Sporządzanie zakładowych planów urlopowych

Zasady planowania urlopów zostały uregulowane w art. 163 K.p. W § 1 przepis ten przewiduje, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W planie tym nie uwzględnia się jednak urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie na podstawie art. 167² K.p.

Przepisy Kodeksu pracy pozwalają w określonych przypadkach na nietworzenie planów urlopowych. Jak stanowi art. 163 § 1¹ K.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Podobnie jest u pracodawcy, u którego taka organizacja związkowa nie działa. W obu wymienionych sytuacjach pracodawca ustala termin udzielenia urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Kieruje się przy tym złożonymi przez pracowników wnioskami o urlop oraz koniecznością zapewnienia niezakłóconej pracy zakładu. Porozumienie z pracownikiem w sprawie terminu udzielenia urlopu nie obejmuje przy tym urlopu na żądanie.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Regulacja art. 163 § 3 K.p. przewiduje, że niezależnie od planu urlopowego pracodawca ma obowiązek udzielić na wniosek pracownicy urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopach macierzyńskim i rodzicielskim. Zasada ta dotyczy również pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z takich urlopów.

Przepisy prawa pracy nie określają wzoru planu urlopowego. Pracodawca może go ustalić we własnym zakresie, dostosowując do liczby pracowników oraz okresu, który obejmuje.

Jak wynika z przytoczonych przepisów, pracodawca ma dość dużą swobodę przy sporządzaniu planu urlopów. Przepisy nie przewidują bowiem terminu jego sporządzenia ani też nie określają długości okresów, na które powinny być one układane. Plany mogą więc obejmować np. okresy roczne, półroczne, czy kwartalne. Planowanie urlopów na okresy krótsze niż roczne jest zazwyczaj bardziej optymalne. W planach urlopowych na dany rok należy wskazać cały urlop pracownika, z wyłączeniem jedynie 4 dni urlopu na żądanie.

Ustawodawca nie wskazał terminu, w którym należy sporządzić plan urlopów na kolejny rok czy okres. Powinno to być dokonane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby pracownik miał możliwość zapoznania się z tym planem. Przy planie rocznym powinien on być przygotowany do końca poprzedniego roku kalendarzowego, albo nieco później, jeżeli na początku roku pracownicy nie chcą korzystać z urlopów.

Plan urlopowy powinien być wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Przesunięcie terminu wykorzystania urlopu powinno zachodzić zasadniczo tylko w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy, określonych w art. 164 i 165 K.p. Przy czym w art. 164 K.p. uregulowano możliwość przesunięcia terminu udzielenia urlopu na wniosek pracownika lub z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy. Natomiast art. 165 K.p. wskazuje obowiązkowe przesłanki przesunięcia terminu udzielenia urlopu (choć mogą być też inne). Należą do nich w szczególności:

• czasowa niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby,
  
• odosobnienie w związku z choroba zakaźną,
  
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
  
• urlop macierzyński.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 1 (1251) z dnia 2016-01-04

GOFIN podpowiada