Trzy kroki do nowoczesnego zarządzania informacją w biznesie

Usprawnienie zarządzania dokumentacją to proces, który w niezauważalny dla klienta sposób zapewnia mu dostęp do wszelkich dokumentów w firmie w wersji cyfrowej. Dużym usprawnieniem procesu jest wdrożenie procesów inteligentnego wyszukiwania w celu szybkiego dostępu do danych. Jak to działa?

Dzisiejsza technologia pozwala na coraz sprawniejsze zarządzanie bez specjalnego udziału człowieka. System archiwum cyfrowego automatycznie kategoryzuje pliki w chmurze. Klient podczas wyszukiwania konkretnych dokumentów może nie tylko wyszukać dokumenty po nazwie, ale również ze względu na rodzaj interesujących go danych. System przeszuka pliki w różnych formatach, które zostały zgromadzone w chmurze i wyświetli materiały przypisane do odpowiedniej kategorii. Tego rodzaju usprawnienia dają ogromną przewagę, zwłaszcza wtedy, gdy potrzebujemy danych informacji jak najszybciej.

Tajemnica handlowa, operowanie danymi osobowymi lub innymi wrażliwymi informacjami dla wielu przedsiębiorstw jest niezbędne. Stąd też istotne jest, aby systemy posiadały wielopoziomowe, szyfrowane zabezpieczenia, które chronią dostęp do przechowywanych danych, aby nie trafiły w niepowołane ręce.

Ogromnym udogodnieniem w zarządzaniu danymi firmy jest nadanie statusów uprawnień dostępu do dokumentów lub folderów. Takie rozwiązanie ułatwia również współpracę między pracownikami firmy na różnych stanowiskach w czasie rzeczywistym, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia. Niektóre systemy umożliwiają automatyczne przechwytywanie e-maili i korespondencji, przez co nie zostanie ona utracona lecz zarchiwizowana przy odpowiednich dokumentach.

Korespondencja przychodząca i wychodząca również jest obszarem, który wymaga optymalizacji oraz odpowiedniego zarządzania. Również te działania można zlecić w postaci zewnętrznego zarządzania korespondencją zaczynając od digitalizacji, a kończąc na dostarczeniu informacji do adresata.

Szczególnie duże korporacje, które mają do czynienia z milionem dokumentów rocznie, wymagają tajności, bezpieczeństwa i ograniczenia ryzyka operacyjnego. Na podwykonawcach spoczywa w tym zakresie ogromna odpowiedzialność, a technologia, która za tym stoi musi być opatrzona dużym doświadczeniem w zakresie zarządzania danymi. - Dzięki zoptymalizowaniu zarządzania korespondencją, jednej z firm z sektora bankowego udało się zmniejszyć czas obiegu dokumentacji związanej z wypowiedzeniem umów z 7 dni do 4 godzin - mówi przedstawiciel firmy PIKA od wielu lat zajmującej się zarządzaniem informacją biznesową.

Czas jest bardzo ważny w działaniach firm. Nowoczesne zarządzanie danymi sprowadza się do usprawnienia tego procesu, bezpieczeństwa oraz wprowadzania innowacji, dzięki którym można zoptymalizować czas i skuteczność działań. Zastosowanie odpowiednich taktyk i narzędzi to przepis na nowoczesne zarządzanie informacją w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.