustawodawca przewidział również możliwość zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów dla pracowników-twórców. Tego rodzaju koszty stosuje się m.in. z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Warto dodać, że w sytuacji, gdy praca pracownika jest twórcza tylko częściowo, to 50% koszty uzyskania przychodów stosuje się wyłącznie do przychodu z tej części pracy, która ma charakter twórczy, a do pozostałego przychodu koszty podstawowe lub podwyższone (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 23 czerwca 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-28/15/ASz).
W roku podatkowym łączne 50% koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć 1/2 kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 42.764 zł (1/2 z 85.528 zł). Limit ten obejmuje sumę wszystkich 50% kosztów przysługujących podatnikowi z różnych tytułów i u różnych płatników. Ustawodawca nie zobowiązał jednak płatnika stosującego podatnikowi 50% koszty do monitorowania, czy podatnik ten nie ma stosowanych takich kosztów również przez innego płatnika. Płatnik obowiązany jest więc pilnować tego limitu w zakresie kosztów uwzględnianych przez siebie i zaprzestać stosowania tych kosztów, gdy ich suma przekroczy 42.764 zł. Co istotne, po wykorzystaniu przez pracownika-twórcę wspomnianego limitu kosztów, na etapie ustalania zaliczek na podatek nie przysługują mu już ani podstawowe, ani podwyższone koszty uzyskania przychodów.
Pracownik może zrezygnować ze stosowania 50% kosztów w każdym momencie roku podatkowego. Aby tego dokonać, powinien złożyć płatnikowi pisemne oświadczenie o rezygnacji ze stosowania 50% kosztów (art. 32 ust. 7 ustawy o pdof). Pracodawca posiadając takie oświadczenie nie stosuje tych kosztów począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało ono złożone przez pracownika. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.
| Stosowanie kosztów uzyskania przychodów | |
| Przychód pracowniczy niższy od kosztów uzyskania przychodów | Koszty uzyskania przychodów ogranicza się do wysokości przychodu |
| Zatrudnienie lub rozwiązanie umowy o pracę w trakcie miesiąca | Przysługują pełne koszty, o ile przychód ze stosunku pracy nie jest od nich niższy |
| Wypłata wynagrodzenia za czas choroby | Koszty uzyskania przychodów przysługują w pełnej wysokości (koszty te nie mogą przekraczać wynagrodzenia za czas choroby) |
| Wypłata zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego (np. chorobowego lub macierzyńskiego) | Koszty uzyskania przychodów nie przysługują |
| Wypłata wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego | Koszty uzyskania przychodów przysługują w odniesieniu do wynagrodzenia chorobowego |
| Kilka wypłat należności pracowniczych w jednym miesiącu | Koszty uzyskania przychodów przysługują w pojedynczej wysokości |
| Wypłaty z kilku umów o pracę (zawartych z jednym lub wieloma pracodawcami) | Koszty uzyskania przychodów przysługują z tytułu każdej umowy o pracę |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
autor: Renata Kościuszko
Gazeta Podatkowa nr 68 (1213) z dnia 2015-08-24