Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego i układanie grafików

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 K.p.). Zasady przedłużania okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy określa art. 150 § 3 K.p. W myśl tej regulacji przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy w trybie art. 129 § 2 K.p. ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p. lub
   
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Dodatkowym wymogiem formalnym przy wprowadzeniu przedłużonego do 12 miesięcy okresu rozliczeniowego jest obowiązek przekazania przez pracodawcę kopii porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Inaczej jest w przypadku, gdy w zakładzie obowiązuje układ zbiorowy pracy. Wówczas wydłużenie okresu rozliczeniowego wprowadza się protokołem dodatkowym. Do protokołu dodatkowego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu (art. 241⁹ § 1 K.p.). Protokół dodatkowy, w zakresie zakładowych układów zbiorowych, podlega rejestracji we właściwym okręgowym inspektoracie pracy.

Zatem jeżeli pracodawcy zamierzają wprowadzić w swoich zakładach roczny okres rozliczeniowy pokrywający się z 2018 r., to muszą jeszcze w grudniu 2017 r. dopełnić wymogów formalnych. Do końca bieżącego roku muszą też przygotować pierwszy grafik na 2018 r.

Rozkłady czasu pracy

Kwestie sporządzania rozkładów czasu pracy uregulowane są w art. 129 § 3-5 K.p. Na mocy powołanej regulacji rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Może on dotyczyć okresu krótszego niż okres rozliczeniowy, jednak musi obejmować co najmniej 1 miesiąc.

Sporządzony rozkład czasu pracy pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi przynajmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony. W określonych przypadkach pracodawca nie musi sporządzać rozkładu czasu pracy dla pracowników. Nie ma takiej potrzeby np. gdy rozkład ma charakter stały i jest z góry określony. Okoliczności, w których pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy wskazuje art. 129 § 4 K.p.

Planowanie pracy

Rozkłady czasu pracy pracowników należy sporządzać w oparciu o obowiązujący wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. W przypadku rocznych okresów rozliczeniowych - pracę planuje się na cały rok. Jednakże pracodawca pozostanie w zgodzie z przepisami, jeżeli w przypadku takich okresów rozliczeniowych przekaże pracownikom rozkład z tygodniowym wyprzedzeniem na okres obejmujący 1 miesiąc. Tak samo będzie zobowiązany postępować przed kolejnymi miesiącami. Może też jednak przekazać pracownikom rozkład czasu pracy obejmujący od razu cały rok kalendarzowy.

Przy sporządzaniu rozkładów pracodawca musi przestrzegać przepisów z zakresu czasu pracy, dotyczących takich kwestii jak: normy czasu pracy, zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, odpowiednia liczba dni wolnych od pracy, zapewnienie odpoczynków dobowych i tygodniowych, a także raz na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy.

Przy czym w rocznym okresie rozliczeniowym liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego może się różnić od nominalnego czasu pracy.