Jak poprawnie wysyłać e-Deklaracje?

W jaki sposób jednak przedsiębiorca ma dostarczyć dokument do tej bramki? Jak technicznie ma to wyglądać?

Mechanizm e-Deklaracji nieobligatoryjnie funkcjonuje od kilku lat, a od nowego roku zaczyna być obowiązkowy dla podmiotów zatrudniających powyżej 5 osób. Ministerstwo Finansów wprowadziło nowe rozwiązanie w formie platformy pozwalającej na zbiorcze wysłanie e-Deklaracji, zawierających maksymalnie 20 tys. dokumentów w jednej przesyłce (tj. paczce).

Przygotowanie e-Deklaracji do wysyłki w nowej formule wymaga przetworzenia treści deklaracji w strukturę pliku, która została narzucona przez Ministerstwo Finansów. Ani resort finansów, ani urzędy skarbowe nie udostępniają jednak żadnego narzędzia pozwalającego na sczytywanie informacji z e-Deklaracji do bramki ministerstwa. Program Płatnik również nie będzie służył do tego celu (gdyż przeznaczony jest do rozliczeń z ZUS). Przekształcenie deklaracji PIT odbywać się będzie poprzez odpowiednie narzędzia informatyczne, jakimi są programy do kadr płac, księgowości lub systemy ERP. Plik zostanie przygotowany przez takie oprogramowanie i wysłany według instrukcji do bramki ministerstwa.

"Podatnik, aby przygotować e-Deklarację musi dysponować odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Są to zwykle programy księgowe, płacowe lub systemy ERP, które powinny treści "papierowej" deklaracji przetworzyć na formę elektroniczną. Najlepiej skontaktować się ze swoim dostawcą takich rozwiązań z zapytaniem kiedy i na jakich warunkach będzie można wysyłać e-Deklaracje na nową platformę Ministerstwa Finansów. Wielu producentów w ramach współpracy z Klientami i tzw. opłat maintenance, jak np. w enova365, dostarczają swoim Klientom uaktualnione wersje bezpłatnie" - mówi Jadwiga Wojtas dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova365 z firmy Soneta Sp. z o.o.

- W przypadku braku posiadania rozwiązania do tworzenia deklaracji warto znaleźć na rynku solidnego dostawcę, czy dostawców i zweryfikować oferty - dodaje.

W ramach programu operacyjnego Polska Cyfrowa administracja państwowa dąży do przyśpieszenia obiegu informacji i polepszenia komunikacji na linii przedsiębiorca-urząd i to jest jeden z kroków, które przybliżają do realizacji tego celu. Przedsiębiorcy mogą korzystać z unijnych dotacji, które pomagają sfinansować tego rodzaju inwestycje. Na rynku istnieje wiele rozwiązań których koszt waha od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Można również zamiast zakupu oprogramowania, wybrać usługę w chmurze płacąc miesięczny abonament i redukując tym samym maksymalnie wydatki na licencję oraz infrastrukturę potrzebną do jej funkcjonowania. Firmy, które od kilku lat fakultatywnie korzystały z możliwości wysyłania deklaracji przez tzw. "starą" bramkę (umożliwiającą wysyłanie pojedynczych deklaracji), w dalszym ciągu będą mogły z niej korzystać również po 1 stycznia 2015 r.

Aby ułatwić przedsiębiorcom organizację pracy według nowych przepisów, ustawodawca przygotował kampanię informacyjną, której towarzyszą liczne szkolenia poświęcone zmianom w prawie gospodarczym, również z udziałem przedstawicieli urzędów skarbowych. Zwykle na takich kursach porządkowana jest wiedza podatkowa. Uczestnicy szkoleń narzekają jednak na brak informacji dotyczącej technicznego sposobu dostarczenia dokumentów do bramki.

Praktycznej wiedzy księgowa czy kadrowa powinna szukać u dostawcy oprogramowania z którego korzysta. Jeśli firma do tej pory nie pracowała na żadnym programie, to jest najbardziej odpowiedni czas na znalezienie dostawcy oprogramowania ERP, gdyż w przeciwnym razie deklaracja nie zostanie przyjęta. Przed wyborem systemu warto zweryfikować oferty i sprawdzić czy dany producent ma jasno sformułowane zasady dla klienta w zakresie nowelizacji oprogramowania względem zmian w przepisach. Jeśli tak, to na pewno będzie mógł udzielić swojemu klientowi wyczerpujących informacji dotyczących wersji z e-Deklaracjami.