Spis treści:
- Jakie dokumenty są potrzebne do emerytury? ZUS nie wie wszystkiego
- Wyliczanie emerytury a potrzebne dokumenty. Co warto schować do teczki?
- Podstawa do wyliczenia emerytury. A co w przypadku "śmieciówek" i własnej działalności?
- Przechowywanie dokumentów jest w Twoim interesie
Jakie dokumenty są potrzebne do emerytury? ZUS nie wie wszystkiego
Zakład Ubezpieczeń Społecznych od 1999 roku rejestruje składki na indywidualnych kontach, jednak systemy informatyczne nie są nieomylne. Zdarzają się błędy przy migracji danych, błędy płatników składek czy likwidacje firm, po których dokumentacja bezpowrotnie znika.
Nie wszyscy wiedzą, że zgodnie z polskim prawem, ciężar dowodu w sprawach ubezpieczeń społecznych spoczywa na ubezpieczonym. Jeśli ZUS nie ma w swoim systemie informacji o twoim zatrudnieniu czy wysokości zarobków z danego okresu, to ty musisz przedstawić dowody na to, że pracowałeś u danego pracodawcy i ile zarabiałeś. W przeciwnym wypadku lata pracy mogą zostać wykreślone z twojego życiorysu i nie będą brane pod uwagę przy kalkulacji świadczeń emerytalnych.
Wyliczanie emerytury a potrzebne dokumenty. Co warto schować do teczki?
Przezorny zawsze ubezpieczony. Jeśli chcesz mieć pewność, że twoja emerytura zostanie wyliczona rzetelnie, nigdy nie wyrzucaj następujących dokumentów.
Świadectwa pracy
To najważniejszy dokument potwierdzający okresy składkowe i nieskładkowe. Każde świadectwo pracy, które otrzymujesz od pracodawcy po rozwiązaniu stosunku pracy powinno trafić do bezpiecznego miejsca. Gdy otrzymujesz dokument, zawsze sprawdź, czy są na nim podane poprawne daty i pieczątka firmy oraz czytelny podpis osoby upoważnionej.
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
Dla osób, które pracowały przed 1 stycznia 1999 roku, ten dokument decyduje o wysokości kapitału początkowego. Jeśli pracujesz w obecnej firmie od lat lub kończysz pracę w firmie, która może zostać zlikwidowana, dopilnuj, aby pracodawca wystawił ci dokument potwierdzający osiągane zarobki w poszczególnych latach.
Dyplomy i świadectwa ukończenia szkół
Okres nauki w szkołach ponadpodstawowych i wyższych wlicza się do stażu pracy, a od niego zależy np. wymiar urlopu. Co więcej, ma to też znaczenie przy dokumentowaniu ogólnego stażu ubezpieczeniowego. Ukończenie szkoły wyższej ZUS zalicza jako 8 lat okresu nieskładkowego, szkoła średnia zawodowa pozwala zaliczyć do 5 lat, a średnia szkoła ogólnokształcąca: 4 lata.
Książeczka wojskowa
Dla osób, które odbywały zasadniczą służbę wojskową, książeczka wojskowa jest dowodem potwierdzającym ten okres jako okres składkowy. Ważne, aby w dokumencie znajdowały się daty wcielenia i zwolnienia ze służby.
Dokumenty potwierdzające urlopy wychowawcze i macierzyńskie
Jeśli w trakcie kariery zawodowej korzystaliśmy z urlopów bezpłatnych lub wychowawczych, a także pobieraliśmy zasiłki chorobowe i macierzyńskie (szczególnie przed 1999 rokiem) - najlepiej zachować decyzje o ich przyznaniu i inne zaświadczenia od pracodawców.
Podstawa do wyliczenia emerytury. A co w przypadku "śmieciówek" i własnej działalności?
Jeśli chodzi o umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło) czy prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej również należy zachować czujność i nie pozbywać się pozornie zbędnych dokumentów.
Wszystkie umowy wraz z rachunkami czy roczne deklaracje PIT-11 i PIT-37 warto zarchiwizować. Podobnie dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczeń od pracodawcy (w przypadku osób pracujących w oparciu o wspomniane typy umów).
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli swoją działalność w ostatnich latach, raczej nie mają powodów do większych obaw w kwestii braku dokumentacji w ZUS. Jednak dla własnego spokoju warto przechowywać cyfrowe wersje dokumentów takich jak zgłoszenie do ZUS, wpis do ewidencji lub CEIDG, albo regularnie sprawdzać status swojej firmy w najważniejszych urzędach (Skarbowy i Ubezpieczeń Społecznych). Jeśli nie prowadzimy własnej księgowości tylko delegujemy to księgowej zapytajmy, w jakiej formie przechowuje naszą dokumentację i przy ewentualnym rozwiązaniu umowy upewnijmy się, że ją otrzymaliśmy.
Przechowywanie dokumentów jest w Twoim interesie
Jeśli do emerytury zostało ci wiele lat, pewnie nie myślisz o tym, jakie dokumenty będą ci potrzebne, aby ją otrzymać. Dlatego na wszelki wypadek warto prowadzić swoje archiwum rzetelnie i nigdy nie wyrzucać dokumentów od pracodawcy, ZUS czy US. Jeśli w przyszłości okażą się zbędne, to nic nie stracisz - chyba, że kawałek miejsca na półce.
Dla ambitnych i lubiących mieć wszystko pod kontrolą najlepszym rozwiązaniem będzie przygotowanie własnego cyfrowego archiwum: zeskanowanie dyplomów, świadectw pracy i wszystkich wymienionych wyżej pism. Jednak ważna uwaga: absolutnie nie powinno się przechowywać takich danych w chmurze, gdzie są narażone na ataki hakerskie. Najlepiej skopiować je na kilka nośników i trzymać w bezpiecznej szufladzie.
KO
