Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych pracowników

Część A akt osobowych

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej m.in. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (inne dokumenty gromadzone w części A - patrz tabela).

Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

Dokumenty z okresu zatrudnienia

Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika,
   
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
   
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ K.p.,
   
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
   
• związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego,
   
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela).

Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami.

W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów.

Ustanie stosunku pracy - część C

W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ K.p.), a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (inne dokumenty gromadzone w części C - patrz tabela).