Przeterminowane faktury? Szybkie działanie pozwala odzyskać pieniądze
Nierzetelny kontrahent, który nie płaci za dostarczone towary lub zrealizowane usługi może przytrafić się każdemu przedsiębiorcy. W podobnej sytuacji warto pamiętać, że czym wcześniej podejmie się odpowiednie kroki zaradcze, tym większe szanse na odzyskanie pieniędzy.
Dla MŚP zatory płatnicze to wciąż poważny problem. Dlatego jeśli już dojdzie do tego, że niezapłacona faktura leży na biurku, najlepiej działać natychmiast.
Jak wynika z badania "Portfel należności polskich przedsiębiorstw" (realizowanego przez Krajowy Rejestr Długów), dwie najpopularniejsze konsekwencje opóźnień w płatnościach to trudności z regulowaniem własnych zobowiązań (26,4 proc.) oraz konieczność ograniczania inwestycji (24,2 proc.). Kolejne to problemy z wprowadzaniem nowych produktów na rynek (10,9 proc.), ograniczanie zatrudnienia (7,5 proc.) oraz podnoszenie cen produkowanych wyrobów lub dostarczanych usług (4,4 proc.).
- Jedna firma nie płaci drugiej i tłumaczy, że sama nie otrzymała płatności. Tamta z tego właśnie powodu nie może zapłacić kolejnej. Inna natomiast wie, że taki problem istnieje w branży, więc używa tej wymówki, żeby finansować swoją działalność kosztem kontrahentów. Tak buduje się brak zaufania i tworzą zatory płatnicze. Zdarza się, że prowadzą one nawet do bankructwa. Te zjawiska, które obserwujemy w wielu branżach niestety biją w całą polską gospodarkę - mówi Mirosław Sędłak, prezes Rzetelnej Firmy.
Na ile jest to poważny problem? To niestety trudno ocenić. W Polsce przeciętny okres przeterminowania należności w trzecim kwartale tego roku wyniósł 3 miesiące i 3 dni. Przeciętny udział opóźnionych faktur w portfelach polskich firm wyniósł natomiast 21,5 proc. Nie wszystkie oczywiście prowadzą automatycznie do problemów finansowych, ale jeśli skala zjawiska w danej firmie narasta - to takie mogą się pojawić.
Pewną wskazówką, by lepiej zrozumieć problem, może być odsetek nieuregulowanych w terminie należności w stosunku do wszystkich należności. 16,3 proc. badanych firm deklaruje, że w portfelu posiada od 30 do 49 proc. nieuregulowanych w terminie należności, a w przypadku 12,9 proc. przedsiębiorców przeterminowana jest przynajmniej połowa portfela.
Sprawę komplikuje fakt, że firmy nie chcą przyznawać się do problemów finansowych. Z tego też powodu nie sygnalizują trudności z wypłacalnością. - Firma, która oficjalnie przyznaje się do problemów z płynnością staje się mniej wiarygodna dla rynkowych partnerów. Bank może odmówić jej finansowania, a kontrahenci w większości umów będą żądać płatności gotówką. W takiej sytuacji prowadzenie biznesu staje się dużo trudniejsze, a w konsekwencji najczęściej pogarsza się również kondycja finansowa firmy - tłumaczy Sędłak.
Ile przedsiębiorca powinien czekać na przelew po terminie zapłaty? Co robić, jeśli kontrahent nie płaci już kolejny tydzień?
Przede wszystkim trzeba działać. Telefon z przypomnieniem o niezapłaconej fakturze to pierwszy krok. Możliwe, że ta się gdzieś zapodziała, albo przedsiębiorca zwyczajnie o niej zapomniał. W biznesie zdarzają się różne sytuacje, w tym takie, że płatność przesuwa się z powodu krótkoterminowych kłopotów kontrahenta. Kluczową kwestią jest by nie odsuwać sprawy na później i nie dać się zwodzić. Rozwiązaniem może być także windykacja.
- Klienci często obawiają się, że korzystając z usług firmy windykacyjnej, popsują relacje lub wręcz stracą klienta. To błąd i chyba najpopularniejszy mit dotyczący windykacji. Takie działanie z jednej strony pokazuje kontrahentowi profesjonalizm firmy. Sygnalizuje, że jest ona przygotowana na wypadek braku płatności. Z drugiej, ciągłe dzwonienie i ponaglanie klienta może być znacznie gorzej odbierane niż rozmowa z negocjatorem - zauważa Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.
Windykacja to nie ostateczność, a naturalny krok w sytuacji, w której kontrahent nie płaci w terminie. Szczególnie jeśli unika on kontaktu lub wyraźnie daje do zrozumienia, że nie zamierza zapłacić za dostarczony produkt lub zrealizowaną usługę. Jednakże, spora część firm w Polsce, głownie z segmentu MŚP, w ogóle nie korzysta z tych usług.
MŚP najczęściej obawia się, że usługa jest zbyt droga (41,4 proc.), ryzyka utraty klientów (24,1 proc.) oraz niskiej skuteczności (19,8 proc.). Co dziesiąty przedsiębiorca korzysta z pomocy windykatorów, ale decyduje się na ten krok tylko doraźnie. 16 proc. ankietowanych stale współpracuje z zewnętrznymi ekspertami. Zdecydowana większość - bo prawie trzy na cztery firmy (73 proc.) z sektora MSP - w ogóle nie korzysta z outsourcingu windykacji (badanie przeprowadzone na zlecenie Kaczmarski Inkasso przez Keralla Research).
- W polskich przedsiębiorstwach wciąż panuje przekonanie, że samodzielne odzyskiwanie długów, nawet jeśli nie jest skuteczne, to przynajmniej nic nie kosztuje, a na wyjęcie windykatora trzeba ponieść dodatkowe koszty. Ani jedno, ani drugie nie jest prawdziwe - mówi Kostecki.
Dodaje, że firmy windykacyjne - o czym warto pamiętać - pobierają wynagrodzenie tylko wtedy, kiedy ich działania zakończą się sukcesem i przekonają dłużnika do uregulowania należności. Problem niskiej skuteczności windykacji dotyczy spraw po kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu miesiącach po terminie płatności.
Co robić, by do podobnych dylematów w ogóle nie dochodziło? Najlepiej zapobiegać już od samego początku i sprawdzać kontrahenta. - Części kłopotów da się uniknąć. Sprawdzenie kontrahenta w Krajowym Rejestrze Długów przed nawiązaniem z nim współpracy może sprawić, że tej współpracy nie nawiążemy wcale. Jeśli okaże się, że nasz potencjalny partner ma niezapłacone w terminie zobowiązania wobec innych firm, lepiej odpuścić sobie wspólny biznes. Można zaoszczędzić w ten sposób sporo nerwów i pieniędzy - mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów.
mk
